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Domande frequenti

Pratica dell'OAD PolyReg nei processi e nelle procedure di lavoro

Sommario:

A. Domande preliminari / del pubblico
  1. Che cos'è l'OAD PolyReg e di cosa è responsabile?

  2. Dove si possono trovare le informazioni sui membri affiliati all'OAD PolyReg? C'è un elenco dei membri disponibile in internet?

  3. L'OAD PolyReg fornisce informazioni sui suoi membri, ad esempio sulle procedure di sanzione?

B. L'OAD PolyReg: requisiti di affiliazione
  1. A chi è aperta l'affiliazione all'OAD PolyReg?

  2. Quando sono intermediario finanziario? Come posso apprendere, se la mia attività sottostà alla LRD?

  3. Quali altri requisiti sono imposti ai membri?

  4. Pur non operando come intermediario finanziario, potrei immaginare di intraprendere un'attività soggetta a vigilanza in un dato momento. Posso già aderire all'OAD PolyReg come misura preventiva?

  5. Sono attivo solo come consulente alla clientela, i miei partner commerciali richiedono che io sia affiliato a un OAD. Posso aderire all'OAD a queste condizioni?

C. L'OAD PolyReg: procedura di affiliazione
  1. Qual è la procedura di affiliazione dell'OAD PolyReg?

  2. Quanto dura la procedura di affiliazione?

  3. Esiste una procedura rapida?

  4. Posso accelerare la procedura di affiliazione recandomi personalemente presso gli uffici dell'OAD PolyReg?

  5. Quanto costa l'affiliazione all'OAD PolyReg?

  6. Cosa viene considerato nella classificazione?

  7. Quali altri costi devono essere considerati?

D. Domande sulla procedura di affiliazione dell'OAD PolyReg
  1. Che cos'è una referenza? Chi può emetterla?

  2. Quali funzioni LRD conosce l'OAD PolyReg? Perché solo le persone fisiche possono rivestire funzioni LRD? Quali sono i requisiti che le persone con una funzione LRD devono soddisfare?

  3. Le funzioni LRD possono essere ricoperte dalla stessa persona?

  4. Quali sono gli obblighi di documentazione degli organi, di membri della direzione, dei dirigenti e dei firmatari autorizzati?

  5. I conti annuali della mia società non sono sottoposti a revisione da parte di un revisore dei conti. È consentito o questo creerà problemi all'OAD PolyReg?

  6. Voglio che il mio ufficio di revisione faccia le revisioni LRD (domanda di affiliazione giusta pagina 9 ai sensi di §34 cpv. 1 degli Statuti). Cosa implica?

  7. Come può essere apportata la prova, che la propria società di revisione è competente in merito a tutte le materie LRD e che il §33 cpv. 2 degli Statuti è rispettato?

  8. Quali sono i requisiti di documentazione per i dipendenti con attività rilevante per la LRD che non hanno diritto di firma, non sono organi esecutivi e non hanno una funzione LRD specifica?

  9. La mia impresa lavora con agenti. Quali documenti devo esibire?

  10. Voglio essere responsabile della formazione interna in materia LRD (pagina 14 della richiesta di affiliazione giusta il §61 cpv. 3 del Regolamento). Cosa significa di preciso?

  11. Quali dati vengono richiesti alla pagina 15 della richiesta di affiliazione?

  12. Quali requisiti di documentazione sono associati al fatto di ricoprire una funzione LRD?

  13. La mia richiesta di affiliazione è stata rifiutata. Cosa posso fare?

E. L'OAD PolyReg: domande sulle conseguenze e le modalità dell'affiliazione
  1. Cosa succede con i miei dati presso l'OAD PolyReg?

  2. Voglio affiliarmi all'OAD PolyReg come membro passivo. Si può fare?

  3. Sono a conoscenza del fatto che l'OAD PolyReg ha dei membri inattivi. Cosa significa inattività e come poso diventare un membro inattivo?

  4. Quali oneri ricorrenti esistono nella gestione dell'anno associativo in quanto membro?

F. L'OAD PolyReg: mantenimento e fine dell'affiliazione
  1. Sono appena stato affiliato quale membro dell'OAD PolyReg. Cosa devo fare?

