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Questions posées le plus fréquemment

Pratique de l'OAR PolyReg dans ses processus de travail et modes opératoires

Zurich, le 31 août 2009

Nous vous remercions vivement de l'intérêt que vous portez à l'OAR PolyReg!

Vous trouverez dans ce qui suit des réponses aux questions qui nous sont posées le plus fréquemment en ce qui concerne l'obtention d'une affiliation ainsi que les droits et obligations des membres de l'OAR PolyReg.

Cet aperçu servira de guide non seulement aux membres futurs mais aussi aux membres actuels dans le déroulement satisfaisant et efficace des affaires courantes de notre association. Il concrétise les dispositions des statuts et du règlement, et expose la pratique de l'OAR PolyReg (et du tribunal arbitral) dans toutes les questions rattachées au quotidien de l'association. En outre, le catalogue de questions contiendra également des questions en rapport avec l'assujettissement aux règles de déontologie de PolyReg pour les gérants de fortune. La liste sera actualisée périodiquement.

Sincères salutations

Matthias Schaad, Directeur

Table des matières:

A. Questions préliminaires / Public
  1. Où peut-on trouver des renseignements concernant les membres affiliés à l'OAR PolyReg? Y a-t-il une liste des membres sur Internet?

  2. Où peut-on trouver des renseignements concernant les gérants de fortune réglementés par l'OAR PolyReg (gérants de fortune PolyAsset)? Y a-t-il une liste de ces gérants de fortune sur Internet?

  3. L'OAR PolyReg fournit-elle des renseignements concernant ses membres, en l'occurrence sur des procédures de sanction ou autres?

  4. Qu'est-ce que l'OAR PolyReg et quelles sont ses attributions?

B. OAR PolyReg: Les exigences posées à ses membres
  1. Qui a le droit de devenir membre de l'OAR PolyReg?

  2. Quand suis-je intermédiaire financier? Comment puis-je savoir si mes activités sont assujetties à la LBA?

  3. Quelles sont les autres exigences posées aux membres?

  4. Je ne travaille pas en tant qu'intermédiaire financier mais j'estime qu'il me serait fort possible d'exercer une activité assujettie obligatoirement. Puis-je m'affilier dès maintenant à l'OAR PolyReg?

  5. Je travaille uniquement comme conseiller mais mes partenaires en affaires exigent que je sois affilié à l'OAR PolyReg. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg dans ces circonstances?

  6. J'habite à l'étranger (par exemple en Allemagne) et je possède une société dont le siège est en Suisse et qui fournit là-bas des prestations financières à assujettissement obligatoire. De temps à autre, j'y voyage pour y contrôler les activités de mon gérant en Suisse qui suit mes instructions et est chargé de l'administration et de la correspondance avec la clientèle alors que je m'occupe moi-même des décisions relatives aux transactions clients. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg dans ces circonstances?

C. PolyAsset: Questions concernant la régulation déontologique
  1. Je suis actif /ma société est active en tant que gérant de fortune. Dois-je me subordonner / ma société aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg?

  2. Je me soumets /ma société se soumet aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg, et je dois/ma société doit répondre à des exigences accrues, et supporter des frais supplémentaires. Est-ce visible pour ma (future) clientèle? Existe-t-il un genre de label (de qualité)?

  3. Je souhaite soumettre moi-même / ma société en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg. Quelles sont les conditions à remplir?

  4. A quelle date puis-je me soumettre/soumettre ma société en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg?

  5. Puis-je me soumettre en tant que membre de l'OAR PolyReg et en tant que gérant de fortune à d'autres règles de déontologie reconnues par la FINMA que celles de l'OAR PolyReg?

D. OAR PolyReg: Procédure d'affiliation
  1. Comment se déroule la procédure d'affiliation à l'OAR PolyReg?

  2. Combien de temps dure la procédure d'affiliation?

  3. Existe-t-il une procédure exprès?

  4. Puis-je accélérer la procédure d'affiliation en me présentant moi-même au siège de l'OAR PolyReg?

  5. Que coûte une affiliation à l'OAR PolyReg?

  6. Comment l'effectif est-il compté pour le calcul de la catégorie de cotisation?

  7. A quels frais supplémentaires faut-il s'attendre?

E. Questions concernant la demande d'affiliation à PolyReg
  1. Qu'entent-on par référence? Qui peut la fournir?

  2. Quelles fonctions assujetties à la LBA l'OAR PolyReg connaît-elle? Pourquoi ces fonctions sont-elles à occuper personnellement? Quelles sont les conditions auxquelles les titulaires de ces fonctions doivent répondre?

  3. Les fonctions en rapport avec la LBA peuvent-elles être occupées par une seule et même personne?

  4. Quelles exigences du point de vue de la documentation sont posées aux organes, aux membres de la direction, aux cadres et aux personnes ayant pouvoir de signature?

  5. Le bilan annuel de ma société n'est pas contrôlé par un organe de révision. Est-ce que ceci est admissible et ceci peut-il poser des problèmes à l'OAR PolyReg?

  6. Quelles sont les documentations exigées pour les collaborateurs n'ayant pas pouvoir de signature ou n'ayant pas qualité d'organe?

  7. Mon entreprise travaille avec des agents. Quelle documentation est exigée pour ces personnes?

  8. Je veux me charger moi-même de la formation continue de mon personnel en matière de LBA (demande page 14 selon § 39, al. 4 des statuts). Qu'est-ce que cela implique?

  9. Je veux que mon propre organe de révision se charge des contrôles LBA (demande page 15, selon le § 34, al. 1 des statuts). Qu'est-ce que cela signifie exactement?

  10. Comment peut-on prouver que l'organe de révision propre est à la hauteur de toutes les affaires concernant la LBA et qu'il répond aux conditions posées par le § 33, al. 2 des statuts?

  11. Quels renseignements demande-t-on à la page 15 de la demande d'affiliation?

  12. Quelles conditions sont posées à la documentation liée aux fonctions LBA?

  13. Ma demande d'affiliation a été rejetée. Que puis-je faire?

F. PolyAsset: Question concernant la régulation déontologique / procédure de soumission
  1. Je souhaite soumettre moi-même / ma société en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg. Que dois-je faire?

  2. Comment se fait-il qu'il existe deux règlements déontologiques? Lequel dois-je respecter?

  3. Quels renseignements sont demandés dans la déclaration d'assujettissement aux règles de déontologie?

  4. A quoi sert la page 7 du formulaire d'assujettissement?

  5. Quelles conditions sont posées à un contrôleur déontologique?

  6. Quels sont les rapports entre le contrôleur déontologique et le contrôleur LBA?

  7. Combien de temps dure une procédure d'assujettissement aux règles de déontologie?

  8. Existe-t-il une procédure exprès?

  9. Puis-je accélérer la procédure d'assujettissement en me présentant moi-même au siège de l'OAR PolyReg?

  10. Je ne suis pas certain que mes contrats de gestion de fortune répondent aux conditions prévues par les règles de déontologie. Que puis-je faire?

  11. Ma demande d'affiliation a été rejetée. Que puis-je faire?

G. OAR PolyReg: Questions relatives aux conséquences et aux modalités d'affiliation
  1. Que se passe-t-il avec mes données chez l'OAR PolyReg?

  2. Je souhaite m'inscrite en tant que membre passif de l'OAR PolyReg. Cela est-il possible?

  3. Je sais que l'OAR PolyReg connaît des membres inactifs. Que signifie l'inactivité et comment puis-je devenir membre inactif?

  4. Quelle périodicité est valable pour moi en tant que membre au cours de l'année de l'association?

H. OAR PolyReg: Maintien et fin de l'affiliation
  1. Je viens d'être affilié à l'OAR PolyReg. Que dois-je faire?

  2. Où puis-je lire quelles sont mes obligations, si je ne le sais plus?

  3. Quelles sont mes obligations en tant que membre de l'OAR PolyReg?

  4. Quels sont mes droits en tant que membre de l'OAR PolyReg?

  5. Comment une affiliation à l'OAR PolyReg prend-elle fin?

I. OAR PolyReg: Le contrôle
  1. Combien de fois serai-je contrôlé? Quel rôle joue mon inactivité éventuelle?

  2. Qu'entend-on par report du contrôle? Comment puis-je l'obtenir?

  3. Comment se déroule la procédure de contrôle ordinaire?

  4. Quel est l'objectif du contrôle?

  5. Qu'est-ce qu'un contrôle extraordinaire?

  6. Qui effectue un contrôle extraordinaire? Comme se déroule-t-il?

  7. Que coûtent ces contrôles?

J. PolyAsset: Questions relatives aux règles de déontologie / Contrôles
  1. A quelle fréquence vais-je être contrôlé / mon entreprise va-t-elle être contrôlée? Quel rôle joue dans ce cas mon inactivité éventuelle dans le cadre de l'OAR PolyReg?

  2. Le contrôle déontologique peut-il aussi être différé comme chez l'OAR PolyReg?

  3. Comment se déroule le contrôle ordinaire?

  4. Quel est l'objectif du contrôle?

  5. Qu'est-ce qu'un contrôle extraordinaire?

  6. Qui effectue un contrôle extraordinaire? Comment se déroule-t-il?

  7. Quelles sont les conséquences des observations à l'occasion des contrôles déontologiques?

  8. Que coûtent ces contrôles?

K. OAR PolyReg: Sanctions et juridiction arbitrale
  1. Quand l'OAR PolyReg prend-elle des sanctions?

  2. Quelles sanctions sont pensables?

  3. Comment sont calculées les amendes?

  4. Quand l'OAR PolyReg prononce-t-elle une exclusion?

  5. Comment se déroule une procédure de sanction?

  6. Quelles sont les conséquences d'une procédure de sanction du point de vue de l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA?

  7. Quelle est la nature juridique des procédures de sanction de l'OAR PolyReg et quels sont les principes applicables pour la procédure?

  8. Que coûte une procédure de sanction?

  9. Quels droits de recours y a-t-il contre les décisions de sanction de l'OAR PolyReg?

  10. Quelles sont les fonctions du responsable au tribunal arbitral?

  11. Comment se déroule une procédure d'arbitrage?

  12. Comment se produit l'effet suspensif d'un recours? Quelles sont les conséquences du retrait de l'effet suspensif?

  13. Combien coûte une procédure arbitrale?

A. Questions préliminaires / Public

  1. Où peut-on trouver des renseignements concernant les membres affiliés à l'OAR PolyReg? Y a-t-il une liste des membres sur Internet?

    Selon une décision de l'Assemblée générale de 2004, la liste des membres de l'OAR PolyReg n'est pas publiée. Il en sera ainsi tant que l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA n'aura pas encore publié son registre contenant tous les intermédiaires financiers enregistrés en Suisse (la loi sur les marchés financiers [FINMAG] l'y autorisant).

