Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA
OAR reconnus par la FINMA
PolyReg Association Générale d'Autorégulation
 
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Questions fréquentes

Pratique de l'OAR PolyReg dans ses processus de travail et modes opératoires

Table des matières:

A. Questions préliminaires / Public
  1. Qu'est-ce que l'OAR PolyReg et pour quoi est-il compétent?

  2. Où trouve-t-on des informations concernant les membres affiliés à l'OAR PolyReg? Existe-t-il une liste des membres disponible sur Internet?

  3. L'OAR PolyReg fournit-elle des renseignements concernant ses membres, en l'occurrence sur les procédures de sanction ou autres?

B. OAR PolyReg: Les exigences posées aux membres
  1. Qui a le droit de devenir membre de l'OAR PolyReg?

  2. Quand suis-je intermédiaire financier? Comment puis-je savoir si mes activités sont assujetties à la LBA?

  3. Quelles sont les autres exigences imposées aux membres?

  4. Je n'exerce pas d'activité d'intermédiaire financier mais j'envisage dans le futur d'exercer une activité soumise à la loi. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg à titre préventif?

  5. Je travaille uniquement comme conseiller mais mes partenaires commerciaux exigent que je sois affilié à l'OAR PolyReg. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg dans ces circonstances?

C. OAR PolyReg: Procédure d'affiliation
  1. Comment se déroule la procédure d'affiliation?

  2. Combien de temps dure la procédure d'affiliation?

  3. Existe-t-il une procédure urgente?

  4. Puis-je accélérer la procédure d'affiliation en me présentant moi-même au siège de l'OAR PolyReg?

  5. Que coûte l'affiliation à l'OAR PolyReg?

  6. Qui est pris en compte dans la classification de la cotisation?

  7. A quels frais supplémentaires faut-il s'attendre?

D. Questions concernant la demande d'affiliation
  1. Page 2: Que signifie «référence»? Qui peut la fournir?

  2. Pages 4, 11, 12 et 15: Quelles fonctions assujetties à la LBA l'OAR PolyReg connaît-elle? Pourquoi ces fonctions sont-elles à occuper personnellement? Quelles sont les conditions auxquelles les titulaires de ces fonctions doivent répondre?

  3. Les diverses fonctions relevant de la LBA peuvent-elles être occupées par une seule et même personne?

  4. Pages 8 et 16: Quelles sont les exigences en matière de documentation pour les organes, les membres de la direction, les cadres et les personnes autorisées à signer?

  5. Page 9: Les comptes annuels de ma société ne sont pas contrôlés par un organe de révision. Est-ce admissible ou cela pose-t-il des problèmes à l'OAR PolyReg?

  6. Page 9: Je souhaite que mon organe de révision effectue les contrôles LBA (page 9 de la demande, conformément au §34 al. 1 des Statuts). Qu.est-ce que cela signifie exactement?

  7. Page 9: Comment prouver que notre propre organe de révision est compétent en ce qui concerne tous les aspects LBA et qu'il remplit les exigences du §33 al. 2 des Statuts?

  8. Page 10: Quelles sont les exigences en matière de documentation pour les collaborateurs LBA sans droit de signature, sans fonction d'organe et sans fonction LBA spécifique?

  9. Page 10: Mon entreprise travaille avec des agents. Quelles sont les exigences en matière de documentation pour ces derniers?

  10. Page 14: Je souhaite être moi-même responsable de la formation interne en matière de LBA (page 14 de la demande, conformément au §61 al. 3 du Règlement). Qu'est-ce que cela signifie exactement?

  11. Page 15: Quels renseignements sont requis à la page 15 de la demande d'affiliation?

  12. Page 16: Quelles sont les exigences en matière de documentation liées à la titularité d'une fonction relevant de la LBA?

  13. Ma demande d'affiliation a été refusée. Que puis-je faire?

E. OAR PolyReg: Questions relatives aux conséquences et aux modalités d'affiliation
  1. Que se passe-t-il avec mes données détenues par l'OAR PolyReg?

  2. J'aimerais m'affilier à l'OAR PolyReg en tant que membre passif. Est-ce possible?

  3. Je sais que l'OAR PolyReg dispose de membres inactifs. Qu'est-ce que cela signifie et comment puis-je devenir membre inactif?

  4. Quelles sont les différentes échéances qui existent pour moi en tant que membre au cours de l'année associative?

F. OAR PolyReg: Maintien et fin de l'affiliation
  1. Je viens d'être affilié à l'OAR PolyReg. Que dois-je faire?

  2. Où puis-je lire quelles sont les obligations, si je ne sais plus?

  3. Quelles sont mes obligations en tant que membre de l'OAR PolyReg?

  4. Quels sont mes droits en tant que membre de l'OAR PolyReg?

  5. Comment l'affiliation à l'OAR PolyReg prend-elle fin?

G. OAR PolyReg: Les contrôles
  1. A quelle fréquence serais-je soumis à des contrôles? Quel rôle joue mon éventuelle inactivité?

  2. Qu'est-ce qu'un report de révision? Comment puis-je l'obtenir?

  3. Comment se déroule la procédure de contrôle ordinaire?

  4. Quel est l'objectif du contrôle?

  5. Qu'est-ce qu'un contrôle extraordinaire?

  6. Qui effectue un contrôle extraordinaire? Comment se déroule un tel examen?

  7. Que coûtent ces contrôles?

H. OAR PolyReg: Sanctions et arbitrage
  1. Quand est-ce que l'OAR PolyReg recourt-il au système de sanctions?

  2. Quelles sanctions sont envisageables?

  3. Comment les amendes sont-elles calculées?

  4. Quand l'exclusion de l'OAR PolyReg a-t-elle lieu?

  5. Comment se déroule une procédure de sanction?

  6. Quelles sont les conséquences d'une procédure de sanction par rapport à l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA?

  7. Quelle est la nature juridique des procédures de sanction de l'OAR PolyReg et quels sont les principes de procédure appliqués?

  8. Combien coûte une procédure de sanction?

  9. Quelles sont les voies de recours ouvertes contre les décisions de sanction de l'OAR PolyReg?

  10. Quelle est la fonction du Responsable de l'arbitrage?

  11. Comment se déroule une procédure arbitrale?

  12. Qu'en est-il de l'effet suspensif d'un recours? Quelles sont les conséquences du retrait de l'effet suspensif?

  13. Combien coûte une procédure arbitrale?

A. Questions préliminaires / Public

  1. Qu'est-ce que l'OAR PolyReg et pour quoi est-il compétent?

    L'OAR PolyReg est un organisme d'autorégulation reconnu par la FINMA qui surveille et impose à ses membres la mise en œuvre des obligations de diligence prévues par a loi sur le blanchiment d'argent (LBA; RS 955.0). Cette surveillance ne comprend pas la protection des investisseurs, d'autant plus que la LBA elle-même n'est pas conçue pour protéger ces derniers. L'OAR PolyReg n'exerce donc pas de surveillance prudentielle sur ses membres.

  2. Où trouve-t-on des informations concernant les membres affiliés à l'OAR PolyReg? Existe-t-il une liste des membres disponible sur Internet?

    Selon une décision de l'Assemblée générale de 2004, la liste des membres de l'OAR PolyReg n'est pas publiée. Un moteur de recherche est disponible sur le site Internet de la FINMA et permet de se renseigner sur l'affiliation d'un partenaire à un OAR.

    Une confirmation d'affiliation peut également être obtenue directement auprès de l'OAR PolyReg ou auprès du membre lui-même, en lui demandant copie de la confirmation d'affiliation.

    Chaque membre est en mesure de créer lui-même et à n'importe quel moment, une confirmation en ligne de son affiliation par le biais du site web de l'OAR PolyReg (en allemand, français, italien ou anglais). Si vous recevez une telle confirmation, vous serez en mesure de vérifier -- également en ligne -- son authenticité. La vérification d'une confirmation d'affiliation en ligne indique en même temps l'actualité d'une affiliation une fois confirmée.

  3. L'OAR PolyReg fournit-elle des renseignements concernant ses membres, en l'occurrence sur les procédures de sanction ou autres?

    Non. Les affaires internes de l'OAR PolyReg sont soumises à la protection des données et ne sont pas publiques. Il en est de même pour les demandes formulées par les médias.