  2. Dove posso leggere quali sono i miei compiti, se non lo so più?

  3. Quali sono i miei obblighi come membro dell'OAD PolyReg?

  4. Quali sono i miei diritti come membro dell'OAD PolyReg?

  5. In che casi termina l'affiliazione all'OAD PolyReg?

G. L'OAD PolyReg: revisione
  1. Ogni quanto vengo revisionato? Quale ruolo gioca la mia potenziale intattività?

  2. Cos'è un rinvio della revisione? Come posso ottenerlo?

  3. Come si svolge il controllo periodico ordinario?

  4. Qual è l'oggetto del controllo?

  5. Cos'è un controllo straordinario?

  6. Chi effettua un controllo straordinario? Come si svolge?

  7. Quanto costano i controlli?

H. L'OAD PolyReg: sanzioni e tribunale arbitrale
  1. Quando l'OAD PolyReg ricorre alle sanzioni?

  2. Quali sanzioni sono possibili?

  3. Come vengono calcolate le multe?

  4. Quando si arriva all'esclusione dall'OAD PolyReg?

  5. Come si svolge una procedura di sanzione?

  6. Quali conseguenze ha una procedura di sanzione nell'ottica dell'Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari FINMA?

  7. Qual è la natura giuridica delle procedure di sanzione dell'OAD PolyReg e quali principi procedurali vengono applicati?

  8. Quanto costa una procedura di sanzione?

  9. Quali rimedi giuridici esistono contro le decisioni di sanzione dell'OAD PolyReg?

  10. Qual è la funzione del Responsabile del tribunale arbitrale?

  11. Come si svolge una procedura arbitrale?

  12. Come funziona l'effetto sospensivo di un ricorso? Quali sono le conseguenze della revoca dell'effetto sospensivo?

  13. Quanto costa una procedura arbitrale?

A. Domande premilinari/ del pubblico

  1. Che cos'è l'OAD PolyReg e di cosa è responsabile?

    L'OAD PolyReg è un'organismo di autodisciplina riconosciuto dalla FINMA, che controlla e fa rispettare l'attuazione degli obblighi di diligenza della legge federale sul riciclaggio di denaro (LRD). La protezione degli investitori non è compresa in questa sorveglianza, anche perché la LRD non è pensata per la protezione degli investitori. L'OAD PolyReg non esercita una sorveglianza prudenziale sui suoi membri.

  2. Dove si possono trovare le informazioni sui membri affiliati all'OAD PolyReg? C'è un elenco dei membri disponibile in internet?

    La lista dei membri dell'OAD PolyReg non viene pubblicata in seguito ad una delibera dell'assemblea generale del 2004. La FINMA tiene un registro di tutti i membri dell'OAD. Questo registro è pubblico ed è disponibile in formato elettronico.

    Gruppi interessati possono anche richiedere informazioni sullo status di un membro direttamente all'OAD PolyReg o chiedere al membro di indirizzare loro una conferma di affiliazione.

    Le conferme di affiliazione possono anche essere scaricate online in qualsiasi momento dal sito web dell'OAD PolyReg (in tedesco, francese, italiano o inglese). In qualità di destinatario di tale conferma, può verificarne l'autenticità, anche online. La verifica di una conferma di iscrizione online indica anche che un'iscrizione, una volta confermata, è aggiornata.

  3. L'OAD PolyReg fornisce informazioni sui suoi membri, ad esempio sulle procedure di sanzione?

    No. Le informazioni interne dell'OAD PolyReg sono soggette alla protezione dei dati e non sono pubbliche. Questo vale anche per le richieste dei media.

B. L'OAD PolyReg: requisiti di affiliazione

  1. A chi è aperta l'affiliazione all'OAD PolyReg?

    L'affiliazione è aperta a qualsiasi persona fisica o giuridica che aderisce come intermediario finanziario ai sensi dell'art. 2 cpv. 2 lett. bbis o cpv. 3 LRD ad un organismo di autodisciplina e soddisfa i requisiti di cui all'art. 14 cpv. 2 LRD (§3 cpv. 1 Statuti dell'OAD PolyReg (Statuti)).