    Dans cette attente, les cercles intéressés pourront se renseigner au sujet du statut d'affiliation d'un membre, soit directement auprès de l'OAR PolyReg, soit auprès du membre lui-même, en lui demandant de confirmer son affiliation.

    Chaque membre est en mesure de créer lui-même et à n'importe quel moment, une confirmation en ligne de son affiliation par le biais du site web de l'OAR PolyReg (en allemand, français, italien ou anglais). Si vous recevez une telle confirmation, vous serez en mesure de vérifier – également en ligne – son authenticité. La vérification d'une confirmation d'affiliation en ligne indique en même temps l'actualité d'une affiliation une fois confirmée.

  2. Où peut-on trouver des renseignements concernant les gérants de fortune réglementés par l'OAR PolyReg (gérants de fortune PolyAsset)? Y a-t-il une liste de ces gérants de fortune sur Internet?

    Une publication des gérants de fortune PolyAsset sur Internet est prévue. Les investisseurs pourront également prendre tous renseignements disciplinaires concernant les gérants de fortune PolyAsset, et inversement, ils pourront y signaler des indications concernant les infractions aux règles de déontologie (voir aussi la question C.2 !). La mise en pratique technique est en voie de réalisation.

  3. L'OAR PolyReg fournit-elle des renseignements concernant ses membres, en l'occurrence sur des procédures de sanction ou autres?

    Non. Les affaires internes de l'OAR PolyReg sont sous la protection des données, elles ne sont pas publiques. Il en est de même pour les demandes formulées par les médias.

  4. Qu'est-ce que l'OAR PolyReg et quelles sont ses attributions? L'OAR PolyReg est un organisme autorégulateur reconnu par la FINMA. Il surveille la mise en application des obligations de diligence imposées par la loi sur le blanchiment d'argent (LBA) par ses membres. Son but n'est cependant pas la protection du placeur, la loi sur le blanchiment d'argent (LBA) n'étant pas créée non plus dans ce but. L'OAR PolyReg n'exerce donc pas de surveillance prudentielle auprès de ses membres.

    C'est seulement en ce qui concerne les gérants de fortune soumis aux règlements déontologiques (gérants de fortunes PolyAsset) que l'OAR PolyReg agit également en tant qu'organisme déontologique. La surveillance du respect des règles de déontologie également reconnues par la FINMA, par ceux qui leur sont subordonnés, représente un contrôle partiellement prudentiel.

B. OAR PolyReg: Les exigences posées à ses membres

  1. Qui a le droit de devenir membre de l'OAR PolyReg?

    Toute personne physique ou morale agissant en Suisse en tant qu'intermédiaire financier au sens du § 2, al. 3 LBA, et qui a son siège, une succursale ou un bureau en Suisse (§ 3, al. 1 des statuts). peut devenir membre. Les sociétés de domicile ne peuvent pas devenir membre de l'OAR PolyReg.

    Une société de domicile est une personne juridique qui n'a pas de personnel propre et ne déploie aucune activité commerciale. Une personne juridique est également considérée par l'OAR PolyReg comme société de domicile si sa gestion et ses activités commerciales se font essentiellement en-dehors de la Suisse, notamment si les activités exercées ailleurs y sont soumises à une obligation régulatrice (voir question B.6).

  2. Quand suis-je intermédiaire financier? Comment puis-je savoir si mes activités sont assujetties à la LBA?

    Dans la mesure où la réponse n'est pas fournie directement par l'art 2, al. 3 LBA, l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA saura vous conseiller valablement en ce qui concerne l'obligation d'assujettissement à la LBA. Les activités de la FINMA sont actuellement regroupées, elles peuvent être consultées dans la compilation assujettisement (CA AdC) qui figure dans les archives du site web de la FINMA.

    Quiconque exerce une activité assujettie à la LBA doit se soumettre soit directement à la FINMA ou s'affilier à un OAR si l'activité est exercée à titre professionnel. Pour savoir si l'activité a caractère professionnel, il faut consulter l'Ordonnance du Conseil fédéral sur le blanchiment d'argent (OBA; RS 955.01).

  3. Quelles sont les autres exigences posées aux membres?

    Le membre lui-même ainsi que toute personne et tout collaborateur chargé de l'administration et de la direction de ses affaires, et assumant des fonctions pour le compte du membre dans le domaine de l'intermédiation financière, doit jouir d'une bonne réputation concernant ses activités d'intermédiaire financier et offrir toute garantie requise dans le respect des obligations découlant de la LBA et du règlement. En outre, le membre est tenu d'exercer en tout temps ses activités conformément à l'article relatif à l'objet des statuts. Au titre de celui-ci, il est formellement interdit d'exercer une activité illicite (contraire aux lois), notamment l'exercice d'activités soumises à autorisation en l'absence de celle-ci, de même que toute pratique commerciale non conforme au sens éthique (§ 4, al. 1 des statuts).

  4. Je ne travaille pas en tant qu'intermédiaire financier mais j'estime qu'il me serait fort possible d'exercer une activité assujettie obligatoirement. Puis-je m'affilier dès maintenant à l'OAR PolyReg?

    Non. L'OAR PolyReg n'accepte pas de membres par prévoyance. En l'absence d'une activité à assujettissement obligatoire ou, du moins, d'une intention concrète appuyée dans la demande d'affiliation par des documents appropriés, d'entreprendre une activité à assujettissement obligatoire dans un proche avenir, il n'est pas possible de s'affilier (voir question B.1).

  5. Je travaille uniquement comme conseiller mais mes partenaires en affaires exigent que je sois affilié à l'OAR PolyReg. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg dans ces circonstances?

    Dans un tel cas, l'OAR PolyReg peut consentir à l'affiliation à titre exceptionnel. Les requérants disposant d'un arrière-plan en conséquence devront cependant passer la procédure d'admission en bonne et due forme (voir question D.1). Les requérants seront soumis à un examen matériel analogue à celui des intermédiaires financiers selon l'art. 2, al. 3 LBA. Un allègement de leurs obligations dans le domaine de la recevabilité des statuts et règlement est néanmoins possible.

  6. J'habite à l'étranger (par exemple en Allemagne) et je possède une société dont le siège est en Suisse et qui fournit là-bas des prestations financières à assujettissement obligatoire. De temps à autre, j'y voyage pour y contrôler les activités de mon gérant en Suisse qui suit mes instructions et est chargé de l'administration et de la correspondance avec la clientèle alors que je m'occupe moi-même des décisions relatives aux transactions clients. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg dans ces circonstances?

    Non. L'OAR PolyReg considère cette société suisse comme société de domicile qui n'a donc pas la possibilité de s'affilier. De plus, cette société est à considérer comme véhicule susceptible d'effectuer des activités au titre de la LBA mais hors du périmètre d'application de la LBA, et dont les activités seraient aptes à soustraire les affaires effectives à la surveillance de l'OAR PolyReg ou tout au plus des autorités étrangères compétentes. Il y aurait ainsi un risque de détournement des autorités de régulation, auquel l'OAR PolyReg n'est pas disposée à prêter main forte (voir question B.1).

C. PolyAsset: Questions concernant la régulation déontologique

  1. Je suis actif /ma société est active en tant que gérant de fortune. Dois-je me subordonner / ma société aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg?

    La subordination aux règles de déontologie est obligatoire pour les gérants de fortune désireux de profiter des privilèges légaux tels qu'ils sont prévus à l'art. 6 al. 2 OPCC ou (à partir du 1er octobre 2009) exercent l'appel au public pour les placements collectifs de capitaux et les produits structurés non autorisés pour l'offre au public. Le terme d'appel au public est défini dans la circulaire 2008/08 de la FINMA et interprété par cet organisme de manière extensive. Il englobe – sous certaines conditions – toute activité apte à informer le public – notamment les investisseurs non qualifiés selon la LPCC – sur les placements collectifs de capitaux et produits structurés dont l'offre publique n'est pas autorisée en Suisse, en incluant par la même occasion le conseil pur et simple.

    Quiconque veut donc éviter tout conflit avec la FINMA en matière d'« appel au public » doit donc s'abstenir de toute activité dans ce sens à partir du 1er octobre 2009, disposer d'une autorisation en tant qu'organisation professionnelle de la FINMA ou, dans le cas des gérants de fortune, se soumettre aux règles de déontologie reconnues par la FINMA de même qu'à celles de l'OAR PolyReg. La soumission à ces règles est, pour ainsi dire, une décision stratégique du point de vue commercial du gérant de fortune, avec toutes les conséquences qu'elle comporte en matière de surveillance et de comportement.

    Outre le contrôle exercé par la loi sur le blanchiment d'argent et indépendamment de celle-ci, cette soumission a pour conséquence une surveillance (partiellement) prudentielle.

  2. Je me soumets /ma société se soumet aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg, et je dois/ma société doit répondre à des exigences accrues, et supporter des frais supplémentaires. Est-ce visible pour ma (future) clientèle? Existe-t-il un genre de label (de qualité)?

    Le fait de n'être pas subordonné aux règles de déontologie restreint la capacité d'action du gérant de fortune du point de vue de l'offre de placements collectifs de capitaux et produits structurés non autorisés en Suisse. Or, vu sous cet angle, ceci ne permet cependant pas d'émettre un avis quant à la qualité des services rendus par un gérant de fortune non soumis à ces règles dans le cadre de ce qui lui est permis.

    Inversement, il est prévu de distinguer les gérants de fortune qui répondent aux critères de déontologie de l'OAR PolyReg et qui se sont soumis aux règles de déontologie, en leur décernant le label « PolyAsset », indiquant que le gérant de fortune est soumis aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg et qu'il les respecte, ceci étant vérifié (régulièrement).

    La soumission aux règles de déontologie est à signaler au client. De plus, un exemplaire des règles de déontologie de l'OAR PolyReg est à remettre au client à la signature du contrat. En outre, le gérant de fortune titulaire du label PolyAsset recevra un label qu'il aura le droit de faire figurer sur sa correspondance commerciale et/ou sur sa propre page Internet.

    Du reste, le règlement prévoit expressément au chapitre des contrôles et sanctions applicables aux règles de déontologie la publication des gérants de fortune soumis à ces règles et titulaires du label PolyAsset.

  3. Je souhaite soumettre moi-même / ma société en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg. Quelles sont les conditions à remplir?

    Vous/votre société devez/doit être membre de l'OAR PolyReg et garantir le respect des règles de déontologie.

  4. A quelle date puis-je me soumettre/soumettre ma société en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg?

    La soumissions aux règles de déontologie peut se faire en même temps que l'adhésion à l'OAR PolyReg (dans le cadre d'une procédure individuelle) ou plus tard. Les gérants de fortune déjà membres de l'OAR PolyReg, qui se soumettent aux règles de déontologie avant le 30 septembre 2009 doivent être en mesure d'offrir jusqu'à cette date des contrats de gestion de fortune conformes aux règles de déontologie à leurs nouveaux clients. Ils profitent alors d'un délai transitoire jusqu'au 31 décembre 2010 pour adapter leurs contrats déjà en vigueur pour leur ancienne clientèle. Selon la FINMA, ce délai transitoire entre seulement en ligne de compte en cas de soumission aux règles de déontologie après le 30 septembre 2009 (voir question F.1).