B. OAR PolyReg: Les exigences posées aux membres

  1. Qui a le droit de devenir membre de l'OAR PolyReg?

    Peut devenir membre toute personne physique ou morale agissant en Suisse en tant qu'intermédiaire financier au sens du §2 al. 2 let. bbis ou al. 3 LBA et qui remplit les conditions de l'art. 14 al. 2 LBA (§3 al. 1 des Statuts de l'OAR PolyReg (les Statuts)).

    Les personnes physiques ou morales qui ne sont pas intermédiaires financiers au sens de l'art. 2 al. 3 LBA, peuvent devenir membre de l'OAR PolyReg de manière volontaire, si elles accomplissent régulièrement depuis la Suisse pour un intermédiaire financier en Suisse ou à l'étranger des obligations de diligence déléguées ou si elles apportent la preuve que pour d'autres raisons, elles nécessitent une surveillance pour leur activité commerciale dans le domaine des services financiers. Elles seront traitées pour cette activité de manière identique aux intermédiaires financiers obligés de s'affilier (§3 al. 2 des Statuts).

    Les sociétés de domicile ne peuvent pas devenir membre de l'OAR PolyReg. Sont considérées sociétés de domicile au sens du §23 du Règlement de l'OAR PolyReg (le Règlement), les personnes morales, sociétés, établissements, fondations, trusts, entreprises fiduciaires et constructions semblables, qui n'exercent pas une activité de commerce ou de fabrication, ou une autre activité exploitée en la forme commerciale. Si une société n'exerce pas d'activité exploitée en la forme commerciale ou ne dispose pas de personnel, il peut s'agir d'indices d'une société de domicile.

  2. Quand suis-je intermédiaire financier? Comment puis-je savoir si mes activités sont assujetties à la LBA?

    Si la réponse ne découle pas directement de l'art. 2 al. 3 LBA, l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) vous conseillera de manière juridiquement contraignante sur la question de l'obligation d'affiliation. Dans l'intervalle, la pratique de la FINMA est résumée dans la Circulaire 2011/1 «Activité d'intermédiaire financier au sens de la LBA».

    Quiconque exerce à titre professionnel une activité relevant de la LBA doit soit obtenir une autorisation de la FINMA, soit -- dans le cas de l'art. 2 al. 3 LBA -- être affilié à un OAR. Les valeurs seuils de l'activité exercée à titre professionnel sont fixées à l'art. 7 de l'ordonnance sur le blanchiment d'argent (OBA; RS 955.01).

  3. Quelles sont les autres exigences posées aux membres?

    Le membre lui-même ainsi que toute personne et tout collaborateur chargé de l'administration et de la direction de ses affaires, et assumant des fonctions pour le compte du membre dans le domaine de l'intermédiation financière, doit jouir d'une bonne réputation concernant ses activités d'intermédiaire financier et offrir toute garantie requise dans le respect des obligations découlant de la LBA et du règlement. En outre, les membres sont tenus d'exercer en tout temps leurs activités conformément au but des Statuts et s'engage à respecter en tout temps les obligations découlant de la LBA, des instructions de la FINMA et du Règlement selon l'art. 25 LBA. Cela comprend l'interdiction formelle d'exercer une activité illicite (contraire aux lois), notamment l'exercice d'activités soumises à autorisation en l'absence de celle-ci, de même que toute pratique commerciale contraire à l'éthique (§4 al. 1 des Statuts).

  4. Je n'exerce pas d'activité d'intermédiaire financier mais j'envisage dans le futur d'exercer une activité soumise à la loi. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg à titre préventif?

    L'OAR PolyReg n'accepte pas de membres à titre préventif. Toutefois, si une activité assujettie est envisagée dans un avenir prévisible et que cette activité peut être exposée et documentée en détail lors de la présentation de la demande d'affiliation (par exemple au moyen de la remise de contrats types, d'un business plan, etc.), l'affiliation est possible avant le début de l'activité opérationnelle. En revanche, si aucune activité assujettie n'est envisagée, une affiliation n'est possible qu'en présence d'un autre motif selon le §3 al. 2 des Statuts, qu'il convient de justifier (voir questions B.1 et B.5).

  5. Je travaille uniquement comme conseiller mais mes partenaires commerciaux exigent que je sois affilié à l'OAR PolyReg. Puis-je m'affilier à l'OAR PolyReg dans ces circonstances?

    Dans de tels cas, une affiliation volontaire peut être demandée au moyen d'une preuve fournie par le partenaire commercial conformément au §3 al. 2 des Statuts. Les requérants présentant le contexte correspondant doivent toutefois passer la procédure d'affiliation ordinaire (voir question C.1) et sont traités comme des intermédiaires financiers affiliés.

C. OAR PolyReg: Procédure d'affiliation

  1. Comment se déroule la procédure d'affiliation?

    La procédure d'affiliation se déroule uniquement par courrier, elle est interactive et se déroule en deux phases. Elle commence par l'introduction d'une demande d'affiliation intégrale adressée par la poste. L'OAR PolyReg en confirmera la réception sans délai par écrit. Par la même occasion, un premier examen de la demande se fera dans le but de fixer la catégorie de cotisation suivant le Tarif des cotisations de l'OAR PolyReg, suivi de la facturation des frais d'affiliation uniques.

    Après le règlement de ce montant, la demande sera soumise à un contrôle d'intégralité et de respect de la forme. Les documents manquants et/ou les données incomplètes seront demandés avec indication d'un délai. La demande d'affiliation constituera par la même occasion le dossier de base du membre qui le suivra pour toute la durée de son affiliation et qui sera à tenir en permanence à jour en l'état actuel respectif après leur affiliation en tant que membre (voir question F.3). C'est pourquoi la demande d'affiliation est à remplir de façon lisible. Elle peut être remplie à la main.

    Dès que la demande d'affiliation est complète, elle fera l'objet d'un examen matériel. Cet examen a pour but de constater si le demandeur détient en tant qu'intermédiaire financier les qualités suffisantes pour assumer les obligations découlant de la LBA et du Règlement, notamment des prestations financières irréprochables tant juridiquement qu'éthiquement et de haute qualité au sens du §2 al. 2 des Statuts. En cas de questions ou de précisions à apporter, le demandeur en sera informé par écrit et un délai de réponse écrit lui est imparti.

    S'il n'y a aucune objection -- ou si celle-ci est écartée par les exposés du demandeur -- le Directeur statuera sur la suite à donner à la demande d'affiliation. La décision sera communiquée au demandeur par écrit avec une confirmation d'affiliation écrite ou -- en cas de rejet -- une décision écrite justifiée et pouvant faire l'objet d'un recours auprès du Tribunal arbitral (voir questions H.9 et H.11). Si le candidat est admis en tant que membre, l'association percevra en même temps la cotisation annuelle pour l'année en cours.

  2. Combien de temps dure la procédure d'affiliation?

    La procédure se déroule de façon que la décision soit communiquée au requérant en l'espace de 2 jours à 8 semaines à dater de la réception de la requête intégrale. Il faut cependant préciser que la demande de documents manquants ou la réponse aux questions posées à la suite de l'examen matériel (2ème étape de contrôle) peut retarder considérablement la décision.

  3. Existe-t-il une procédure urgente?

    Il n'existe pas de procédure urgente.

  4. Puis-je accélérer la procédure d'affiliation en me présentant moi-même au siège de l'OAR PolyReg?

    Non. Certes, nous serions heureux de faire votre connaissance mais un examen formel et matériel minutieux de votre requête est l'une des obligations légales de l'OAR PolyReg, indépendamment du fait que vous soyez pressé. Il va de soi que l'examen de votre dossier, liée au déroulement administratif, prendra un certain temps. Il est ainsi recommandé de s'adresser à l'OAR PolyReg suffisamment tôt.

  5. Que coûte l'affiliation à l'OAR PolyReg?

    Les coûts dépendent de la taille de votre entreprise (voir aussi question C.6). Le choix de la catégorie de cotisation dépend du Tarif des cotisations de l'OAR PolyReg.

    En principe, la contribution simple (unique) pour les frais d'affiliation -- en fonction de la pertinence de l'activité LBA -- s'élève à 900.- pour les activités qui ne relèvent pas majoritairement de la LBA et à 1.200.- pour les activités qui le sont. Pour les demandes d'affiliation issues du domaine FinTech et des nouvelles technologies, des frais supplémentaires d'examen s'appliquent (cf. Tarif des cotisations).