    Le persone giuridiche e fisiche, che non sono intermediari finanziari giusta l'art. 2 cpv. 3 LRD, possono diventare membri a titolo volontario se attuano regolarmente a partire dalla Svizzera per un intermediario finanziario in Svizzera o all'estero degli obblighi di diligenza delegati o se dimostrano che per altri motivi esse necessitano una sorveglianza per la loro attività commerciale nel settore dei servizi finanziari. Esse saranno trattate per tale attività in maniera identica agli intermediari finanziari obbligati ad affiliarsi (§3 cpv. 2 Statuti).

    Le società di sede non possono essere membri dell'OAD PolyReg. Sono considerate società di sede giusta il §23 del Regolamento dell'OAD PolyReg (Regolamento) persone giuridiche che non esercitano un'attività commerciale, di fabbricazione o un'altra attività gestita secondo criteri commerciali. Se un'azienda non esercita alcuna attività commerciale o non dispone di personale proprio, può trattarsi di un indizio di società di sede.

  2. Quando sono intermediario finanziario? Come posso apprendere, se la mia attività sottostà alla LRD?

    Se la risposta non scaturisce direttamente dall'art. art. 2 cpv. 3 LRD, l'Autorità federale di vigilanza dei mercati finanziari (FINMA) fornisce una consulenza giuridicamente vincolante sulla questione dell'obbligo di vigilanza. La prassi della FINMA è riassunta nella Circolare 2011/01 "Attività d'intermediario finanziario ai sensi della LRD".

    Chi esercita in maniera professionale un'attività sottostante alla LRD, necessita di una autorizzazione FINMA o nel caso dell'art. 2 cpv. 3 LRD di un'affiliazione ad un OAD. I valori soglia dell'attività professionale sono definiti all'art. 7 dell'Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD; RS 955.01).

  3. Quali altri requisiti sono imposti ai membri?

    Il membro stesso, così come le persone incaricate dell'amministrazione e della gestione e tutti i dipendenti che svolgono un compito rilevante LRD, devono godere di una buona reputazione in relazione alle loro attività di intermediari finanziari e garantire l'adempimento dei propri obblighi ai sensi della LRD e del Regolamento. Inoltre, i membri sono tenuti a svolgere in ogni momento la propria attività conformemente allo scopo degli Statuti e a rispettare gli obblighi della LRD, delle direttive FINMA e del Regolamento conformemente all'art. 25 LRD. Questo vieta l'esercizio di attività non autorizzate (illegali), in particolare l'esercizio di attività che necessitano di autorizzazione senza le relative autorizzazioni, ma anche pratiche commerciali non etiche (§4 cpv. 1 Statuti).

  4. Pur non operando come intermediario finanziario, potrei immaginare di intraprendere un'attività soggetta a vigilanza in un dato momento. Posso già aderire all'OAD PolyReg come misura preventiva?

    L'OAD PolyReg non affilia membri in un'ottica futura. Tuttavia, se è prevista un'attività soggetta a vigilanza in un prossimo futuro, tale attività può essere presentata e documentata in dettaglio al momento della presentazione della domanda di affiliazione (ad es. presentando contratti tipo, business plan, ecc.); l'affiliazione è possibile anche prima dell'inizio dell'attività operativa. Se, invece, non è prevista alcuna attività soggetta a vigilanza, l'affiliazione è possibile solo se sussiste un altro motivo documentato di affiliazione giusta il §3 cpv. 2 degli Statuti (vedi domanda B.1 e B.5).

  5. Sono attivo solo come consulente alla clientela, i miei partner commerciali richiedono che io sia affiliato a un OAD. Posso aderire all'OAD a queste condizioni?

    In questi casi, può richiedere l'affiliazione volontaria ai sensi del §3 cpv. 2 degli Statuti a mezzo di una prova da parte di un suo partner commerciale. Tuttavia, in questo contesto, i richiedenti devono sottoporsi alla normale procedura di affiliazione (cfr. domanda C.1) e vengono trattati come intermediari finanziari soggetti a vigilanza.

C. L'OAD PolyReg: procedura di affiliazione

  1. Qual è la procedura di affiliazione dell'OAD PolyReg?

    La procedura di affiliazione si svolge esclusivamente per corrispondenza e si articola in due fasi. Inizia con l'invio per posta di una richiesta di affiliazione completa. La ricezione della richiesta viene immediatamente confermata dall'OAD PolyReg. Contestualmente avviene una prima valutazione della richiesta alfine dell'inquadramento nelle categorie contributive secondo il Tariffario dell'OAD PolyReg e segue un cosiddetto emolumento d'ammissione una tantum.