  5. Puis-je me soumettre en tant que membre de l'OAR PolyReg et en tant que gérant de fortune à d'autres règles de déontologie reconnues par la FINMA que celles de l'OAR PolyReg?

    Oui. Une telle soumission à d'autres règles de déontologie est néanmoins à signaler à l'OAR PolyReg. De plus, l'organisme déontologique respectif devra recevoir une autorisation complète concernant la fourniture de renseignements à l'OAR PolyReg, vu que les violations des règles déontologiques sont aptes à mettre en question la qualification d'un intermédiaire financier dans la fourniture de ses prestations financières du point de vue éthique et légal. Ceci pourrait se répercuter sur les critères de membre de l'OAR PolyReg.

D. OAR PolyReg: Procédure d'affiliation

  1. Comment se déroule la procédure d'affiliation à l'OAR PolyReg?

    La procédure d'affiliation se déroule uniquement par courrier, elle est interactive et se déroule en deux phases. Elle commence par l'introduction d'une demande d'admission intégrale adressée par la poste. L'OAR PolyReg en confirmera la réception sans délai par écrit. Par la même occasion, un premier contrôle visuel de la demande se fera dans le but de fixer la catégorie de cotisation suivant le tarif de PolyReg, suivi de la facturation des frais d'affiliation uniques.

    Après le règlement de ce montant, la demande sera soumise à un premier contrôle d'intégralité et de respect de la forme. Les documents manquants et/ou les données incomplètes seront demandés avec indication d'un délai. La demande d'affiliation constituera par la même occasion le dossier de base du membre qui le suivra pour toute la durée de son affiliation et qui sera à tenir en permanence à jour en l'état actuel respectif après son admission en tant que membre (voir question H.3). C'est pourquoi la demande d'affiliation est à remplir de façon lisible, elle peut être remplie à la main.

    Dès que la demande d'affiliation est complète, elle fera l'objet d'un second contrôle matériel. Ce contrôle a pour but de constater si le demandeur est censé fournir en tant qu'intermédiaire financier les qualités suffisantes pour assumer les obligations découlant de la loi relative au blanchiment d'argent et du règlement de l'OAR PolyReg, notamment des prestations financières irréprochables de haute qualité du point de vue éthique et légal au sens du § 2, al. 2 des statuts. En cas de questions ou de précisions à apporter, le demandeur en sera informé par écrit avec impartition d'un délai de réponse, également par écrit.

    S'il n'y a aucune objection – ou si celle-ci est écartée par les exposés du demandeur – le Comité statuera sur la suite à donner à la demande d'affiliation. La décision sera communiquée au demandeur par écrit avec une confirmation d'affiliation écrite ou – en cas de rejet – une décision écrite justifiée et pouvant faire l'objet d'un recours auprès du tribunal arbitral (voir questions K.9 et K.11). Si le candidat est admis en tant que membre, l'association percevra en même temps la cotisation annuelle pour l'année en cours.

  2. Combien de temps dure la procédure d'affiliation?

    La procédure se déroule de façon à ce que la décision soit communiquée au requérant en l'espace de 2 jours à 2 semaines à dater de la réception de la requête intégrale. Il faut cependant préciser que la demande de documents manquants ou la réponse aux questions posées à la suite du contrôle matériel (2e étape de contrôle) peut retarder considérablement la décision.

  3. Existe-t-il une procédure exprès?

    Non.

  4. Puis-je accélérer la procédure d'affiliation en me présentant moi-même au siège de l'OAR PolyReg?

    Non. Certes, nous serons heureux de faire votre connaissance mais une étude formelle et matérielle minutieuse de votre requête est l'une des obligations légales de l'OAR PolyReg, indépendamment du fait que vous êtes pressé. Il va de soi que l'étude de votre dossier, liée au déroulement administratif, prendra un certain temps.

  5. Que coûte une affiliation à l'OAR PolyReg?

    Ceci dépend de la taille de votre entreprise (voir aussi question D.6). Le choix de la catégorie de cotisation dépend du tarif des cotisations de l'OAR PolyReg. Pour les membres qui exercent une activité d'intermédiaire financier à titre professionnel et non seulement à titre secondaire (activité essentiellement visée par la LBA), seront perçus au moment de l'affiliation les frais d'affiliation uniques qui couvrent les frais de contrôle. Suivant la taille de l'entreprise ces frais d'affiliation se situent entre 900.- et 3'600.- fr.

    L'affiliation une fois accomplie, les frais annuels réitérés (cotisation annuelle) sont suivant la taille de l'entreprise entre 1'200.- et 4'800.- fr.

    Pour les membres qui font partie des entreprises de catégorie 4 (28 personnes et plus), des tarifs individuels seront convenus à partir d'un seuil minimum de 7'200.- fr. pour les frais d'affiliation et de 9'600.- fr. pour la cotisation annuelle.

    Les membres inactifs versent un forfait de 650.- fr. de cotisation (voir questions B.4 et G.3).

  6. Comment l'effectif est-il compté pour le calcul de la catégorie de cotisation?

    Conformément au tarif des cotisations, toute personne travaillant comme cadre dans une entreprise ainsi que toute personne active ou ayant pouvoir de représentation exclusive ou collective en exécution des activités du membre assujetti obligatoirement à la LBA sera prise en compte pour le calcul de la catégorie de cotisation. L'association fera son possible pour éviter un comptage double.

  7. A quels frais supplémentaires faut-il s'attendre?

    Des frais supplémentaires sont engendrés dans le cadre de l'OAR PolyReg en plus de la cotisation annuelle par les contrôles annuels au titre de la LBA et la formation obligatoire. Les contrôles effectués par les services de contrôle de PolyReg sont facturés à l'heure au taux horaire simplifié de 240.- fr. Si des contrôles sont effectués exceptionnellement par les organes de révision propres, ceux-ci factureront leurs propres taux horaires (voir question I.7).

    La formation de base unique par collaborateur s'élève à 650.- fr, les stages de formation continue tenus chaque année coûtent 340.- fr. (voir question H.3).

    Si vous vous soumettez en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de PolyReg, cela vous coûte un forfait annuel de 800.- fr.

E. Questions concernant la demande d'affiliation à PolyReg

  1. Page 2: Qu'entent-on par référence? Qui peut la fournir?

    En remettant une lettre de référence, un tiers se porte garant envers l'OAR PolyReg de la fiabilité d'un requérant. Cette référence peut être fournie par des émetteurs divers, que ce soit la banque du requérant, une banque de dépôt, des partenaires d'affaires ou d'autres émetteurs personnels de références.

  2. Pages 4, 11, 12 et 15 : Quelles fonctions assujetties à la LBA l'OAR PolyReg connaît-elle? Pourquoi ces fonctions sont-elles à occuper personnellement? Quelles sont les conditions auxquelles les titulaires de ces fonctions doivent répondre?

    L'OAR PolyReg exige de ses membres que certains domaines de responsabilité centraux qui paraissent indispensables au respect et à la mise en application des obligations découlant de la LBA et incombant au membre, soient occupés de façon durable par certaines personnes. PolyReg connaît la fonction de la personne de contact, le responsable de la gestion du dossier, des rapports adressés au MROS et du blocage des biens ainsi que le responsable des stages de formation (voir demande d'affiliation pages 4, 11, 12 et 15).

    Pour l'OAR PolyReg, la personne de contact est l'interlocuteur central ayant la capacité contractuelle de recevoir au nom du membre les instructions et de les faire mettre en application au sein du membre. L'interlocuteur doit maîtriser au moins une des langues nationales. En outre, cette personne doit être inscrite au registre du commerce comme ayant pouvoir de signature pour l'éventualité d'une procédure arbitrale.

    Le gestionnaire du dossier est responsable de l'administration de la documentation clientèle et est considéré comme son détenteur. Etant donné le périmètre d'application de la LBA et en vue d'assurer la disponibilité des dossiers pour les autorités de poursuite pénale, l'OAR PolyReg exige que cette personne soit domiciliée en Suisse et que les dossiers soient toujours accessibles.

    Le responsable des rapports doit assurer que les rapports du membre seront adressés au service de MROS, qu'un blocage de biens éventuel est effectué et que l'OAR PolyReg sera tenue au courant de la déclaration du membre après la levée du blocage de biens.

    Le responsable des stages doit au moins assister aux stages de PolyReg. Il doit assurer au sein de son entreprise que ses collaborateurs aient des connaissances suffisantes en la matière.

  3. Les fonctions en rapport avec la LBA peuvent-elles être occupées par une seule et même personne?

    Oui. Dans ce cas, cette personne ne doit pas habiter à l'étranger (voir questions B.6 et E.2).

  4. Pages 8 et 16: Quelles exigences du point de vue de la documentation sont posées aux organes, aux membres de la direction, aux cadres et aux personnes ayant pouvoir de signature?

    Dans la pratique, toutes les personnes inscrites au registre du commerce ayant pouvoir de signature, ainsi que les personnes disposant d'une procuration individuelle pour le compte du requérant/du membre sont visées. Ces personnes sont en mesure d'assumer les droits et obligations pour le requérant/le membre, notamment en ce qui concerne les activités d'intermédiaire financier. Il faut donc remplir pour chacune de ces personnes une page 8 dans la demande d'affiliation.

    Du reste, les exigences en rapport avec la documentation sont identiques à celles des titulaires de fonctions en rapport avec la LBA (voir question E.12). En cas d'unions de personnes, la documentation concernant les personnes n'est à présenter qu'une seule fois.

  5. Page 9: Le bilan annuel de ma société n'est pas contrôlé par un organe de révision. Est-ce que ceci est admissible et ceci peut-il poser des problèmes à l'OAR PolyReg?

    Votre société peut se passer d'une révision restreinte dans la mesure où elle répond aux dispositions légales. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de remplir la page 9 ou vous vous référez aux circonstances d'un opting out.

    Si votre société dispose d'un organe de révision, vous devrez le mentionner sur cette page et justifier vos données en joignant à votre demande les documents indiqués.

    Ceci ne pose néanmoins aucun problème pour assurer le contrôle requis par la LBA. En principe, l'OAR PolyReg attribue à chaque membre un contrôleur, à moins qu'un membre ne sollicite selon le § 34, al. 1 des statuts l'autorisation de confier le contrôle LBA à son propre organe de révision, et que cette autorisation est accordée par le Comité de direction (voir question E.9).

    Si une telle requête est adressée dans le cadre de la demande d'affiliation, celle-ci doit être accompagnée d'une déclaration d'acceptation du mandat de la société de révision qui figure sur la page 9. Si une telle demande est introduite ultérieurement, la déclaration d'acceptation du mandat devra suivre.