    Après l'affiliation admise, les coûts récurrents d'affiliation (cotisation annuelle) varient entre 1.000.- et 5.600.- francs, selon la taille de l'entreprise et la pertinence de l'activité relevant de la LBA.

    Pour les membres qui font parties des entreprises de catégorie 4 (28 personnes et plus), le Comité délégué fixe les frais d'affiliation et la cotisation annuelle. Ceux-ci ne doivent toutefois pas être inférieurs à ceux des membres de catégorie 3.

    Les membres inactifs paient une cotisation forfaitaire de Fr. 850.- (cf. question E.3).

  6. Qui est pris en compte dans la classification de la cotisation?

    Conformément au tarif des cotisations, sont prises en compte (cumulativement) toutes les personnes qui exercent une activité de direction et celles qui, dans les domaines relevant de la LBA, sont actives ou disposent d'un pouvoir de représentation individuel ou collectif. Les doubles comptages sont évités. Les emplois à temps partiel ne sont pas pris en compte.

  7. A quels frais supplémentaires faut-il s'attendre?

    Outre la cotisation annuelle, des frais à charge du membre sont engendrés par les contrôles annuels en matière de la LBA et par l'obligation de formation. Les contrôles effectués par les sociétés de contrôle de l'OAR PolyReg sont facturés en fonction du temps consacré, selon un tarif horaire uniformisé de Fr. 250.-/heure. Si les contrôles sont effectués exceptionnellement par votre contrôleur particulier, celui-ci facturera son propre tarif horaire (cf. question G.7).

    La formation de base unique coûte Fr. 650.- par personne, tandis que la formation continue annuelle coûte Fr. 390.- (cf. question F.3).

    En dehors de la cotisation annuelle, des frais de révision et de formation, aucun frais supplémentaires ne sont perçus (comme pour le soutien des membres, la saisie des mutations, etc.).

D. Questions concernant la demande d'affiliation

  1. Page 2: Que signifie «référence»? Qui peut la fournir?

    En remettant une lettre de référence, un tiers se porte garant envers l'OAR PolyReg de la fiabilité d'un requérant. Cette référence peut être fournie par des émetteurs divers, que ce soit la banque du requérant, une banque de dépôt, des partenaires d'affaires ou d'autres émetteurs personnels de références.

  2. Pages 4, 11, 12 et 15: Quelles fonctions assujetties à la LBA l'OAR PolyReg connaît-elle? Pourquoi ces fonctions sont-elles à occuper personnellement? Quelles sont les conditions auxquelles les titulaires de ces fonctions doivent répondre?

    L'OAR PolyReg exige de ses membres que certains domaines de responsabilité centraux qui paraissent indispensables au respect et à la mise en œuvre des obligations découlant de la LBA et incombant au membre, soient occupés de façon durable par certaines personnes. L'OAR PolyReg connaît la fonction de la personne de contact, le responsable du suivi et du contrôle des dossiers clients, le responsable du blocage des avoirs et de la communication au MROS ainsi que le responsable de la formation (voir demande d'affiliation pages 4, 11, 12 et 15).

    La personne de contact sert d'interlocuteur central à l'OAR PolyReg disposant des pouvoirs lui permettant valablement de recevoir au nom du membre des instructions et d'imposer leur mise en œuvre en interne. La personne de contact doit pouvoir comprendre au moins une langue nationale. Dans la perspective d'une éventuelle procédure d'arbitrage, la personne de contact doit disposer d'un droit de signature inscrit au registre du commerce et est domicilié en Suisse (§41 al. 3 du Règlement).

    Le responsable du suivi et du contrôle des dossiers est responsable de la tenue correcte de la documentation relative aux clients et est tenu de s'assurer, eu égard au champ d'application territorial de la LBA, que les dossiers sont disponibles en tout temps sur le territoire suisse. Il doit notamment pouvoir répondre sans délai aux éventuelles demandes de renseignements de l'OAR PolyReg, de la société d'audit, de la FINMA ainsi qu'aux éventuelles requête de saisie des autorités de poursuite pénale (cf. à ce sujet le §37 du Règlement).

    Le responsable de la communication doit assurer que les communications du membre seront adressées au MROS, qu'un blocage des avoirs éventuel est effectué et que l'OAR PolyReg est informé sans délai des communications au MROS (§42 et §43 du Règlement).

    Le responsable de la formation doit s'assurer que l'obligation de formation de base et de formation continue annuelle du membre est remplie et que les collaborateurs ont un niveau de connaissance suffisant de la LBA (cf. question F.3).

  3. Les diverses fonctions relevant de la LBA peuvent-elles être occupées par une seule et même personne?

    Oui. Dans ce cas, cette personne ne doit pas habiter à l'étranger (cf. question D.2).

  4. Pages 8 et 16: Quelles sont les exigences en matière de documentation pour les organes, les membres de la direction, les cadres et les personnes autorisées à signer?

    Dans la pratique, toutes les personnes inscrites au registre du commerce ayant pouvoir de signature, ainsi que les personnes disposant d'une procuration individuelle pour le compte du requérant/du membre sont visées. Ces personnes sont en mesure d'assumer les droits et obligations pour le requérant/le membre, notamment en ce qui concerne les activités d'intermédiaire financier. Il faut donc remplir pour chacune de ces personnes une page 8 dans la demande d'affiliation.

    Du reste, les exigences en rapport avec la documentation sont identiques à celles des titulaires de fonctions en rapport avec la LBA (voir question D.12). En cas d'union de personnes, la documentation concernant les personnes n'est à présenter qu'une seule fois.

  5. Page 9: Les comptes annuels de ma société ne sont pas contrôlés par un organe de révision. Est-ce admissible ou cela pose-t-il des problèmes à l'OAR PolyReg?

    Si votre société répond aux exigences légales, elle peut renoncer à un contrôle restreint. Dans ce cas, la page 9 ne doit pas être remplie, ou alors il suffit de mentionner l'existence d'un opting-out.

    Si vous disposez d'un organe de révision, il doit être indiqué sur la page précitée et les indications doivent être documentées avec les annexes mentionnées dans la demande.

    Cela ne pose aucun problème pour garantir la révision LBA. Normalement, une société d'audit LBA est de toute façon attribuée à tous les membres par l'OAR PolyReg, à moins qu'une demande d'un membre, conformément au §34 al. 1 des Statuts, de pouvoir confier le contrôle LBA à son propre organe de révision ne soit approuvée par le Comité (cf. question D.6).

    Si une telle demande est faite dans le cadre de la demande d'affiliation, celle-ci doit être accompagnée d'une déclaration d'acceptation de mandat de la société de révision mentionnée à la page 9. Si une telle demande est faite à une date ultérieure, une déclaration d'acceptation de mandat doit être fournie ultérieurement.

  6. Page 9: Je souhaite que mon organe de révision effectue les contrôles LBA (page 9 de la demande, conformément au §34 al. 1 des Statuts). Qu'est-ce que cela signifie exactement?

    De manière générale, les membres de l'OAR PolyReg se voient attribuer un organe de contrôle LBA. Conformément au §34 al. 1 des Statuts, il est toutefois possible, sur demande approuvée, de désigner l'organe de révision statutaire pour effectuer le contrôle LBA. Ce droit n'est cependant ouvert qu'aux membres qui disposent d'un organe de révision inscrit au registre du commerce. Un opting-out rend impossible le dépôt d'une telle demande.

    La demande peut être faite au moment de la demande d'affiliation en cochant la case correspondante à la page 9 de la demande d'affiliation, ou à n'importe quel moment ultérieur.

  7. Page 9: Comment prouver que notre propre organe de révision est compétent en ce qui concerne tous les aspects LBA et qu'il remplit les exigences du §33 al. 2 des Statuts?

    La condition impérative est que l'organe de révision dispose d'un agrément de l'OAR PolyReg pour effectuer les contrôles LBA conformément à l'art. 24a LBA. La liste actuelle des organes de révision agréés peut être consultée sur le site internet de l'OAR PolyReg.

    En outre, l'organe de révision doit être indépendant du membre à contrôler, ce qui découle de l'art. 728 CO et des directives reconnues sur l'indépendance de la branche.