    Dopo il pagamento di questo importo, la richiesta viene verificata formalmente per la completezza e correttezza dei moduli. Verranno richiesti documenti mancanti e/o informazioni incomplete e verrà fissato un termine. Va tenuto presente che la richiesta di affiliazione rappresenta il dossier di base del membro che lo accompagna durante tutta la sua affiliazione e che il membro deve tenere aggiornato dopo l'affiliazione (vedi domanda F.3). La richiesta dovrebbe quindi essere leggibile, ma può comunque essere compilata a mano.

    Non appena la richiesta sarà completa, sarà esaminata in una seconda fase da un punto di vista materiale. L'oggetto di questo esame materiale è determinare se il richiedente, in qualità di intermediario finanziario, può garantire l'adempimento degli obblighi previsto dalla Legge sul riciclaggio di denaro e dal Regolamento dell'OAD PolyReg, ed in particolare è in grado di offrire dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibile dal punto di vista legale ed etico ai sensi del §2 cpv. 2 degli Statuti. In caso emergano domande o ambiguità, il richiedente sarà informato per iscritto e gli verrà assegnato un termine per la risposta scritta.

    Se non ci sono obiezioni o se queste vengono chiarite dal richiedente nel corso del processo di affiliazione, il direttore decide sull'affiliazione. La decisione sarà comunicata con una conferma scritta di affiliazione o – in caso di mancata affiliazione – con una decisione scritta e motivata impugnabile davanti al Tribunale arbitrale (vedi domande H.9 e H.11). In caso di affiliazione verrà addebitata anche la quota annuale per l'anno in corso.

  2. Quanto dura la procedura di affiliazione?

    La procedura è strutturata in modo tale che una decisione viene resa entro un periodo da 2 a 8 settimane dalla presentazione di una domanda completa. Si tenga presente che la successiva richiesta di documenti mancanti o la risposta a quesiti nella procedura di esame materiale (seconda fase) può comportare deviazioni da tale valutazione.

  3. Esiste una procedura rapida?

    Non esiste una procedura rapida.

  4. Posso accelerare la procedura di affiliazione recandomi personalmente presso gli uffici dell'OAD PolyReg?

    No. Ci piacerebbe conoscerla, ma un attento esame formale e materiale della domanda è un obbligo legale dell'OAD PolyReg e deve essere garantito indipendentemente dalla pressione del tempo. L'analisi della richiesta di affiliazione, unitamente all'elaborazione amministrativa, richiede necessariamente un certo lasso di tempo. È quindi consigliabile rivolgersi per tempo all'OAD PolyReg con una domanda di affiliazione.

  5. Quanto costa l'affiliazione all'OAD PolyReg?

    I costi dipendono dalla dimensione dell'azienda (vedi anche domanda C.6). La suddivisione nelle varie categorie si basa sul Tariffario dell'OAD PolyReg.

    In linea di principio, la tassa d'affiliazione di base (una tantum) per un'attività soggetta alla LRD non preponderante ammonta a Fr. 900.– e a Fr. 1'200.– per un'attività soggetta alla LRD preponderante. Per richieste di affiliazione nel settore FinTech e delle nuove tecnologie, ci sono tuttavia dei costi di analisi aggiuntivi (vedi Tariffario).

    Dopo l'avvenuta affiliazione i costi annuali variano (tassa annuale) a dipendenza della grandezza dell'impresa e della rilevanza LRD tra 1'000.– e 5'600.– franchi.

    Per i membri della categoria 4 (28 e più persone) il Comitato direttivo decide della tassa di affiliazione e della tassa annuale. Queste non possono essere inferiori a quelle di un membro della categoria 3.

    Membri inattivi pagano un forfait di Fr. 850.– (vedi domanda E.3).

  6. Cosa viene considerato nella classificazione?

    Conformemente al tariffario, sono prese in considerazione (cumulativamente) tutte le persone che esercitano un'attività di direzione e quelle che nei settori rilevanti per la LRD sono attive o dispongono di un diritto di firma individuale o collettivo. Vengono evitati i doppi conteggi. Il lavoro a tempo parziale non viene preso in considerazione.