  6. Page 10: Quelles sont les documentations exigées pour les collaborateurs n'ayant pas pouvoir de signature ou n'ayant pas qualité d'organe?

    Il faudra remplir pour chacun d'eux une page 10. En cas d'un nombre de collaborateurs plus important, il est possible de fournir ces renseignements sur une liste séparée ou sur disquette sous forme de tableau Excel.

  7. Page 10: Mon entreprise travaille avec des agents. Quelle documentation est exigée pour ces personnes?

    Il est possible de faire appel à des agents comme auxiliaires. Ceux-ci sont alors saisis par le traitement de leur employeur – sans qu'ils doivent s'affilier eux-mêmes à PolyReg en qualité d'intermédiaire financier – à condition qu'ils aient été choisis avec soin, que leur formation du point de vue de la LBA soit assurée et qu'ils soient liés exclusivement par contrat à leur employeur.

    Dans la pratique, l'OAR PolyReg traite les agents comme les employés de l'intermédiaire financier et exige que la page 10 soit remplie pour chaque agent. Etant donné la situation particulière des agents en raison de leur éloignement par rapport à l'OAR PolyReg en tant qu'organe de surveillance, celle-ci exige de l'employeur pour chaque agent la présentation d'un extrait du casier judiciaire, une copie datée et signée du passeport ou de la carte d'identité, une copie du contrat d'agence respectif ainsi qu'une liste trimestrielle des agents mise à jour. Ces pièces sont à présenter sans injonction particulière.

  8. Page 14: Je veux me charger moi-même de la formation continue de mon personnel en matière de LBA (demande page 14 selon § 39, al. 4 des statuts). Qu'est-ce que cela implique?

    Vous assumez ainsi vous-même la responsabilité de vous former vous-même et vos collaborateurs en matière de LBA. Vous acquérez vous-même vos connaissances indépendamment de l'offre de formation de l'OAR PolyReg. Cela veut dire que vous n'assistez pas aux cours de formation continue de l'OAR PolyReg et ne transmettez pas ensuite vos connaissances au sein de votre entreprise mais vous substituez le cours de formation de l'OAR PolyReg à votre gré en vous chargeant vous-même des sources appropriées. L'OAR PolyReg parle dans ces cas de formation propre.

    En principe, les membres sont tenus d'assister aux cours de formations donnés par l'OAR PolyReg (§ 39, al. 2 des statuts). Celle-ci organise conformément au § 39, al. 1 des statuts plusieurs cours de formations de base et cours de formations continue répartis sur l'année civile (en plusieurs langues). Le concept de formation comprend une formation de base d'une journée et un cours de formation continue d'une demi-journée. La formation propre est possible dans le domaine de la formation continue. Par contre, la formation de base reste entre les mains de l'OAR PolyReg.

    Pour que vous obteniez l'autorisation d'assurer la formation propre, vous serez appelé à énoncer dans le cadre d'une demande selon le § 39, al. 4 des statuts à l'occasion d'un programme de formation, comment vous comptez procéder à la fourniture de vos sources et la répartition des informations. On vous demandera également de nommer un responsable de formation pour votre entreprise qui sera en mesure d'assumer la responsabilité liée à la fourniture des documents de source. Cette personne pourra être la même que celle qui assume les fonctions LBA du responsable de formation selon la page 12 de la demande d'affiliation.

    Au cas où une telle demande serait admise par le Comité de direction, l'OAR PolyReg veillera également dans le cadre des contrôles LBA sur la mise en pratique du programme de formation soumis. Le non-respect sera sanctionné de la même manière que l'absence aux cours de formation de l'OAR PolyReg (voir questions K.1 et K.2).

    La demande peut être introduite d'emblée avec la demande d'affiliation en cochant la case correspondante de la page 14 de la demande d'affiliation ou plus tard.

  9. Page 14: Je veux que mon propre organe de révision se charge des contrôles LBA (demande page 15, selon le § 34, al. 1 des statuts). Qu'est-ce que cela signifie exactement?

    Normalement, c'est l'OAR PolyReg qui affecte un contrôleur LBA aux membres. Dans des cas exceptionnels, l'OAR PolyReg peut autoriser à un membre que son organe de révision procède lui-même au contrôle LBA, conformément au § 34, al. 1 des statuts. Ce droit est uniquement accordé aux membres qui disposent d'un organe de révision inscrit au registre de commerce. En cas l'opting out, une telle demande ne saurait être reçue favorablement ou annulerait (automatiquement) une autorisation antérieure.

    Il n'y a aucune liberté de choix. Si le contrôleur appartenant à un membre a cette possibilité, il faut qu'il soit inscrit comme organe de révision au registre du commerce du demandeur. Un troisième organe de révision ne saurait être choisi. Dans tous les cas où l'organe de révision propre ne doit pas être chargé d'effectuer le contrôle LBA, l'OAR PolyReg attribuera au membre un contrôleur LBA.

    La demande peut être introduite d'emblée avec la demande d'affiliation en cochant la case correspondante de la page 14 de la demande d'affiliation ou plus tard.

  10. Page 14: Comment peut-on prouver que l'organe de révision propre est à la hauteur de toutes les affaires concernant la LBA et qu'il répond aux conditions posées par le § 33, al. 2 des statuts?

    La preuve de compétence est apportée dès que l'organe de révision est en mesure de prouver qu'il est agréé par la FINMA pour effectuer les contrôles LBA ou prouve des mandats en tant qu'organe de révision LBA pour d'autres OAR.

    Le contrôleur veillera lui-même à ce que les personnes chargées du contrôle disposent de l'expertise nécessaire. Elle le confirme envers l'OAR PolyReg par une déclaration d'acceptation de mandat écrite.

    L'obligation d'indépendance se base, d'une manière générale, sur les directives relatives à l'indépendance de la branche.

  11. Page 15: Quels renseignements demande-t-on à la page 15 de la demande d'affiliation?

    Les renseignements fournis à la page 15 doivent être de contenu identique à celui des pages 4, 11 et 12. Cette page doit être signée et datée une fois par la/les personne(s) habilitée(s) à signer chez l'intermédiaire financier, et signée et datée une seconde fois par tous les titulaires de fonctions cités.

  12. Page 16: Quelles conditions sont posées à la documentation liée aux fonctions LBA?

    Les titulaires de fonction LBA étant en même temps garants d'un membre, ils sont plus exposés aux contrôles que les collaborateurs normaux d'un membre. C'est pourquoi, l'OAR PolyReg exige des titulaires de fonction LBA à l'occasion d'une demande d'affiliation une documentation personnelle plus étendue. Celle-ci consiste, d'une part, en une page 16 remplie en bonne et due forme de la demande d'affiliation, un extrait du casier judiciaire récent, une copie du passeport ou de la carte d'identité signée et datée, d'un curriculum vitae et d'au moins un diplôme prouvant l'authenticité du curriculum vitae, d'autre part. Si les fonctions LBA sont occupées au cours d'une affiliation par d'autres personnes, la même documentation personnelle sera exigée des nouveaux titulaires de fonction.

  13. Ma demande d'affiliation a été rejetée. Que puis-je faire?

    Si vous n'êtes pas satisfait de la décision motivée par écrit émise par le Comité, vous êtes libre de vous adresser au tribunal arbitral de PolyReg pour introduire votre recours (§ 6, al. 3 et § 37, al. 1 des statuts). Dès réception de la décision, vous disposez d'un délai de 10 jours pour votre recours auprès du responsable du tribunal arbitral, le Dr Georg Lechleiter, Delphinstrasse 5, 8008 Zurich, par écrit (le cachet postal faisant foi pour la date de réception du document). Il vous suffira de vous annoncer. Les motifs peuvent être communiqués ultérieurement. Le responsable du tribunal arbitral vous y invitera séparément en vous indiquant le délai.

    C'est lui qui dirigera le procès jusqu'à réception de vos moyens de recours et de la réponse à votre recours par écrit. Il imposera les délais à vous-même ainsi qu'à l'OAR PolyReg, vous avertira des peines pour retard et encaissera les droits d'inscription fixés dans votre cas à 2'000.- fr. (§ 37, al. 7 des statuts ; voir question K.13).

    Le tribunal arbitral vérifiera librement les décisions qui ont fait l'objet d'un recours (§ 38, al. 5 des statuts). Ses décisions sont définitives (§ 35, al. 2 des statuts et décision de la Cour suprême de Zurich, publiée dans ZR 104 n° 47).

    Un recours à la suite d'une décision de rejet d'une affiliation n'a aucun effet suspensif. Il ne saurait interrompre le délai de deux mois prévu à l'art. 11, al. 1 let. b de l'OBA (OBA; RS 955.01).

F. PolyAsset: Question concernant la régulation déontologique / procédure de soumission

  1. Je souhaite soumettre moi-même / ma société en tant que gérant de fortune aux règles de déontologie de l'OAR PolyReg. Que dois-je faire?

    Vous devez / votre société doit remettre un formulaire de demande intitulé « Demande d'assujettissement aux règles de déontologie » dûment rempli.

    La remise de ce formulaire engage une procédure de contrôle indépendante de la procédure d'affiliation. La déclaration d'assujettissement peut néanmoins être introduite en même temps que la demande d'affiliation à l'OAR PolyReg. Il sera cependant statué uniquement sur votre demande d'assujettissement si vous êtes accepté comme membre de l'OAR, ces décisions pouvant toutefois être prises en même temps.

    Du reste, la demande d'assujettissement peut être introduite ensuite à n'importe quel moment. Le seul point dont il faut tenir compte est la question des délais transitoires (voir question C.4).

  2. Comment se fait-il qu'il existe deux règlements déontologiques? Lequel dois-je respecter?

    Dans le domaine de la régulation déontologique, il existe deux règlements, les domaines à traiter étant différents. Les deux sont pourtant à respecter.

    Les «Règles de déontologie» pour gérants de fortune sont basées sur la circulaire FINMA 2009/01 et concrétisent les normes de comportement des gérants de fortune par rapport à leurs clients. La terminologie de PolyReg parle de « règles de déontologie ».

    Le «Règlement de contrôle et sanction des règles de déontologie» concrétise les rapports entre gérant de fortune assujetti aux règles de déontologie et l'OAR PolyReg en tant qu'organe de déontologie. La terminologie de PolyReg parle de règlement de contrôle (dit: RCSRD).

  3. Question concernant le formulaire d'assujettissement page 1 à 6 (hormis page 5): Quels renseignements sont demandés dans la déclaration d'assujettissement aux règles de déontologie?

    Les renseignements sont (probablement) les mêmes que ceux qui figurent pages 2, 3, 4 et 16 de la demande d'affiliation à l'OAR.