    L'organe de contrôle doit confirmer l'acceptation du mandat pour l'exécution des contrôles LBA à l'OAR PolyReg au moyen d'une déclaration d'acceptation écrite. Par ailleurs, l'organe de révision doit joindre une déclaration selon laquelle il s'engage a exécuter les mandats de contrôle de l'OAR PolyReg pour le compte de l'affilié et à faire parvenir à l'OAR PolyReg le rapport de contrôle LBA après l'achèvement des procédures liées à l'audit.

  8. Page 10: Quelles sont les exigences en matière de documentation pour les collaborateurs LBA sans droit de signature, sans fonction d'organe et sans fonction LBA spécifique?

    Une page 10 doit être remplie pour chacun d'entre eux. Pour un nombre plus important de collaborateurs, les données personnelles peuvent être transmises à l'aide d'une liste séparée sous forme de tableau Excel.

  9. Page 10: Mon entreprise travaille avec des agents. Quelles sont les exigences en matière de documentation pour ces derniers?

    Les agents peuvent être sollicités en tant qu'auxiliaires LBA et sont alors couverts par la réglementation de leur Principal (membre de l.OAR PolyReg), sans qu'ils doivent eux-mêmes s'affilier à un OAR en tant qu'intermédiaire financier. Cela suppose qu'ils aient été diligemment sélectionnés par le Principal, que leur formation en matière de LBA soit garantie et qu'ils soient liées par contrat exclusivement au principal.

    En pratique, l'OAR PolyReg traite ces agents de la même manière que les employés de l'intermédiaire financier et exige pour chaque agent, une page 10 remplie ainsi qu'une copie du contrat d'agence. Pour le représentant de chaque agent (personne autorisée à signer et qui fait office d'interlocuteur avec l'IF), le Principal doit fournir un extrait de casier judiciaire ainsi qu'une copie datée et signée du passeport ou de la carte d'identité. Enfin, le membre est tenu de remettre spontanément chaque trimestre à l'OAR PolyReg une liste actualisée des agents.

  10. Page 14: Je souhaite être moi-même responsable de la formation interne en matière de LBA (page 14 de la demande, conformément au §61 al. 3 du Règlement). Qu'est-ce que cela signifie exactement?

    Habituellement, les membres sont tenus de suivre les formations de l'OAR PolyReg (§60 du Règlement). En application du §61 al. 1 du Règlement, celui-ci organise plusieurs formations de base et cours de formation continue (en différentes langues) répartis sur toute l'année civile. Le concept de formation comprend une formation de base (GK) d'une journée ainsi que des cours de formation continue (WK) d'une demi-journée. La formation en interne est possible pour la formation de base seulement. La formation continue est toujours la responsabilité de l'OAR PolyReg.

    Les grandes entreprises (en général dès 20 personnes) qui engagent régulièrement du personnel concerné par la LBA peuvent demander une formation interne propre pour la formation de base de leurs collaborateurs en utilisant la page 14 de la demande d'affiliation. Dans ce cas, le membre doit acquérir ses connaissances de manière autonome et indépendamment de l'offre de formation de base de l'OAR PolyReg. Cependant, il doit s'assurer que sa propre formation est équivalente à la formation de base de l'OAR PolyReg en termes de contenu et d'étendue.

    L'autorisation d'une formation interne propre suppose en outre que le membre dispose d'un responsable de la formation qualifié disposant de connaissances approfondies en matière de LBA. Celui-ci peut être identique à la fonction LBA du responsable de la formation selon la page 12 de la demande d'affiliation. Dans ce cas, le membre doit établir un concept de formation détaillé par écrit et le soumettre au Directeur pour approbation. Le concept de formation doit fournir les informations sur le nombre de nouveaux collaborateurs entrant chaque année dans le domaine relevant de la LBA, les destinataires de la formation, le mode de réalisation des formations et l'infrastructure disponible, la fréquence et la durée des cours de formation, les personnes chargées de l'instruction ainsi que les contenus à transmettre.

    Si une telle demande est approuvée par le Directeur, l'OAR PolyReg veille également à la mise en œuvre du concept de formation sous dans le cadre des contrôles LBA. La non-mise en œuvre est sanctionnée au même titre les manquements aux formations de l'OAR PolyReg lui-même (cf. questions H.1 et H.2).

    La demande peut être déposée lors de la demande d'affiliation en cochant la case correspondante à la page 14 de la demande d'affiliation, ou ultérieurement.

  11. Page 15: Quels renseignements sont requis à la page 15 de la demande d'affiliation?

    Les renseignements fournis à la page 15 doivent être identiques à ceux fournis aux pages 4, 11 et 12. Cette page doit être signée et datée une fois par la/les personne(s) habilitée(s) à signer chez l'intermédiaire financier, et signée et datée une seconde fois par tous les titulaires de fonctions cités.

  12. Page 16: Quelles sont les exigences en matière de documentation liées à la titularité d'une fonction relevant de la LBA?

    Comme les titulaires de fonctions LBA représentent en quelque sorte les garants d'un membre, ils sont plus exposés aux contrôles que les collaborateurs normaux. C'est pourquoi l'OAR PolyReg exige, dans le cadre d'une demande d'affiliation, une documentation personnelle étendue de la part des titulaires de fonctions LBA. Celle-ci se compose d'une page 16 de la demande d'affiliation dûment remplie, d'un extrait de casier judiciaire actuel en original, d'une copie signée et datée du passeport ou de la carte d'identité, d'un curriculum vitae et d'au moins un diplôme justifiant le curriculum vitae. Si les fonctions LBA sont confiées à de nouvelles personnes au cours de l'affiliation, la même documentation personnelle est exigée des nouveaux titulaires de fonctions.

  13. Ma demande d'affiliation a été refusée. Que puis-je faire?

    Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision écrite et motivée du Comité délégué, vous êtes libre de vous adresser au Tribunal arbitral de PolyReg en déposant un recours (§6 al. 3 et §37 al. 1 des Statuts). A compter de la réception de la décision de refus, vous disposez de 10 jours pour déposer votre recours par écrit auprès du Responsable du Tribunal arbitral, Dr Georg Lechleiter, Delphinstrasse 5, 8008 Zurich (la date du cachet de la poste est déterminante pour juger si le recours a été déposé dans les délais). Une simple annonce suffit. Une motivation n'est pas nécessaire pour le moment. Le Responsable du Tribunal arbitral vous invitera à le faire séparément en vous fixant un délai.

    Le Responsable du Tribunal arbitral dirige la procédure jusqu'à ce qu'un exposé écrit des motifs et une réponse au recours soient disponibles. Il vous fixe, ainsi qu'à l'OAR PolyReg, les délais correspondants, vous menace des conséquences du non-respect de ces délais et perçoit auprès de vous les frais d'enregistrement fixés pour ce cas à 2.000 francs (§38 al. 7 des Statuts; voir question H.13).

    Le Tribunal arbitral examine librement les décisions contestées (§38 al. 5 des Statuts). Ses décisions sont définitives (§35 al. 2 des Statuts et décision de la Cour suprême de Zurich, publiée dans ZR 104 n° 47).

    Un recours à la suite d'une décision de refus d'une affiliation n'a aucun effet suspensif. Il ne saurait interrompre le délai de deux mois prévus à l'art. 11 al. 1 let. b de l'OBA (OBA; RS 955.01).

E. OAR PolyReg: Questions relatives aux conséquences et aux modalités d'affiliation

  1. Que se passe-t-il avec mes données détenues par l'OAR PolyReg?

    L'OAR PolyReg collecte et gère les données prévues par la loi concernant ses membres et ses propres activités, procède aux contrôles pour s'assurer du respect des dispositions légales et aux rapports requis par la LBA et les directives de la FINMA (§2 al. 3 et §17 des Statuts).

    Il peut donc se produire un échange de données avec la FINMA dans le cadre prévu par la loi. Du reste, l'OAR PolyReg se tient strictement aux termes de la loi sur la protection des données et traite toutes les données de façon strictement confidentielle. Cela veut dire notamment que l'OAR PolyReg ne fournit aucun renseignement sur les affaires internes de l'association, ni à d'autres membres ni à des tiers (§17 al. 2 des Statuts).