  7. Quali altri costi devono essere considerati?

    Oltre alla quota associativa annuale ci sono i costi per le revisioni annuali LRD e per gli obblighi formativi. Le società di audit della PolyReg fatturano su base oraria secondo una tariffa oraria di Fr. 250.–. Se eccezionalmente le revisioni sono effettuate dai revisori del membro, valgono le tariffe orarie del revisore (vedi domanda G.7).

    La formazione unica di base costa Fr. 650.– per persona, mentre la formazione continua annuale Fr. 390.– (vedi domanda F.3).

    A parte la quota associativa annuale, i costi delle revisioni e delle formazioni, non ci sono ulteriori costi (come, ad esempio, per l'assistenza dei membri, la registrazione di mutazioni, ecc.).

D. Domande sulla procedura di affiliazione dell'OAD PolyReg

  1. Pagina 2: Che cos'è una referenza? Chi può emetterla?

    Con una lettera di referenza un terzo garantisce nei confronti dell'OAD PolyReg l'affidabilità del richiedente. Questa referenza può essere fornita da diversi soggetti, siano essi la banca del richiedente, una banca depositaria, dei partner commerciali o persone di riferimento personali.

  2. Pagina 4, 11, 12 e 15: Quali funzioni LRD conosce l'OAD PolyReg? Perché solo le persone fisiche possono rivestire funzioni LRD? Quali sono i requisiti che le persone con una funzione LRD devono soddisfare?

    L'OAD PolyReg esige dai membri, che certi settori di responsabilità indispensabili per l'applicazione e l'attuazione degli obblighi LRD dei membri, siano ricoperti in maniera permanente. L'OAD conosce la funzione della persona di contatto, del responsabile per le comunicazioni al MROS e del blocco averi, del responsabile della tenuta dei dossiers e della formazione interna (vedi richiesta di affiliazione pagine 4, 11, 12 e 15).

    La persona di contatto funge da referente centrale per l'OAD PolyReg, riceve le istruzioni vincolanti per il membro e fa rispettare la loro attuazione interna. La persona di contatto deve essere in grado di comprendere almeno una lingua nazionale. In vista di eventuali procedimenti arbitrali sono inoltre necessari il diritto di firma iscritto a registro di commercio e il domicilio in Svizzera (§41 cpv. 3 del Regolamento).

    Il responsabile della tenuta dei dossier è responsabile per la corretta tenuta della documentazione e garantisce per quanto riguarda l'ambito LRD che i dossier siano sempre disponibili su territorio svizzero. In particolare, deve poter rispondere immediatamente alle eventuali richieste di informazione dell'OAD, della società di audit, della FINMA, nonché alle eventuali richieste di sequestro delle autorità di perseguimento penali (cfr. in merito §37 Regolamento).

    Il responsabile delle comunicazioni deve garantire che le comunicazioni del membro vengono effettuate al MROS, che un eventuale blocco degli averi venga rispettato e informa senza indugio l'OAD PolyReg riguardo alle comunicazioni al MROS (§42 e §43 del Regolamento).

    Il responsabile della formazione deve garantire che siano seguite la formazione base e la formazione continua annuale presso il membro e che i collaboratori abbiano sufficienti conoscenze sulla LRD (vedi domanda F.3).

  3. Le funzioni LRD possono essere ricoperte dalla stessa persona?

    Sì. In questo caso però la persona non può essere domiciliata l'estero (vedi domanda D.2).

  4. Pagine 8 e 16: Quali sono gli obblighi di documentazione degli organi, di membri della direzione, dei dirigenti e dei firmatari autorizzati?

    In pratica si intendono tutte le persone iscritte nel registro di commercio con diritto di firma, nonché le persone che hanno una procura individuale per il richiedente/membro. Queste persone possono stabilire diritti e obblighi per il richiedente/membro, in particolare nell'ambito della fornitura di attività finanziarie. Per queste persone, deve essere compilata una pagina 8 nella richiesta di affiliazione.

    Inoltre, i requisiti di documentazione sono identici a quelli dei responsabili di funzioni LRD (vedi domanda D.12). In caso una persona ricopra più posizioni rilevanti ai fini LRD, la documentazione relativa alla persona va ovviamente presentata una sola volta.

  5. Pagina 9: I conti annuali della mia società non sono sottoposti a revisione da parte di un revisore dei conti. È consentito o questo creerà problemi all'OAD PolyReg?