  4. Question concernant le formulaire d'assujettissement page 7: A quoi sert la page 7 du formulaire d'assujettissement?

    Le concept de contrôle du respect des règles de déontologie prévoit que le gérant de fortune assujetti aux règles de déontologie choisit lui-même son contrôleur (§ 9, al. 1 du règlement de contrôle). Celui-ci devra être indiqué à l'OAR PolyReg à la page 7, cette dernière ayant un droit d'y opposer son véto. Cette page de formulaire contient également une déclaration d'acceptation de mandat standardisée de ce contrôleur.

  5. Quelles conditions sont posées à un contrôleur déontologique?

    Du point de vue forme et matière, le contrôleur déontologique doit être indépendant du gérant de fortune qui lui est assujetti. Etant donné les critères imposés au contrôle déontologique (§ 12 du règlement de contrôle), le contrôle déontologique doit être assuré par un expert en matière de révision au sens de l'art. 4 de la loi sur la surveillance des révisions (LSR ; RS221.302) disposant de l'expérience requise en la matière. Un contrôleur déontologique une fois nommé peut uniquement être remplacé par un autre pour des raisons importantes.

  6. Quels sont les rapports entre le contrôleur déontologique et le contrôleur LBA? Conformément au § 9 al. 3 du règlement de contrôle, le contrôleur déontologique peut être identique à l'organe de révision selon la législation des actions ou le contrôleur LBA du gérant de fortune (voir question E.9).

    La différence réside cependant dans les rapports de leurs mandats: les contrôleurs LBA sont toujours mandatés par l'OAR PolyReg pour l'accomplissement d'un contrôle LBA, même si le contrôleur est celui du membre (= organe de révision). Par contre, le contrôleur déontologique est mandaté directement par le gérant de fortune soumis aux règles déontologiques.

    Alors que les contrôleurs LBA de PolyReg sont mandatés au titre d'un contrat cadre pour effectuer les contrôles de l'OAR PolyReg contre paiement d'un honoraire standardisé, l'OAR PolyReg n'a/n'exerce aucune influence en tant qu'organisme déontologique sur les tarifs des honoraires pour les contrôles déontologiques.

  7. Combien de temps dure une procédure d'assujettissement aux règles de déontologie?

    La procédure se déroule de façon à ce que la décision soit communiquée au requérant en l'espace de 2 jours à 2 semaines à dater de la réception de la requête intégrale.

  8. Existe-t-il une procédure exprès?

    Non.

  9. Puis-je accélérer la procédure d'assujettissement en me présentant moi-même au siège de l'OAR PolyReg?

    Non (voir question D.4).

  10. Je ne suis pas certain que mes contrats de gestion de fortune répondent aux conditions prévues par les règles de déontologie. Que puis-je faire?

    Vous pouvez nous adresser vos contrats types pour contrôle.

  11. Ma demande d'affiliation a été rejetée. Que puis-je faire?

    Vous n'avez pas droit d'office à un assujettissement aux règles déontologiques. Les possibilités de recours sont définies dans nos statuts (§ 6, al. 2 RCSRD).

G. OAR PolyReg: Questions relatives aux conséquences et aux modalités d'affiliation

  1. Que se passe-t-il avec mes données chez l'OAR PolyReg?

    L'OAR PolyReg collecte et gère les données prévues par la loi concernant ses membres et ses propres activités, procède aux contrôles pour s'assurer du respect des dispositions légales et aux rapports requis par la LBA et les directives de l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (§ 2, al. 3 et § 17 des statuts).

    Il peut donc se produire un échange de données avec la FINMA dans le cadre prévu par la loi. Du reste, l'OAR PolyReg se tient strictement aux termes de la loi sur la protection des données et traite toutes les données de façon strictement confidentielle. Cela veut dire notamment que l'OAR PolyReg ne fournit aucun renseignement sur les affaires internes de l'association, ni à d'autres membres ni à des personnes étrangères (§ 17, al. 2 des statuts).

    Elle répond tout au plus à des demandes individuelles de tiers concernant l'existence d'une affiliation. En raison d'une décision de l'Assemblée générale la liste des membres de l'OAR PolyReg n'est pas publiée. La FINMA publiera cependant sous peu une liste de tous les intermédiaires financiers soumis aux règles (fournie sur demande).

    L'OAR PolyReg tient une liste des gérants de fortune assujettis aux règles de déontologie accessible au public. En outre, les règlements déontologiques prévoient expressément la fourniture de renseignements concernant les mesures disciplinaires à des tiers. Cette fourniture de renseignements n'inclut cependant pas les informations récoltées par l'OAR PolyReg ou liées aux activités de celle-ci.

  2. Je souhaite m'inscrite en tant que membre passif de l'OAR PolyReg. Cela est-il possible?

    Non. L'OAR PolyReg ne pratique pas d'affiliation passive (voir questions B.4 et G.3).

  3. Je sais que l'OAR PolyReg connaît des membres inactifs. Que signifie l'inactivité et comment puis-je devenir membre inactif?

    Les membres inactifs sont des membres qui déclarent formellement à la fin d'une année civile en introduisant un formulaire d'inactivité qu'ils n'exerceront aucune activité d'intermédiaire financier pour l'année civile suivante au sens de l'OBA (OBA; RS 955.01). Si le formulaire est introduit à temps, le membre payera des cotisations moins importantes pour l'année à venir (forfait de 650.- fr.) et qu'il sera dispensé automatiquement de son obligation de suivre les cours de formation continue.

    Cette inactivité n'a cependant aucune conséquence en ce qui concerne son obligation de se soumettre aux contrôles: en principe, même les membres inactifs font chaque année l'objet d'un contrôle. Celui-ci a essentiellement pour but de vérifier leur inactivité réelle qui avait seulement été déclarée jusqu'à présent à titre intentionnel. Si le contrôle fait apparaître que le membre travaille en tant qu'intermédiaire financier à titre professionnel en dépit de sa déclaration d'inactivité, son affiliation est réactivée sans délai et il lui sera facturé la différence entre le forfait versé et la cotisation régulière. En outre, il lui incombera automatiquement de suivre les cours de formation régulière pour l'année en cours.

    En outre, nous tenons à préciser que l'OAR PolyReg n'accepte pas de déclaration d'inactivité durant la première année d'affiliation (aucune possibilité d'affiliation passive indirecte) et ne répond à de telles déclarations de nouveaux membres affiliés au cours de l'année que s'ils ont satisfait au moins à leur obligation de suivre les cours de formation de base conformément au § 39, al. 2 des statuts liés au § 60, al. 3 du règlement, et lorsqu'ils ont passé le premier examen (voir questions H.3 et I.2).

    De plus, une déclaration d'inactivité une fois remise n'est pas valable de façon illimitée, elle n'est valable que pour l'année civile en cours. Il incombera au membre de remettre à temps sa déclaration d'inactivité (le cas échéant régulièrement). L'OAR n'acceptera aucune déclaration retardée, même s'il s'agit d'une inactivité réelle.

  4. Quelle périodicité est valable pour moi en tant que membre au cours de l'année de l'association?

    L'OAR PolyReg a pour objectif l'interaction optimale de ses prestations légales adaptée aux conditions du quotidien commercial de ses membres. Ceux-ci sont exposés à des exigences sans cesse réitérées. Il en résulte la périodicité suivante:

    L'année de cotisation se conforme à l'année civile – indépendamment de la date d'affiliation ou de résiliation du membre. La cotisation n'est pas facturée au pro rata car l'OAR PolyReg est tenue de verser à la FINMA une taxe de surveillance annuelle en fonction du nombre de ses membres au 31 décembre d'une année civile mais non en fonction de son envergure, du degré de ses activités et du nombre de ses dossiers. Elle juge donc approprié d'exiger de ses membres une pleine cotisation annuelle, qu'ils quittent l'association et étaient encore membre au 1er janvier de l'année suivante ou non, tout comme de ceux qui s'inscrivent au cours de l'année.

    Les frais proportionnels à verser comme taxe de surveillance sont actuellement de 350.- fr. en moyenne par membre. Ils ne sont pas facturés individuellement aux membres mais sont déjà compris dans la cotisation.

    L'année de formation se conforme à l'année civile. Nous tenons à préciser que nous organisons régulièrement en janvier d'une telle année civile au sens d'une prestation complémentaire des stages de formation de rattrapage pour les membres défaillants qui font encore partie de l'année de stage précédente qui vient donc de s'écouler. La participation à ces cours ne délie pas le membre de son obligation de suivre les cours de l'année qui vient de commencer (voir question H.3).

    La fréquence des contrôles ne se conforme pas à l'année civile mais est initiée par la date d'affiliation et ensuite par la date du dernier contrôle. De même, nous précisons que les périodes de contrôle ne se conforment pas non plus à l'année civile mais comprennent la période complète écoulée depuis le dernier contrôle. Etant donné la mission de contrôle essentielle de l'OAR PolyReg au titre de la législation de surveillance, nous attribuons, en réponse aux diverses questions, au rythme de contrôle une importance prioritaire par rapport au cycle de cotisation, notamment du point de vue de l'inactivité (voir question I.2).

    Compte tenu de ce qui précède concernant l'année de cotisation et de formation, et en tenant compte de la question G.3, le cycle d'inactivité se conforme à l'année civile.

H. OAR PolyReg: Maintien et fin de l'affiliation

  1. Je viens d'être affilié à l'OAR PolyReg. Que dois-je faire?

    Vous devez dès maintenant veiller à respecter toutes les obligations envers l'association. Nous précisons qu'il est de votre devoir de respecter vos obligations, alors que c'est le devoir de l'OAR PolyReg de vous surveiller, d'attirer votre attention sur d'éventuelles négligences de vos devoirs, et en cas de besoin, de faire respecter vos obligations en appliquant des sanctions.

    En outre, il vous incombe à vous-même de faire valoir les droits qui vous reviennent de par les statuts et le règlement, et de respecter les délais et échéances en vigueur.

  2. Où puis-je lire quelles sont mes obligations, si je ne le sais plus?

    Dans les statuts et le règlement de l'OAR PolyReg, tout au plus dans les règles de déontologie et le règlement de contrôle afférent.

    L'OAR PolyReg a publié tous les documents de base cités en plusieurs langues sur sa page internet. Ils peuvent donc toujours être consultés et sont réputés connus par tous les membres, d'autant plus que les membres déclarent avec leur déclaration d'affiliation page 18 de la demande d'affiliation avoir pris connaissance des statuts et du règlement et s'y soumettre sans réserve. Il en est de même pour les règles de déontologie et leur mise en application (cf. page 9 de la déclaration d'assujettissement).

  3. Quelles sont mes obligations en tant que membre de l'OAR PolyReg?

    Hormis l'obligation de diligence que vous devez respecter en votre qualité d'intermédiaire financier conformément à la LBA et consignée au règlement de l'OAR PolyReg, et votre obligation de formation conformément à l'art. 8 de la LBA, vous êtes également soumis aux obligations découlant de l'association. Leur respect est essentiel au maintien de votre affiliation tout comme l'absence d'objections concernant vos obligations de diligence visées par la LBA.