    Elle répond tout au plus à des demandes individuelles de tiers concernant l'existence d'une affiliation. La liste des membres de l'OAR PolyReg n'est pas publique en raison d'une décision de l'AG. La FINMA tient cependant une liste de tous les membres des OAR. Cette liste est accessible au public sous forme électronique.

  2. J'aimerais m'affilier à l'OAR PolyReg en tant que membre passif. Est-ce possible?

    Non. L'OAR PolyReg ne pratique pas d'affiliation passive (cf. questions B.4 et E.3).

  3. Je sais que l'OAR PolyReg dispose de membres inactifs. Qu'est-ce que cela signifie et comment puis-je devenir membre inactif?

    Les membres inactifs sont des membres qui, à la fin d'une année civile, déclarent de manière contraignante, par la remise d'un formulaire d'inactivité, qu'ils n'exerceront pas d'activité professionnelle en tant qu'intermédiaire financier pour l'année civile suivante au sens de l'OBA. Si le formulaire est introduit à temps, le membre paiera une cotisation annuelle réduite pour l'année à venir (forfait de 850.- Fr.) et sera automatiquement dispensé de son obligation de formation de base ainsi que de son obligation de formation continue.

    Cette inactivité n'a cependant aucune conséquence en ce qui concerne son obligation de se soumettre aux contrôles: en principe, même les membres inactifs font chaque année l'objet d'un contrôle. Celui-ci a essentiellement pour but de vérifier leur inactivité réelle qui avait seulement été déclarée jusqu'à présent à titre prospectif. Si le contrôle fait apparaître que le membre exerce en tant qu'intermédiaire financier à titre professionnel en dépit de sa déclaration d'inactivité, son affiliation est réactivée sans délai et il lui sera facturé la différence entre le forfait versé et la cotisation régulière. En outre, il lui incombera automatiquement de suivre les cours de formation pour l'année en cours.

    En outre, nous tenons à préciser que l'OAR PolyReg n'accepte pas de déclaration d'inactivité durant la première année d'affiliation et ne répond à de telles déclarations de nouveaux membres affiliés au cours de l'année que s'ils ont satisfait au moins à leur obligation de suivre les cours de formation de base conformément au §39 al. 2 des Statuts en lien avec le §60 al. 2 du Règlement, et lorsqu'ils ont passé le premier contrôle (voir questions F.3 et G.2).

    En outre, une déclaration d'inactivité déposée une fois n'est pas valable indéfiniment et n'est prise en compte que pour une année civile donnée. Il incombe aux membres d'envoyer (régulièrement, le cas échéant) leur déclaration d'inactivité dans les délais. Les notifications tardives ne sont pas prises en compte, même si une inactivité de fait existe.

  4. Quelles sont les différentes échéances qui existent pour moi en tant que membre au cours de l'année associative?

    L'OAR PolyReg a pour objectif l'interaction optimale de ses prestations légales adaptée aux conditions du quotidien commercial de ses membres. Ceux-ci sont exposés à des exigences récurrentes. Il en résulte les échéances suivantes:

    L'année de cotisation est basée sur l'année civile -- indépendamment du moment de l'affiliation ou de la démission d'un membre. La cotisation annuelle n'est pas facturée pro rata temporis car l'OAR PolyReg doit verser à la FINMA une taxe de surveillance annuelle qui dépend du nombre total de ses membres au 31 décembre de l'année civile en cours. Cette taxe est indépendante de leur taille, de leur degré d'activité et/ou du nombre de dossiers. Il est donc approprié de prélever la totalité de la cotisation auprès des membres sortants encore affiliés qui étaient encore affiliés au 1er janvier de l'année civile suivante, tout comme auprès des nouveaux membres qui s'affilient en cours d'année.

    Les frais proportionnels à verser comme taxe de surveillance sont actuellement de 350.- Fr. en moyenne par membre. Ils ne sont pas facturés séparément aux membres mais sont déjà compris dans la cotisation.

    L'année de formation est également basée sur l'année civile. Par conséquent, chaque membre doit envoyer au moins un représentant à un cours annuel de formation continue entre janvier et décembre. La formation de base doit être suivie dans les 6 mois suivant l'entrée dans l'entreprise (cf. question F.3).

    Compte tenu de ce qui précède concernant l'année de cotisation et de formation, et en tenant compte de la question E.3, le cycle d'inactivité se base sur l'année civile.

    Le rythme des examens ne dépend pas de l'année civile, mais est initialement rythmé par la date d'admission, puis par la date du dernier examen. Il convient de noter que la période de contrôle ne s'aligne pas non plus sur l'année civile, mais couvre toute la période depuis le dernier contrôle. En raison de la tâche principale de l'OAR PolyReg en matière de surveillance, le rythme des contrôles revêt une importance prioritaire par rapport au cycle de cotisation pour répondre à diverses questions, notamment en ce qui concerne l'inactivité (voir question G.2).

F. OAR PolyReg: Maintien et fin de l'affiliation

  1. Je viens d'être affilié à l'OAR PolyReg. Que dois-je faire?

    Vous devez dès à présent vous assurez que vous respectez toutes les obligations associatives. Nous attirons votre attention sur le fait que l'exécution des obligations vous incombe, tandis qu'il appartient à l'OAR PolyReg de vous surveiller, d'attirer votre attention sur les manquements éventuels aux obligations et de faire respecter si nécessaire l'exécution des obligations en appliquant des sanctions.

    En outre, il vous incombe aussi de faire valoir les droits qui vous sont conférés par les Statuts et le Règlement. Par ailleurs, il vous incombe de respecter les délais et les éventuelles échéances fixés.

  2. Où puis-je lire quelles sont les obligations, si je ne sais plus?

    Les obligations des membres découlent des Statuts et du Règlement de l'OAR PolyReg.

    L'OAR PolyReg a publié sur son site Internet les documents de base précités dans leur version en vigueur et en plusieurs langues. Ils peuvent donc être consultés à tout moment et sont réputés connus de tous les membres, d'autant plus que les membres déclarent, par la déclaration générale d'affiliation figurant à la page 18 de la demande d'affiliation, avoir pris connaissance des Statuts et du Règlement et se soumettre sans réserve à leurs dispositions.

  3. Quelles sont mes obligations en tant que membre de l'OAR PolyReg?

    Outre les obligations de diligence que vous devez respecter en tant qu'intermédiaire financier n vertu de la LBA et qui sont concrétisées dans le Règlement, ainsi que le respect de l'obligation de formation selon l'art. 8 LBA, vous êtes soumis aux obligations associatives supplémentaires. Leur respect est une condition préalable au maintien de l'affiliation, tout comme l'absence d'objection concernant vos obligations de diligence issues de la LBA.

    L'obligation de formation doit être remplie par l'accomplissement d'une formation de base dans un délai de six mois à compter de l'affiliation du membre ou, pour les nouveaux collaborateurs, de leur entrée en fonction (§39 al. 2 des Statuts en relation avec le §61 al. 2 du Règlement). L'obligation de formation continue doit être respectée à partir de l'année suivante. L'OAR PolyReg considère que l'obligation est remplie lorsqu'un représentant d'un affilié a participé à une formation continue, sachant qu'une seule et même personne peut remplir cette obligation pour plusieurs affiliés à la fois.

    L'obligation de formation continue peut exceptionnellement être remplie en suivant une formation auprès d'un autre OAR. Cela présuppose toutefois une autorisation préalable du Directeur de l'OAR PolyReg (§61 al. 1 du Règlement). L'OAR PolyReg reconnaît les cours de formation des autres OAR comme équivalentes à ses propres formations. Il ne reconnaît toutefois pas les cours LBA organisés par des banques, des assurances ou d'autres institutions.

    Il existe en outre une obligation d'annoncer les mutations à l'association selon le §8 al. 2 des Statuts ainsi qu'une obligation générale d'information selon le §15 des Statuts. Les membres sont tenus d'annoncer spontanément et sans délai au Directeur les modifications des conditions qui ont conduit à l'obtention de leur statut de membre. Ils tiennent ainsi le dossier de membre à jour. Pour faciliter la tâche des membres, l'OAR PolyReg a développé un formulaire d'annonce de mutation qui doit être utilisé pour toutes les annonces de mutation et qui renseigne en même temps sur les annexes qui doivent éventuellement être jointes. Ce formulaire peut être consulté en tout temps sur le site Internet de l'OAR PolyReg.