    Se la sua azienda soddisfa i requisiti legali, può rinunciare ad un audit limitato. In questo caso la pagina 9 non è da compilare, rispettivamente va fatto riferimento all'Opting-out.

    Se disponete di un revisore dei conti, è necessario specificarlo in questa pagina e le informazioni citate negli allegati devono essere documentate.

    Questo non è un problema per garantire la revisione LRD. Normalmente a tutti i membri viene assegnato un revisore LRD dall'OAD PolyReg, a meno che non venga approvata dal Comitato direttivo una richiesta del membro giusta il § 34 cpv. 1 degli Statuti, di avere per revisore LRD il revisore dei conti che dispone di conoscenze LRD (vedi domanda D.6).

    Tale richiesta, se presentata nell'ambito della richiesta di affiliazione, deve essere accompagnata da una dichiarazione di accettazione della società di revisione di cui a pagina 9. Se tale richiesta è presentata in un secondo momento, deve essere presentata una dichiarazione di accettazione del mandato.

  6. Pagina 9: Voglio che il mio ufficio di revisione faccia le revisioni LRD (domanda di affiliazione giusta pagina 9 ai sensi di §34 cpv. 1 degli Statuti). Cosa implica?

    Normalmente ai membri dell'OAD PolyReg viene assegnato un revisore LRD. Giusta il §34 cpv. 1 degli Statuti vi è la possibilità, su richiesta di nominare il revisore dei conti del membro per la revisione LRD (controllore esterno). Tuttavia, il diritto è solo per quei membri che hanno un revisore LRD iscritto a registro di commercio. Un opting-out non permette di presentare questa richiesta.

    La richiesta può essere presentata nell'ambito della domanda di affiliazione barrando l'apposito campo a pagina 9 della richiesta di affiliazione, oppure la richiesta può essere presentata in qualsiasi momento successivo.

  7. Pagina 9: Come può essere apportata la prova, che la propria società di revisione è competente in merito a tutte le materie LRD e che il §33 cpv. 2 degli Statuti è rispettato?

    Requisito fondamentale è che la società di revisione disponga di un'abilitazione dell'OAD PolyReg per lo svolgimento delle revisioni LRD giusta l'art. 24a LRD. La lista attuale dei revisori autorizzati è consultabile sul sito internet dell'OAD PolyReg.

    Inoltre, i revisori devono essere indipendenti dal membro da controllare, questo come scaturisce dall'art. 728 CO e dalle linee guida riconosciute sull'indipendenza del settore.

    Il controllore esterno deve confermare per iscritto l'accettazione del mandato all'OAD PolyReg per l'esecuzione delle revisioni LRD. Inoltre, i revisori devono allegare una dichiarazione scritta mediante la quale si impegnano ad eseguire le revisioni dell'OAD PolyReg a spese del membro e ad inviare all'OAD PolyReg il rapporto LRD a conclusione dell'audit.

  8. Pagina 10: Quali sono i requisiti di documentazione per i dipendenti con attività rilevante per la LRD che non hanno diritto di firma, non sono organi esecutivi e non hanno una funzione LRD specifica?

    Per questi dipendenti è da compilare una pagina 10. Per un numero maggiore di dipendenti, i dati personali possono essere trasmessi tramite lista Excel separata.

  9. Pagina 10: La mia impresa lavora con agenti. Quali documenti devo esibire?

    Gli agenti possono essere considerati degli ausiliari ORD e vengono inclusi nella regolamentazione del loro principale (membro OAD) senza dover entrare a far parte di un OAD loro stessi come intermediari finanziari. Questo presuppone che siano stati accuratamente selezionati dal membro, che sia garantita la loro formazione in termini LRD e che siano vincolati contrattualmente ed in modo esclusivo al membro.

    Nella pratica, l'OAD PolyReg tratta gli agenti in modo analogo agli impiegati dell'intermediario finanziario ed esige per ogni agente una pagina 10 compilata e una copia del contratto di agenzia. Per il rappresentante legale di ciascun agente (persona con diritto di firma che funge da persona di contatto del IF), il membro deve presentare un estratto del casellario giudiziale e una copia firmata e datata del passaporto o della carta d'identità. Infine, il membro è obbligato a presentare in maniera spontanea ogni trimestre un elenco aggiornato degli agenti all'OAD PolyReg.