    Le membre fait suite à son obligation de suivre les cours de formation en assistant à une formation de base en l'espace de six mois à dater de son affiliation, resp. pour les nouveaux collaborateurs, à dater de leur entrée en fonction (§ 39, al. 2 des statuts lié au § 60, al. 3 du règlement). A partir de l'année suivante, le membre aura l'obligation de suivre les cours continus. L'OAR PolyReg considère que le membre a fait suite à ses obligations dès qu'un délégué du membre prend part aux cours de formation, une seule et même personne pouvant répondre à cette obligation pour plusieurs membres.

    L'obligation de suivre les cours continus peut être respectée exceptionnellement par le fait qu'un cours de formation peut être suivi auprès d'une autre OAR. Cette exception devra être autorisée au préalable par le Directeur de l'OAR PolyReg (§ 60, al. 1 du règlement). L'OAR PolyReg reconnaît les cours de formation d'autres OAR comme étant de même niveau que les siens. Par contre, elle ne reconnaît pas les cours de formation LBA de banques, assurances et autres institutions.

    En outre, il y a une obligation de déclaration des mutations au sein de l'association. Conformément au § 8 al. 2 des statuts, les membres sont tenus de signaler sans délai au Directeur toute modification des conditions d'obtention de leur affiliation. Ils tiennent ainsi leur dossier de membre à jour. Pour faciliter les choses aux membres, l'OAR PolyReg a mis au point un formulaire de déclaration des mutations à utiliser pour toutes les déclarations de mutation et informant les membres sur les documents encore à fournir, le cas échéant. Le formulaire est toujours disponible sur la page Internet de l'OAR PolyReg.

    Outre l'obligation de verser des cotisations et l'obligation générale de régler les montants dus à l'association, le membre a une obligation de coopération, notamment lors des contrôles (ordinaires et extraordinaires) (§ 50, al. 6 et § 52, al. 3 du règlement) mais aussi en matière d'accessibilité permanente et de mise en application des instructions de l'OAR PolyReg et des procédures de sanction (§ 53, al. 2 du règlement).

    De plus, les gérants de fortune assujettis aux règles de déontologie sont également tenus de respecter les obligations découlant des règles de déontologie et du règlement des contrôles qui sont dans une large mesure identiques aux documents mentionnés ci-dessus, dans la mesure où il s'agit d'obligations spécifiques à l'association et non à des obligations spécifiques à la déontologie.

  4. Quels sont mes droits en tant que membre de l'OAR PolyReg?

    La participation et la cogestion à l'Assemblée générale (§ 27 des statuts), la proposition d'ordres du jour à l'Assemblée générale (§ 25, al. 4 des statuts), introduction d'une requête pour l'emploi de l'organe de révision propre en tant qu'autorité de contrôle LBA (§ 34, al. 1 des statuts), introduction d'une requête de formation interne par le membre (§ 39, al. 4 des statuts), introduction d'une requête en vue de l'autorisation de participation à des cours de formation donnés par une autre association (§ 60, al. 1 du règlement), introduction d'une déclaration d'inactivité et règlement d'une cotisation forfaitaire réduite pour l'année suivante (tarif des cotisations, paragr. 5), droits réglementaires lors de l'accomplissement des devoirs de diligences prévus par la LBA, notamment le recours à des tiers (selon le § 37 du règlement), ainsi que l'introduction d'une requête pour différer le contrôle deux fois au maximum pour deux années consécutives (selon le § 50, al. 3 et 4 du règlement).

    Les gérants de fortune assujettis aux règles de déontologie peuvent jouir encore d'autres droits issus des règles de déontologie et du règlement des contrôles.

  5. Comment une affiliation à l'OAR PolyReg prend-elle fin?

    Soit si le membre quitte l'association ou s'il en est exclu. Une fin tacite en cas de faillite, par exemple, n'est pas prévue. Il appartient aux membres de répondre à leurs obligations envers l'association, jusqu'à la fin de leurs activités d'intermédiaire financier légitimé grâce à leur affiliation (voir question H.3 relative à la déclaration de mutation et l'obligation de coopération). Le membre devra mettre fin à son affiliation en bonne et due forme, même en cas de faillite.

    Seule exception à la règle est le cas du décès du propriétaire d'une société unipersonnelle. Par contre, en cas de décès d'un actionnaire unique ou associé unique d'une personne juridique, les héritiers devront signaler à l'OAR PolyReg si l'affiliation reste en vigueur (ce qui implique en principe une renomination de fonctions, donc des déclarations de mutation) ou si la société est en liquidation, ce qui implique une déclaration de démission.

    La démission peut être déclarée à n'importe quel moment par une simple lettre adressée au Directeur de l'OAR PolyReg (selon le § 9 des statuts).

    L'exclusion est, en principe, une sanction (la plus rigoureuse) contre un membre, elle est prononcée seulement après une procédure de sanction, au cours de laquelle le membre concerné a le droit d'être entendu, à moins que le membre ne règle pas ses impayés malgré plusieurs relances et intervention téléphonique en dernier ressort, ou si le membre n'est plus joignable. Dans ces cas, l'exclusion est directe et sans procédure de sanction (voir question K.4).

I. OAR PolyReg: Le contrôle

  1. Combien de fois serai-je contrôlé? Quel rôle joue mon inactivité éventuelle?

    Les membres sont contrôlés en moyenne une fois tous les douze mois par un contrôleur du point de vue du respect de leurs obligations envers l'association, leur diligence et leurs déclarations, sur les lieux dans leur propre entreprise (§ 50, al. 1 du règlement, voir questions H.2 et H.3).

    Cette règle s'applique à tous les membres, notamment aux membres inactifs (voir question G.3).

    Elle ne s'applique pas si le contrôle est différé au titre du § 50, al. 3 du règlement (voir question I.2).

  2. Qu'entend-on par report du contrôle? Comment puis-je l'obtenir?

    Sur la demande écrite d'un membre, le contrôle ordinaire peut être différé jusqu'à deux fois d'une année, à condition que le dernier contrôle ait été effectué par un contrôleur désigné par l'OAR PolyReg, qu'il ne s'agissait pas d'un premier contrôle, et que les deux contrôles précédents n'aient pas révélé de lacunes importantes et qu'il n'existe qu'un faible risque de blanchiment d'argent dans les activités du membre concerné eu égard à l'envergure de ses affaires (volume de transactions, avoirs sous gestion, nombre de clients, etc.) à l'origine de ses clients et à la stabilité de ses relations d'affaires (§ 50, al. 3 du règlement). Dans le meilleur des cas, un membre peut donc passer dans une fréquence de contrôle de trois ans, à condition que la demande de report du contrôle soit introduite à temps.

    Pour les membres inactifs, il suffit pour l'appréciation de cette requête qu'il y ait eu un contrôle sans lacune auparavant.

    Compte tenu ce qui précède, le premier contrôle ne peut donc jamais être différé. Les nouveaux membres sont donc toujours contrôlés au moins une fois, avant qu'une demande de report d'un contrôle soit admise. Le premier contrôle met en même temps fin à la première année d'affiliation. Du fait que la fréquence de contrôle n'est pas identique à l'année de cotisation, il peut se produire qu'une déclaration d'inactivité ne se répercute que sur la cotisation de la troisième année d'une affiliation. En revanche, ceci a des conséquences sur l'obligation de suivre les cours de formation (voir question G.3).

    Un contrôle n'est jamais différé automatiquement – même en cas d'affiliation inactive. Au contraire, il revient au membre de demander le report du contrôle. A cet effet, l'OAR PolyReg propose un formulaire standardisé. Il conviendra dans ce cas de respecter les délais suivants: Pour le premier report du contrôle, la demande doit être introduite au siège de l'OAR PolyReg dans un délai de 6 mois après le dernier contrôle. La demande du second report peut être introduite au plus tôt 6 mois après le dernier contrôle mais dans un délai d'un an, au plus tard 18 mois après le dernier contrôle.

  3. Comment se déroule la procédure de contrôle ordinaire?

    Le contrôleur d'un membre sera mandaté en temps voulu et délégué pour effectuer le contrôle prévu par la LBA dans un délai précis. Il se mettra alors en rapport avec le membre et conviendra d'une date pour le contrôle. Celui-ci une fois achevé, le contrôleur rédige un rapport écrit et l'adressera à l'OAR PolyReg en lui joignant une copie pour le membre ou en remettant directement une copie au membre. Le contrôle sera ensuite facturé à l'appui d'un relevé horaire contresigné par le membre et réglé par celui-ci (voir question D.7).

    Les observations formulées dans le rapport de contrôle feront l'objet d'instructions émises par l'OAR PolyReg pour remédier aux lacunes constatées et peuvent – indépendamment de l'importance des infractions constatées – entraîner une procédure de sanction (§ 51, al. 4 du règlement, voir question K.1).

    Les contrôleurs et l'OAR PolyReg respectent l'entière confidentialité concernant les affaires du membre (§ 50, al. 7 du règlement).

    Si l'objectif du contrôle l'exige, les contrôles peuvent avoir lieu à l'improviste.

  4. Quel est l'objectif du contrôle?

    Le contrôleur vérifie le respect des dispositions de la loi sur le blanchiment d'argent, des statuts et du règlement.

    Le contrôle s'effectue conformément aux dispositions du concept de contrôle et a pour but de vérifier notamment si les documents exigés dans la mise en application de l'obligation d'identification et de documentation ont été établis et conservés en bonne et due forme, si les documents indiqués ci-dessus permettent de conclure que l'obligation d'identification et d'examen a été respectée, si l'obligation de déclaration a – le cas échéant – été suivie en bonne et due forme et si l'obligation de suivre les cours de formation a été respectée et que les membres disposent de connaissances suffisantes, ou si un concept de formation interne a été mis en application dans son intégralité.

    Le contrôleur vérifie également si les conditions d'affiliation à l'OAR PolyReg ont été respectées en permanence et si toutes les mutations conformément au § 8, al. 2 des statuts ont été déclarées sans délai (§ 51, al. 1 à 3 du règlement).

  5. Qu'est-ce qu'un contrôle extraordinaire?

    Un contrôle extraordinaire sert à l'éclaircissement de soupçons inhabituels ou d'irrégularités ou d'apporter des faits supplémentaires en cas d'infractions, dès que les connaissances acquises à l'examen des données tirées du contrôle ordinaire ne s'avèrent pas suffisantes (§ 52 al. 1 du règlement).

  6. Qui effectue un contrôle extraordinaire? Comme se déroule-t-il?

    S'il n'est pas effectué par le Directeur lui-même, le contrôle extraordinaire est fait par l'un des chargés d'enquête indépendants de l'OAR PolyReg, agissant sur mandat du Comité, qui informe ce dernier de ses constatations par la remise d'un rapport écrit. L'intermédiaire financier se chargera des coûts d'un tel contrôle extraordinaire effectué par le chargé d'enquête indépendant (§ 49 du règlement).