    Outre l'obligation de payer une cotisation et l'obligation générale de payer les montants dus à l'association, il existe une obligation de coopération étendue, notamment lors des contrôles (ordinaires et extraordinaires) (§51 al. 6 et §53 al. 3 du Règlement mais aussi en matière d'accessibilité permanente et de mise en application des instructions de l'OAR PolyReg et des procédures de sanction (§ 54 al. 2 du Règlement).

  4. Quels sont mes droits en tant que membre de l'OAR PolyReg?

    Participation et droit de vote à l'assemblée générale (§25 des Statuts), proposition de points à l'ordre du jour de l'assemblée générale (§25 al. 4 des Statuts), dépôt d'une demande d'emploi de son propre organe de révision comme organe de contrôle LBA (§34 al. 1 des Statuts), dépôt d'une demande de formation propre (§61 al. 3 du Règlement), dépôt d'une demande d'autorisation de participation à une formation auprès d'un autre OAR (§61 al. 1 du Règlement), dépôt d'une demande de dispense de la formation de base (§62 al. 1 du Règlement), le dépôt d'une déclaration d'inactivité et le paiement d'une cotisation forfaitaire réduite l'année suivante (barème de cotisation point 5), les droits réglementaires dans l'exercice des obligations de diligence de la LBA, notamment le recours à des tiers (conformément au §38 du Règlement) ainsi que le dépôt d'une demande de report de contrôle pendant deux années consécutives au maximum (conformément au §51 al. 3 et 4 du règlement).

  5. Comment l'affiliation à l'OAR PolyReg prend-elle fin?

    Soit par démission, soit par exclusion. Une fin tacite, par exemple par faillite, n'est pas prévue. Il incombe aux membres d'assumer les obligations de l'association jusqu'à la fin de leur activité d'intermédiation financière légitimée par leur affiliation (voir question F.3 sur l'obligation d'annoncer les mutations et de collaborer). Même en cas de faillite, la qualité de membre doit être résiliée de manière ordinaire.

    Les seules exceptions à cette règle sont les décès des propriétaires d'entreprises individuelles. En revanche, si les actionnaires uniques ou les associés uniques de personnes morales décèdent, les héritiers doivent indiquer à l'OAR PolyReg si l'affiliation est maintenue (ce qui nécessite en général une nouvelle désignation de fonctions et donc des annonces de mutations) ou si la société doit être liquidée.

    Une démission peut être donnée en tout temps -- conformément au §9 des Statuts et sous réserve d'un éventuel contrôle final -- par une déclaration écrite incluant les motifs de la démission adressée au Directeur de l'OAR PolyReg.

    L'exclusion est en règle générale une sanction (et en même temps la plus sévère) à l'encontre d'un membre et n'est prononcée qu'après la mise en œuvre d'une procédure de sanction au cours de laquelle le membre concerné a pu être entendu. En revanche, les membres qui ne remplissent pas leurs obligations financières malgré un rappel par lettre recommandée ou qui ne sont plus joignables à l'adresse indiquée sont immédiatement exclus (§10 al. 4 des Statuts et §57 al. 2 du Règlement). Dans de tels cas, l'exclusion se fait directement et sans procédure de sanction (voir question H.4).

G. OAR PolyReg: Le contrôle

  1. A quelle fréquence serais-je soumis à des contrôles? Quel rôle joue mon éventuelle inactivité?

    Les membres sont contrôlés en moyenne une fois tous les douze mois par un organe de contrôle quant au respect des obligations de l'association, de diligence et de communication en lieu de leur entreprise (§51 al. 1 du Règlement; voir question F.3).

    Cette règle s'applique à tous les membres, en particulier aux membres inactifs (voir question E.3).

    Il y est fait exception que lorsqu'un report de contrôle est accordé conformément au §51 al. 3 du règlement (voir question G.2).

  2. Qu'est-ce qu'un report de révision? Comment puis-je l'obtenir?

    D'office ou sur demande écrite d'un affilié, le contrôle ordinaire peut être reporté jusqu'à deux fois d'une année si le dernier contrôle a été effectué par un organe de contrôle de l'OAR PolyReg et ne constituait pas un premier contrôle, si les deux contrôles précédents n'ont pas révélé de manquements importants et si l'activité de l'affilié, compte tenu de sa taille (volumes de transactions, fortune gérée, nombre de clients, etc. ), de l'origine des clients, des domaines d'activité et de la stabilité des relations d'affaires, ne présente qu'un faible risque de blanchiment d'argent (§51 al. 3 du Règlement). Dans le cas idéal, un membre peut donc se retrouver dans un rythme de contrôle de trois ans, à condition qu'il dépose à chaque fois une demande de report de contrôle dans les délais.

    Selon ce qui précède, les contrôles ordinaires initiaux ne peuvent jamais être reportés. Les nouveaux membres sont donc toujours soumis à un examen initial au moins une fois avant qu'il ne soit donné suite à une demande de report d'examen. Le premier contrôle clôt en quelque sorte la première année d'affiliation. Comme le rythme des contrôles et l'année de cotisation ne coïncident généralement pas, il peut arriver qu'une inactivité déclarée ne soit prise en compte dans le calcul des cotisations qu'à partir de la troisième année civile d'affiliation. Cela entraîne également des répercussions sur l'obligation de formation (voir question E.3).

    Un contrôle n'est jamais automatiquement reporté. Bien qu'un report de contrôle puisse également être accordé d'office en fonction des risques, il incombe en principe aux affiliés de demander un report de contrôle. L'OAR PolyReg met à disposition un formulaire standardisé à cet effet. Les délais suivants doivent être respectés conformément au §51 al. 4 du Règlement: pour le premier report de contrôle, la demande doit parvenir au bureau de l'OAR PolyReg dans les 6 mois suivant le dernier contrôle. La demande pour le deuxième ajournement peut être déposée au plus tôt un an après le dernier examen, mais doit alors être déposée dans les 6 mois, soit au plus tard 18 mois après le dernier contrôle.

  3. Comment se déroule la procédure de contrôle ordinaire?

    L'organe de contrôle d'un affilié est chargé par l'OAR PolyReg de procéder au contrôle LBA en temps utile et en fixant un délai. Il prend ensuite contact avec l'affilié et convient d'une date de contrôle. Une fois le contrôle effectué, l'organe de contrôle rédige un rapport écrit à l'attention de l'OAR PolyReg et en transmet directement une copie à l'affilié. La prestation de contrôle est ensuite facturée sur la base du rapport de frais à signer par l'affilié et doit être payée par ce dernier (voir question C.7).

    Les manquements consignés dans le rapport de contrôle entraînent des instructions de l'OAR PolyReg visant à remédier à la situation contestée et peuvent conduire -- en fonction de la gravité de l'infraction constatée -- à l'ouverture d'une procédure de sanction (§52 al. 4 du Règlement; voir question H.1).

    Les réviseurs et l'OAR PolyReg respectent le secret d'affaires ou le secret professionnel des membres (§51 al. 7 du Règlement).

    Dans la mesure où l'objectif du contrôle l'exige, les contrôles peuvent également être effectués de manière inopinée.

  4. Quel est l'objectif du contrôle?

    Les organes de contrôle vérifient le respect des dispositions de la loi sur le blanchiment d'argent, des Statuts et du Règlement.

    Le contrôle s'effectue conformément aux dispositions du concept de surveillance basée sur les risques et porte notamment sur la question de savoir si les documents exigés en application de l'obligation de diligence et de documentation sont établis et conservés correctement, si les documents susmentionnés permettent de conclure que les obligations d'identification et de clarification ont été respectées, si l'obligation d'annonce a été, le cas échéant, dûment remplie et si l'obligation de formation a été respectée et si les collaborateurs présentent un niveau de connaissances suffisant, respectivement si un concept de formation interne a été entièrement mis en œuvre.

    Le contrôle porte également sur le respect permanent des conditions d'affiliation à l'OAR PolyReg et sur la communication immédiate de toutes les mutations conformément au §8 al. 2 des Statuts (§52 al. 1-3 du Règlement).

  5. Qu'est-ce qu'un contrôle extraordinaire?

    Un contrôle extraordinaire sert à clarifier des soupçons ou des irrégularités ainsi qu'à acquérir des connaissances supplémentaires en cas d'infractions constatées, si l'état des connaissances ne s'avère pas déjà suffisant sur la base des indications fournies par un contrôle ordinaire. (§53 al. 1 du Règlement).

  6. Qui effectue un contrôle extraordinaire? Comment se déroule un tel examen?

    Pour la réalisation d'un contrôle extraordinaire, il est possible de faire appel à un chargé d'enquête indépendant qui agit sur mandat du Comité et qui rend compte par écrit de ses constatations Comité délégué ou à la Délégation du Comité de l'OAR PolyReg. En règle générale, les frais de contrôle extraordinaire sont à la charge de l'affilié (§53 al. 1 et 4 du Règlement).

    Le chargé d'enquête indépendant recueille les moyens de preuve pour le dossier et mentionne ses constatations dans un rapport écrit. Il peut assortir son rapport d'une proposition de sanction. Le membre concerné doit soutenir le chargé d'enquête indépendant et lui accorder tout droit de regard nécessaire (§53 al. 2 et 3 du Règlement).

    Sur la base de ces constatations, le Comité décidera d'une éventuelle procédure de sanction.

    Dans la mesure où l'objectif du contrôle l'exige, les contrôles peuvent également être effectués de manière inopinée.

  7. Que coûtent ces contrôles?

    Les contrôles ordinaires sont facturés en fonction du temps nécessaire et requis, au taux de 250 francs de l'heure, frais et dépenses en espèces en sus (70 centimes par km; 80 centimes par copie), lorsqu'ils sont effectués par un organe de contrôle accrédité par l'OAR PolyReg (organe de contrôle dit interne). Il en va de même pour l'approche des enquêteurs indépendants. La facturation se fait par unités de 15 minutes.

    Sinon, les taux horaires facturés se basent sur les directives de l'organe de révision (interne au membre) (voir questions C.7 et D.6). L'OAR PolyReg prélève auprès des membres qui sont contrôlés par leur organe de contrôle interne un pourcentage de l'ensemble des frais de révision à titre d'indemnisation pour les charges liées au contrôle et à la haute surveillance (tarif des cotisations, point 6).

H. OAR PolyReg: Sanctions et arbitrage

  1. Quand est-ce que l'OAR PolyReg recourt-il au système de sanctions?

    Les manquements constatés des membres aux obligations de l'association ou aux obligations découlant de la LBA et du Règlement, notamment les obligations de diligence (art. 3-8 LBA), l'obligation de communiquer (art. 9 LBA) ou encore l'obligation de formation (art. 8 LBA) doivent être sanctionnés (§45 al. 1 des Statuts).

    En cas d'infraction commise par négligence, un avertissement peut être prononcé à la place d'une amende ou il peut être renoncé à une sanction (§55 al. 2 du Règlement). En cas d'infractions mineures, qui peuvent en outre être corrigées à court terme (30 jours maximum), aucune procédure de sanction n'est en général engagée. Toutefois, un membre fautif est prié par écrit de remédier à l'infraction dans le délai imparti.

  2. Quelles sanctions sont envisageables?

    Les sanctions suivantes peuvent être prononcées: avertissement, amende de 300 à 1 000 000 de francs, menace d.exclusion et exclusion (§45 al. 2 des Statuts et §54 al. 1 du Règlement).

    Les infractions intentionnelles sont également punies d'une amende dans tous les cas. Des frais d'enquête, de jugement et de chancellerie peuvent s'ajouter aux sanctions (§45 al. 4 et 5 des Statuts).

    Dans la mesure où cela est nécessaire et possible, la sanction est assortie d'une invitation à rétablir l'état légal conforme dans un délai de trois mois au maximum. La mise en demeure peut en outre être assortie d'instructions et de conditions relatives à l'organisation interne de l'intermédiaire financier (§54 al. 2 du Règlement).

  3. Comment les amendes sont-elles calculées?

    Lors de la fixation d'une amende, il convient de tenir compte de la gravité de l'infraction, du degré de culpabilité et de la capacité économique du membre. Les mesures et/ou peines étatiques parallèles n'empêchent pas l'association d'infliger ses propres sanctions. Ces dernières peuvent cependant être réduites si un tel cumul entraîne une sévérité inadéquate (§55 al. 1 du Règlement).

  4. Quand l'exclusion de l'OAR PolyReg a-t-elle lieu?

    L'exclusion peut être ordonnée en cas de violation des obligations de l'association ou des obligations découlant de la LBA, du Règlement ou des Statuts, si le membre fautif ne rétablit pas la situation légale, règlementaire ou statutaire dans le délai imparti ou en cas de violation répétée (§56 al. 1 du Règlement).

    Un membre est exclu s'il ne remplit plus les conditions d'affiliation (voir question F.3), en particulier -- mais pas seulement -- s'il n'offre plus la garantie d'une activité irréprochable au niveau du personnel ou de son organisation ou s'il ne rétablit pas la légalité de la situation dans le délai imparti de trois mois maximum (§56 al. 2 du Règlement).

    L'OAR PolyReg exige en outre de ses membres, au §2 al. 2 de ses Statuts, qu'ils fournissent des services financiers irréprochables tant juridiquement qu'éthiquement et de haute qualité. Le critère d'irréprochabilité s'évalue sur la base du respect (probable) de toutes les lois et de toutes les ordonnances pertinentes en matière de droit des marchés financiers. Le non-respect de ces dispositions peut, dans certaines circonstances, conduire à l'exclusion.

    Un membre doit être exclu s'il a violé intentionnellement ou par une négligence grave les dispositions de la LBA, en particulier l'obligation de communiquer (§56 al. 4 du Règlement). En outre, l'exclusion a également lieu lorsque le membre n'est plus joignable par l'association ou le Tribunal arbitral à la dernière adresse professionnelle annoncée ou en cas de non-paiement des arriérés dus à l'association (voir question F.5).

    L'exclusion ou la menace d'exclusion peut dans tous les cas être accompagnée du prononcé d'une amende (§56 al. 5 du Règlement, cf. question H.3).

  5. Comment se déroule une procédure de sanction?

    La procédure commence par la notification écrite et recommandée de l'ouverture de la procédure au membre. La notification mentionne les reproches ainsi que la sanction envisagée. De plus, le même courrier fixe un délai à l'adhérent pour prendre position par écrit sur tous les points (reproches, menace de sanction et ampleur de celle-ci).

    Après réception de l'avis ou après l'expiration du délai de prise de position, le Comité délégué décide de l'application d'une sanction. Il tient alors compte des arguments éventuellement avancés par le membre, qu'il apprécie toutefois librement (voir question H.7).

    Lorsqu'une décision est prise, elle est motivée par écrit et envoyée au membre par courrier recommandé. Toutes les décisions de sanction peuvent ensuite être portées devant le Tribunal arbitral de PolyReg (§37 al. 1 des Statuts et §59 du Règlement). Le Tribunal arbitral tranche définitivement les litiges entre les affiliés et l'OAR PolyReg (voir question D.13).

    Le Tribunal arbitral n'entre que partiellement en matière sur les recours relatifs à des exclusions prononcées en raison du non-paiement de créances de l'association à la suite d'un rappel par lettre recommandée avec menace d'exclusion (cf. §36 al. 5 des Statuts).

  6. Quelles sont les conséquences d'une procédure de sanction par rapport à l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA?

    Lorsqu'une procédure de sanction est ouverte à l'encontre d'un affilié et qu'elle pourrait aboutir à son exclusion de l'OAR PolyReg, les décisions d'ouverture et de clôture de la procédure sont communiquées à la FINMA (§58 al. 1 du Règlement).

    Si la procédure est dirigée contre un détenteur du secret professionnel, la délégation du Comité doit veiller au respect du secret professionnel par des moyens appropriés (anonymisation des documents, etc.) (§58 al. 2 du Règlement).

  7. Quelle est la nature juridique des procédures de sanction de l'OAR PolyReg et quels sont les principes de procédure appliqués?

    Le but de l'OAR PolyReg comprend la mise en œuvre du respect des obligations de diligence de la LBA et, en outre, la vérification que les membres fournissent des services financiers juridiquement et éthiquement irréprochables et de haute qualité (cf. §2 al. 2 des Statuts). Ceci est en accord avec la pratique constante de la FINMA, selon laquelle la violation d'autres prescriptions du droit des marchés financiers remet également en question la bonne réputation de l'intermédiaire financier et donc la garantie du respect des obligations de diligence.