    Le chargé d'enquête indépendant prendra des preuves dans son dossier et établira un rapport écrit de ses constatations. Il peut accompagner son rapport d'une demande de sanction. Le membre concerné est tenu de soutenir le chargé d'enquête indépendant et de lui permettre l'accès à ses dossiers (§ 52, al. 2 et 3 du règlement).

    Sur la base de ces constatations, le Comité décidera d'une éventuelle procédure de sanction.

    Si l'objectif du contrôle l'exige, les contrôles peuvent avoir lieu à l'improviste.

  7. Que coûtent ces contrôles?

    Les contrôles ordinaires sont facturés suivant la durée requise et judicieuse au taux horaire de 240.- fr. plus frais et dépenses en espèces (70 centimes au km ; 80 centimes par copie), s'ils sont effectués par un contrôleur de l'OAR PolyReg. Il en va de même pour le travail du chargé d'enquête indépendant. La facturation se fait en unités de 15 minutes.

    Du reste, la facturation des taux horaires a lieu en fonction des directives de l'organe de révision (spécifique au membre) (voir questions D.7 et E.9). L'OAR PolyReg prélève auprès des membres contrôlés par leur propre contrôleur, un émolument correspondant à 10% de l'ensemble des frais de révision comme indemnisation du travail déployé pour le contrôle et la supervision (§ 42, al. 4 des statuts).

J. PolyAsset: Questions relatives aux règles de déontologie / Contrôles

  1. A quelle fréquence vais-je être contrôlé / mon entreprise va-t-elle être contrôlée? Quel rôle joue dans ce cas mon inactivité éventuelle dans le cadre de l'OAR PolyReg?

    Les gérants de fortune assujettis aux règles de déontologie sont contrôlés (en plus du contrôle au titre de la loi sur le blanchiment d'argent) une fois par an pour assurer le respect des règles de déontologie. Pour les gérants de fortune qui se sont assujettis aux règles de déontologie durant le premier semestre d'une année civile, il faudra déposer un rapport de contrôle une fois par an au plus tard le 31 décembre de chaque année. Pour les autres, un rapport de contrôle devra être déposé tous les ans au plus tard au 30 juin de chaque année (§ 10, al. 1 RCSRD).

    Une activité déclarée dans le cadre de l'affiliation auprès de l'OAR PolyReg n'a pas d'importance, vu qu'elle n'engendre pas d'exception à l'obligation de contrôle au titre de la LBA.

  2. Le contrôle déontologique peut-il aussi être différé comme chez l'OAR PolyReg?

    Non. Les contrôles relatifs à la LBA et aux règles de déontologie n'ont aucun rapport entre eux.

    Le Directeur peut néanmoins accorder un délai supplémentaire de deux mois au maximum pour la présentation du rapport de contrôle si les raisons sont suffisantes. La date fixée pour les contrôles suivants ne peut toutefois pas être reportée (§ 10, al. 4 RCSRD).

  3. Comment se déroule le contrôle ordinaire?

    Le gérant de fortune mandate son contrôleur sans y être contraint, et en temps voulu, afin que celui-ci procède au contrôle, et que le rapport de contrôle parvienne à l'association au plus tard à la date fixée (voir question J.1) (le cachet de la poste faisant foi ; § 10, al. 2 RCSRD).

    Le contrôle a lieu dans les locaux d'affaires du gérant de fortune conformément aux principes de contrôle éprouvés et reconnus (§ 11, al. 1 RCSRD).

    Le gérant de fortune contrôlé est tenu de présenter au contrôleur les documents et pièces permettant de vérifier le respect des obligations déontologiques. Le contrôleur peut également exiger l'accès à la comptabilité du gérant de fortune, aux dossiers des clients et aux justificatifs des comptes de sociétés et clients. De plus, il est tenu de lui accorder tous renseignements utiles à cet effet (§ 11, al. 2 RCSRD).

    Les contrôleurs sont tenus au secret professionnel (§ 11, al. 3 RCSRD).

  4. Quel est l'objectif du contrôle?

    Le contrôleur vérifie le respect des règles de déontologie. L'objectif du contrôle est de constater si le gérant de fortune respecte vraisemblablement les règles de déontologie. Toute lacune est à consigner dans le rapport de contrôle. Le contrôle s'effectue par pointages qui sont fixés de façon à pouvoir détecter fort probablement les lacunes systématiques. Le contenu spécifique des contrôles se conforme au § 12, al. 2 RCSRD.

    Le contrôle vise également à vérifier si le gérant de fortune assure vraisemblablement une activité commerciale correcte, s'il dispose d'une organisation conforme à son activité, si celle-ci est conforme aux lois applicables en matière de marchés financiers et s'il respecte les stratégies de placement établies, procède aux placements et transactions dans l'intérêt de ses clients et se charge d'une bonne répartition des risques. Il convient de vérifier notamment si les mesures d'organisation requises sont prises et appliquées.

    Après achèvement du contrôle, le contrôleur fera parvenir dans un délai de 14 jours après achèvement du contrôle mais au plus tard jusqu'au jour fixé (voir question J.1) un exemplaire signé de son rapport au Directeur.

  5. Qu'est-ce qu'un contrôle extraordinaire?

    Les contrôles extraordinaires servent à prouver des infractions aux règles de déontologie d'un gérant de fortune, en cas de suspicion ou en vue d'une procédure de sanction (§ 14, al. 1 RCSRD).

  6. Qui effectue un contrôle extraordinaire? Comment se déroule-t-il?

    Un contrôle extraordinaire est effectué soit par le Directeur lui-même, soit par un chargé d'enquête indépendant mandaté par lui (§ 14, al. 1 RCSRD).

    Le chargé d'enquête indépendant prendra des preuves dans son dossier et établira un rapport écrit de ses constatations. Il peut accompagner son rapport d'une demande de sanction. Le membre concerné est tenu de soutenir le chargé d'enquête indépendant et de lui permettre l'accès à ses dossiers (§ 14, al. 2 et 3 RCSRD).

    Sur la base de ces constatations, le Comité décidera d'une éventuelle procédure de sanction.

  7. Quelles sont les conséquences des observations à l'occasion des contrôles déontologiques?

    Les irrégularités constatées par le contrôleur ou à la suite d'une plainte de tiers font l'objet d'une instruction et sont poursuivies et il sera décidé de l'ouverture d'une procédure de sanction ou de laisser l'affaire sans suite (voir question J.6).

    Les irrégularités sont signalées aux autorités de surveillance en matière de blanchiment d'argent compétente pour le gérant de fortune concerné, dans la mesure où celle-ci n'est pas identique à l'association (§ 13, al. 2 RCSRD).

    Si la garantie d'une activité commerciale correcte du gérant de fortune est mise en question à l'occasion d'une procédure (ultérieure), dont l'objectif est de prouver le respect des règles de déontologie, il conviendra également de contrôler la garantie visée à l'art. 14 LBA, resp. § 2, al. 2 et § 4, al. 2 des statuts de l'OAR PolyReg. Le cas échéant, une procédure de sanction conforme au règlement de la LBA devra également être engagée (§ 16 RCSRD).

  8. Que coûtent ces contrôles?

    Les coûts dépendent des accords que le gérant de fortune a pris avec l'autorité de contrôle déontologique qu'il a choisie.

K. OAR PolyReg: Sanctions et juridiction arbitrale

  1. Quand l'OAR PolyReg prend-elle des sanctions?

    Toute infraction du membre aux obligations de l'association ou celles découlant de la LBA et du règlement, à savoir les obligations de diligence (art. 3 à 8 LBA), obligations de déclaration (art. 9 LBA), obligation de formation (art. 8 LBA) sont passibles de sanctions (§ 45, al. 1 des statuts).

    En cas d'infraction mineure commise par négligence, l'OAR PolyReg peut prononcer un avertissement au lieu d'une amende ou renoncer à la sanction (§ 54, al. 2 du règlement). En cas d'infraction de faible importance que le membre est en mesure de réparer en peu de temps (en l'espace de 30 jours au maximum), il n'y aura, en principe, pas de sanction. Un membre fautif sera cependant sommé par écrit de réparer une infraction commise dans un délai imparti.

  2. Quelles sanctions sont pensables?

    Les sanctions suivantes peuvent être prononcées: avertissement, amende (terme juridique: amende contractuelle) de 300.- à 300'000.- fr., menace d'exclusion et exclusion (§ 45, al. 2 des statuts et § 53, al. 1 du règlement).

    Les infractions préméditées sont aussi à punir dans tous les cas d'amende. Peuvent s'ajouter aux sanctions les frais d'enquête, les frais de jugement et de chancellerie (§ 45, al. 3 et 4 des statuts).

    Le cas échéant, la sanction sera assortie d'une injonction de rétablir l'ordre réglementaire dans un délai allant jusqu'à trois mois. Cet ordre peut être lié à des instructions et des charges concernant l'organisation interne de l'intermédiaire financier (§ 53, al. 2 du règlement).

  3. Comment sont calculées les amendes?

    Les amendes sont calculées en fonction de la gravité de l'infraction, du degré de culpabilité et de la capacité financière du membre. D'éventuelles sanctions et/ou peines prononcées en parallèle par les autorités publiques ne gênent pas les sanctions prononcées par l'association. Il faudra néanmoins en tenir compte pour qu'il n'en résulte pas une cumulation exagérée (§ 54, al. 1 du règlement).

  4. Quand l'OAR PolyReg prononce-t-elle une exclusion?

    L'exclusion peut être prononcée en cas d'infraction réitérée au règlement ou aux statuts, lorsque l'intermédiaire financier en infraction ne rétablit pas l'état réglementaire ou statutaire en dépit des avertissements dans un délai imparti par la loi (§ 55, al. 1 du règlement).

    Un membre est exclu s'il ne répond plus aux conditions requises pour l'affiliation (voir question H.3), notamment mais non seulement – s'il ne répond pas à ses obligations découlant de la loi sur le blanchiment d'argent ou s'il ne fournit plus les garanties personnelles et organisationnelles requises pour assurer les activités et l'état réglementaire dans un délai de trois mois au maximum imparti par la loi (§ 55, al. 2 du règlement). En outre, l'exclusion est immédiate en cas de non paiement des dettes envers l'association (voir question H.5).

    L'OAR PolyReg exige de ses membres conformément au § 2, al. 2 des statuts, qu'ils fournissent des prestations financières correctes et de haute qualité du point de vue légal et éthique. L'absence d'irrégularités légales est jugée à la vue du respect (prévisible) de toutes les lois, notamment de toutes les lois et décrets relevant de la législation régissant les marchés des finances. Les infractions à ces règles peuvent, le cas échéant, entraîner également l'exclusion.

    Un membre doit impérativement être exclu s'il viole par préméditation ou négligence grossière les dispositions de la LBA, notamment l'obligation de déclaration (§ 55, al. 3 du règlement).

    L'exclusion ou la menace d'exclusion peut dans tous les cas être accompagnée du prononcé d'une amende (§ 55, al. 4 du règlement, voir question K.3).

  5. Comment se déroule une procédure de sanction?

    La procédure commence par une notification écrite par recommandé de l'ouverture de la procédure au membre. Cette lettre fera état des reproches qui lui sont adressés ainsi que les sanctions qu'il encourt. En outre, la même lettre contiendra une mise en demeure avec délai jusqu'auquel il devra se prononcer par écrit sur tous les chefs d'accusation (reproches, sanctions encourues et leur envergure).

    Après réception de cette réponse ou après écoulement infructueux du délai, la commission du Comité décidera d'une sanction. Il tiendra compte tout au plus des arguments cités par le membre, sur lesquels il statuera librement (voir question K.7).

    Si une décision est prise, celle-ci sera communiquée par lettre recommandée au membre. Toutes les décisions de sanction peuvent ensuite faire l'objet d'un recours auprès du tribunal arbitral de PolyReg (§ 37 des statuts et § 58 du règlement). Le tribunal arbitral tranchera définitivement sur les différends entre membre et OAR PolyReg (voir question E.13).

    Dans la pratique du tribunal arbitral, les recours pour exclusion en raison du non-paiement des créances de l'association ne sont admis qu'à titre limité, du fait que la procédure d'arbitrage n'est pas faite pour procurer par la voie arbitrale un nouveau sursis de paiement au membre qui ne règle pas ses impayés en dépit de trois rappels de paiement.

  6. Quelles sont les conséquences d'une procédure de sanction du point de vue de l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA?

    Si une procédure de sanction ou d'exclusion est engagée contre un intermédiaire financier affilié, et que celle-ci pourrait mener à une amende contractuelle ou une exclusion de l'OAR PolyReg, les décisions ordonnant l'ouverture et la clôture de la procédure seront transmises à l'Autorité fédérale de contrôle FINMA (§ 57, al. 1 du règlement).

    Si la procédure concerne une personne soumise au secret professionnel, la Délégation du Comité doit veiller au respect de celui-ci en prenant des mesures appropriées (§ 57, al. 2 du règlement).

  7. Quelle est la nature juridique des procédures de sanction de l'OAR PolyReg et quels sont les principes applicables pour la procédure?

    L'OAR PolyReg a pour but la mise en application du respect des obligations de diligence prévues par la LBA et le contrôle de l'obligation de ses membres, de fournir des services financiers irréprochables tant du point de vue juridique qu'éthique, et de haute qualité (cf. § 2 al. 2 des statuts). Ceci est en accord avec la pratique constante et de longue date de l'Autorité de surveillance (FINMA), la violation des autres dispositions relevant de la législation des marchés financiers étant apte à mettre en question la bonne réputation de l'intermédiaire financier, et par la même occasion, la garantie du respect des obligations de diligence.

    L'OAR PolyReg n'exerce pas de surveillance prudentielle sur ses membres et ne la fait pas intervenir par des détours, lorsqu'elle poursuit des infractions au § 2, al. 2 des statuts. Les procédures de sanction de l'OAR PolyReg et les mesures qui s'ensuivent ont d'abord un caractère préventif et ont en premier lieu pour but de rétablir un état réglementaire. Une procédure de sanction de l'OAR PolyReg n'a pas de caractère pénal.

    Le principe «in dubio pro reo» représente une règle d'administration des preuves pour le juge aux affaires pénales. L'essentiel à l'ouverture d'une procédure de sanction est toutefois de savoir s'il y a un soupçon suffisant à l'origine. Ensuite, le Comité ou la commission du Comité devra enquêter en analogue aux dispositions de droit administratif (cf. l'art. 12 et 13 de la loi sur la procédure administrative) sur les faits, et la décision à prendre se base sur la libre conviction du comité. Ce n'est donc pas le principe in dubio pro reo qui entre en application (qui n'entre de toute manière pas en ligne de compte dans la procédure administrative, ce qui résulte e contrario du § 6, al. 2 de la Convention européenne sur les droits de l'homme), mais plutôt celui de la libre appréciation des preuves (analogue à l'art. 19 de la loi sur la procédure administrative lié à l'art. 40 de la loi fédérale du 4 décembre 1947 de procédure civile fédérale; RS 273).

    L'OAR PolyReg n'est donc pas liée à des règles de preuve strictes, lui prescrivant la manière d'en arriver à ses appréciations, comment une preuve valable est établie et quelle valeur les moyens de preuve ont les uns par rapport aux autres (cf. ATF 130 II 482 E. 3.2; ATAF du 3 août 2007, C-1170/2006, E. 6.1).

    Dans les procédures de sanction de l'OAR PolyReg, on tient en outre compte tout autant de la supposition de l'innocence que du principe de l'art. 8 du Code civil suisse [ZGB], en accordant aux intéressés le droit d'être entendus, et en décidant seulement après considération des circonstances et des arguments formulés d'une sanction éventuelle ou de la renonciation à celle-ci, de telles décisions devant, le cas échéant, affronter l'appel au tribunal arbitral prévu par les statuts.

    L'ouverture d'une procédure de sanction ne représente donc pas une condamnation prématurée et ne porte pas atteinte à la supposition de l'innocence. Elle permet d'énoncer au membre les griefs portés contre lui et de lui indiquer les sanctions qui s'ensuivent pour qu'il puisse faire usage de son droit d'audition légal.

    D'autant plus que le principe de la libre appréciation des preuves exige que l'instance ordonnatrice puisse se faire une opinion de façon consciencieuse, minutieuse et libre de tout préjugé, que le fait à prouver soit estimé véridique ou non. La preuve est apportée dès que l'appréciation des preuves est apte à convaincre le Comité que le fait essentiel du point de vue légal est réalisé (ATF 114 II 289 E. 2a; ATF 105 Ib 114 E. 1a).

    S'il s'agit d'apprécier les opérations internes chez un membre, il est permis à l'OAR PolyReg de se baser sur des faits connus pour conclure à des faits inconnus comme supposition consécutive. De telles suppositions de faits peuvent se produire dans tous les domaines du droit, notamment dans le droit public. Il s'agit alors de conclusions de probabilité, issues de l'expérience qu'apporte la vie (ATF 130 II 482 E. 3.2 avec remarques; ATAF du 3 août 2007, C-1170/2006, E. 6.1).

  8. Que coûte une procédure de sanction?

    Aux sanctions peuvent s'ajouter les frais d'enquête et de décision (§ 45, al. 4 des statuts). Les frais de décision sont calculés en fonction du décret du Tribunal supérieur du Canton de Zurich relatif aux frais de procédure du 4 avril 2007.

  9. Quels droits de recours y a-t-il contre les décisions de sanction de l'OAR PolyReg?

    Le recours auprès du tribunal arbitral (voir question K.5). Ce tribunal tranche sur les différends entre membres et OAR PolyReg de façon définitive. Après cette instance, il n'y a plus aucun moyen de recours (voir question E.13).

  10. Quelles sont les fonctions du responsable au tribunal arbitral?

    Le responsable dirige la procédure jusqu'au dépôt d'un mémoire motivé de recours et de la réponse, jusqu'à la constitution du tribunal arbitral. Ensuite la procédure est dirigée par le tribunal arbitral lui-même (§ 38, al. 1 des statuts). Les juges en fonction sont indépendants (non-membres) de l'association, ils doivent avoir des compétences professionnelles.

    Le responsable a notamment pour mission de fixer les délais, d'avertir les parties des conséquences d'un éventuel retard ainsi que d'encaisser les droits d'inscription. Le responsable peut rayer la procédure de recours pour des motifs procéduraux ou la suspendre, à condition que le tribunal arbitral ne soit pas encore constitué, notamment en cas de défaut de motivation du recours, de non-paiement des frais d'inscription, de retrait du recours ou de désistement d'instance, de reconsidération par le Comité de la décision attaquée et pour autant qu'il en ait simultanément levé les effets ou en cas de faillite du membre recourant, etc. Dans de tels cas, le responsable peut décider de renoncer au prélèvement de frais ainsi qu'à l'allocation d'une indemnité procédurale (§ 38, al. 2 des statuts ; voir question K.13).

  11. Comment se déroule une procédure d'arbitrage?

    Le découlement d'une procédure d'arbitrage est expliqué en détail au § 38 des statuts.

  12. Comment se produit l'effet suspensif d'un recours? Quelles sont les conséquences du retrait de l'effet suspensif?

    Un recours auprès du tribunal arbitral a normalement un effet suspensif. Cela signifie que la décision relative aux sanctions n'a force de la chose jugée que lorsque le tribunal arbitral aura émis son jugement.

    Dans des cas urgents, le Comité peut cependant retirer l'effet suspensif d'un recours et prendre des mesures préventives. De telles mesures ordonnées par le Comité sont soumises sur réclamation à l'examen (individuel) d'un arbitre unique spécialement tiré au sort (§ 12, al. 4 des statuts).

    Le retrait de l'effet suspensif d'un recours auprès du tribunal arbitral contre une décision d'exclusion a pour effet que le membre exclu doit arrêter ses activités d'intermédiaire financier ou s'affilier dans un délai de deux mois à une autre OAR ou encore faire une demande d'assujettissement auprès de la FINMA.

    En principe, l'effet suspensif est retiré conformément au § 12, al. 2 des statuts dès qu'une surveillance ordonnée du membre à exclure ne peut pas ou ne peut plus être garantie.

    Ceci est particulièrement à craindre dans des circonstances diverses, notamment lorsque les activités du membre sont contraires aux exigences et aux conditions posées par la loi, les statuts et le règlement et, étant donné la nature fondamentale d'une irrégularité flagrante, s'il n'y a aucune chance que l'état conforme à la loi puisse être rétabli dans un délai admissible – parce que ceci contraindrait le membre à cesser toute activité professionnelle, ou que le membre se soustrait au contrôle de l'OAR PolyReg en ne se laissant pas contrôler, par exemple, ou qu'il s'opposerait activement aux instructions émises par l'OAR PolyReg ou qu'il poursuit dans notre pays une activité non autorisée déjà reconnue ailleurs comme étant illégale.

    Par contre, un recours introduit en raison de la hauteur des frais et émoluments facturés a toujours un effet suspensif.

  13. Combien coûte une procédure arbitrale?

    Dans un premier temps sont facturés les frais d'inscription à titre de caution. Ces frais dépendent de l'objet du litige et s'élèvent à:

    500.- fr.,en cas de litige pour un seul montant de frais
    1'000.- fr.,en cas de litige pour sanction et
    2'000.- fr.,en cas de litige en raison du rejet de la demande d'affiliation ou l'exclusion.

    Les autres frais de procédure sont facturés suivant les dépenses, notamment le taux horaire de l'arbitre saisi.