    L'OAR PolyReg n'exerce pas de surveillance prudentielle sur ses membres et ne la fait pas intervenir par des détours au §2 al. 2 des Statuts. Les procédures de sanction de l'OAR PolyReg et les mesures qui en découlent ont avant tout un caractère préventif et visent en premier lieu à rétablir une situation régulière. Une procédure de sanction de l'OAR PolyReg n'a toutefois pas de caractère pénal.

    Le principe «in dubio pro reo» constitue une règle d'appréciation des preuves pour le juge pénal. Toutefois, la question déterminante pour l'ouverture d'une procédure de sanction est de savoir s'il existe un soupçon initial suffisant. Dans ce cas, le comité directeur ou le comité délégué apprécie les faits d'office, par analogie avec les dispositions du droit administratif (cf. art. 12 et 13 de la loi fédérale sur la procédure administrative (PA; RS 172.021)), et la décision à prendre se fonde sur la libre appréciation du Comité. Ainsi, ce n'est pas le principe in dubio pro reo qui s'applique (qui n'est de toute façon pas valable dans la procédure administrative, ce qui découle a contrario de l'art. 6 al. 2 CEDH), mais plutôt celui de la libre appréciation des preuves (par analogie avec l'art. 19 PA en relation avec l'art. 40 de la loi fédérale du 4 décembre 1947 sur la procédure civile fédérale PCF; RS 273).

    L'OAR PolyReg n'est donc pas lié par des règles de preuve strictes qui lui dicteraient la manière dont il doit parvenir à ses appréciations, comment une preuve valable doit être établie et quelle est la valeur probante des différents moyens de preuve les uns par rapport aux autres (cf. ATF 130 II 482 consid. 3.2; ATF du 3 août 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).

    En outre, les procédures de sanction de l'OAR PolyReg tiennent dûment compte à la fois de la présomption d'innocence et du principe de l'art. 8 du Code civil suisse (CC; RS 210), dans la mesure où elles préservent l'octroi du droit d'être entendu aux personnes concernées et où ce n'est qu'après avoir apprécié toutes les circonstances et tous les arguments avancés qu'il est décidé de prononcer des sanctions ou d'y renoncer, de telles décisions devant en outre, le cas échéant, résister à l'examen du Tribunal arbitral statutaire.

    Une ouverture de procédure ne constitue donc pas un jugement préalable et ne viole pas non plus la présomption d'innocence. Elle sert à exposer en détail au membre les reproches formulés et à porter à sa connaissance les mesures de sanction envisagées, afin qu'il puisse faire usage de son droit d'être entendu.

    Toujours est-il que le principe de la libre appréciation des preuves exige que l'instance de décision se forme une opinion soigneuse, consciencieuse et impartiale sur la question de savoir si l'état de fait à prouver doit être considéré comme vrai ou non. La preuve est apportée lorsque l'appréciation des preuves permet d'acquérir la conviction que les faits pertinents se sont réalisés (ATF 114 II 289 consid. 2a; ATF 105 Ib 114 consid. 1a).

    Lorsqu'il s'agit d'évaluer des processus internes chez un affilié, l'OAR PolyReg est autorisé à déduire des faits pour conclure à des faits inconnus comme supposition consécutive. De telles présomptions de faits peuvent se présenter dans tous les domaines de l'application du droit, notamment en droit public. Il s'agit alors de conclusions vraisemblables issues de l'expérience qu'apporte la vie (ATF 130 II 482 consid. 3.2 avec renvois; ATF du 3 août 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).

  8. Combien coûte une procédure de sanction?

    Les sanctions peuvent être assorties de frais d'enquête, de frais de décision et de frais de chancellerie (§45 al. 5 des Statuts). Les frais d'arbitrage sont calculés conformément à l'ordonnance du Tribunal supérieur du Canton de Zurich relatif aux frais de procédure du 8 septembre 2010.

  9. Quelles sont les voies de recours ouvertes contre les décisions de sanction de l'OAR PolyReg?

    Le recours au Tribunal arbitral (voir question H.5). Celui-ci tranche définitivement les litiges entre les affiliés et l'OAR PolyReg. Il n'existe pas d'autres voies de recours (voir question D.13).

  10. Quelle est la fonction du Responsable de l'arbitrage?

    La direction de la procédure incombe au Responsable jusqu'à la présentation des mémoires motivés de recours et de réponse et jusqu'à la constitution du Tribunal arbitral. Ensuite, la direction de la procédure incombe au Tribunal arbitral lui-même (§38 al. 3 des Statuts). Les arbitres alors en fonction sont indépendants de l'association (non-membres) et doivent disposer des compétences professionnelles utiles à la fonction.

    Le Responsable doit notamment fixer les délais correspondants, menacer de sanctions en cas de non-respect, et percevoir les frais d'enregistrement. Le responsable peut classer ou suspendre une procédure de recours pour des raisons procédurales si le motif survient avant la constitution du Tribunal arbitral, notamment en cas de défaut de motivation recours, de non-paiement des frais d'enregistrement, de retrait d.un recours ou de renonciation à la procédure de recours, de reconsidération par le Comité de la décision attaquée et pour autant qu'il en ait simultanément levé les effets, en cas de faillite d'un membre recourant, etc. Dans de tels cas, il est possible de renoncer à la perception de frais pour la procédure de recours et à l'octroi d'indemnités de procédure ou de faire trancher la question par le Responsable (§38 al. 2 des Statuts; voir question H.13).

  11. Comment se déroule une procédure d'arbitrage?

    Le déroulement de la procédure d'arbitrage est décrit en détail au §38 des Statuts.

  12. Qu'en est-il de l'effet suspensif d'un recours? Quelles sont les conséquences du retrait de l'effet suspensif?

    Un recours devant le Tribunal arbitral a généralement un effet suspensif. Cela signifie que la décision de sanction n'a pas force exécutoire tant que le Tribunal arbitral n'a pas rendu son jugement définitif.

    Le Comité peut toutefois, dans des cas urgents, retirer l'effet suspensif au recours et prendre des mesures provisionnelles. De telles dispositions du Comité sont soumises, sur recours, à l'examen (séparé) d'un arbitre unique tiré au sort spécialement à cet effet (§12 al. 4 des Statuts).

    Le retrait de l'effet suspensif d'un recours au Tribunal arbitral contre une décision d'exclusion a pour conséquence qu'un membre exclu doit soit cesser son activité d'intermédiaire financier, soit s'affilier à un autre OAR dans un délai de deux mois.

    L'effet suspensif est alors retiré en application du §12 al. 2 des Statuts, en règle générale lorsqu'une surveillance ordonnée du membre à exclure ne peut pas ou plus être considérée comme garantie. Ceci est particulièrement à craindre dans des circonstances diverses, notamment lorsque les activités du membre sont contraires aux exigences et aux conditions posées par la loi, les Statuts et le Règlement et, étant donné la nature fondamentale d'une irrégularité flagrante, s'il n'y a aucune chance que l'état conforme à la loi puisse être rétabli dans un délai admissible -- parce que ceci contraindrait le membre à cesser toute activité professionnelle, ou que le membre se soustrait au contrôle de l'OAR PolyReg en ne se laissant pas contrôler, par exemple, ou qu'il s'opposerait activement aux instructions émises par l'OAR PolyReg ou qu'il poursuit dans notre pays une activité non autorisée déjà reconnue ailleurs comme étant illégale.

    En revanche, un éventuel recours contre le montant des frais et taxes fixés a toujours un effet suspensif.

  13. Combien coûte une procédure arbitrale?

    Sur invitation du Responsable de la procédure, le recourant est tenu de s'acquitter de frais d'enregistrement. Ceux-ci sont déterminés comme suit:

    500.– fr.,lorsque seul un émolument est litigieux,
    1'000.– fr.,lorsqu'une sanction est litigieuse, et
    2'000.– fr.,si la non-admission/l'exclusion est contestée.

    Après sa constitution, le Tribunal arbitral peut exiger du recourant qu'il verse des sûretés supplémentaires et, en cas de retard, décider de ne pas entrer en matière. Le montant des sûretés est déterminé en fonction des frais présumés du Tribunal arbitral ainsi que, le cas échéant, des montants litigieux impayés de l'association. (cf. §38 al. 7 des Statuts).