  10. Pagina 14: Voglio essere responsabile della formazione interna in materia LRD (pagina 14 della richiesta di affiliazione giusta il §61 cpv. 3 del Regolamento). Cosa significa di preciso?

    In genere, i membri sono obbligati a frequentare i corsi di formazione dell'OAD PolyReg (§60 del Regolamento). L'OAD organizza, in attuazione del §61 cpv. 1 del Regolamento, nell'arco di tutto l'anno diversi corsi di formazione base e continua (in diverse lingue). Il concetto di formazione comprende la formazione base di un'intera giornata (GK) e i corsi di formazione continua di mezza giornata (WK). La formazione propria del membro è possibile solo relativamente alla formazione di base. La formazione continua resta sempre a cura dell'OAD PolyReg.

    Grandi aziende (di regola da 20 persone), che assumono regolarmente nuovi collaboratori con attività LRD, possono fare, tramite la pagina 14 della domanda di affiliazione, richiesta per una formazione interna dei loro collaboratori per quello che riguarda la formazione base. In questo caso il membro deve acquisire le sue conoscenze in modo indipendente e indipendente dalla formazione base offerta dall'OAD PolyReg, deve però garantire che il contenuto e la portata della formazione interna siano paragonabili alla formazione di base dell'OAD PolyReg.

    L'approvazione della formazione interna presuppone anche il membro abbia una persona responsabile della formazione con conoscenze approfondite. Questo può essere la stessa persona del responsabile LRD e della formazione giusta pagina 12 della richiesta di affiliazione. In questo caso, il membro deve redigere un progetto formativo dettagliato, che deve essere sottoposto all'approvazione della direzione. Il concetto di formazione deve fornire informazioni sul numero di nuovi dipendenti che entrano ogni anno in azienda in ambito LRD, sui destinatari della formazione, sul modo in cui viene svolta, sull'infrastruttura esistente, sulla frequenza e la durata degli eventi di formazione, sulle persone che impartiscono la formazione e sui contenuti.

    In caso di approvazione dalla direzione, l'OAD PolyReg veglia nell'ambito delle revisioni LRD anche sull'implementazione del concetto di formazione che è stato fornito. La mancata implementazione viene sanzionata, così come la mancata partecipazione alle formazioni dell'OAD PolyReg (vedi domande H.1, H.2).

    La domanda può essere presentata già nella richiesta di affiliazione, o in qualsiasi momento successivo.

  11. Pagina 15: Quali dati vengono richiesti alla pagina 15 della richiesta di affiliazione?

    I dati della pagina 15 devono essere identici con quelli della pagina 4, 11 e 12. La pagina deve inoltre essere firmata e datata una volta dalla persona con diritto di firma per intermediario finanziario e da tutti i responsabili con funzioni LRD.

  12. Pagina 16: Quali requisiti di documentazione sono associati al fatto di ricoprire una funzione LRD?

    Dal momento che il responsabile LRD rappresenta il garante dell'attività del membro, esso è più esposto rispetto ad un normale collaboratore. L'OAD PolyReg richiede nell'ambito di una procedura di affiliazione dai responsabili LRD maggiore documentazione sulla persona. Questa comporta una pagina 16 della richiesta di affiliazione compilata correttamente, un estratto aggiornato del casellario giudiziale in originale, una copia datata e firmata di un passaporto o documento di identità, un curriculum vitae e almeno un diploma, che completa il curriculum. Se nel corso dell'affiliazione la persona con funzioni LRD dovesse cambiare, al nuovo responsabile LRD sarà richiesta la stessa documentazione.

  13. La mia richiesta di affiliazione è stata rifiutata. Cosa posso fare?

    Se non è d'accordo con la decisione scritta e motivata del Comitato direttivo, è libero di presentare ricorso al Tribunale arbitrale della PolyReg (§6 cpv. 3 und §37 cpv. 1 degli Statuti). Dal ricevimento della decisione di rifiuto ha 10 giorni di tempo per inoltrare reclamo per i scritto al responsabile del Tribunale arbitrale, il dott. Georg Lechleiter, Delphinstrasse 5, 8008 Zurigo (la data del timbro postale è determinante per la tempestività della ricezione). È sufficiente un semplice annuncio. In un primo momento non è necessaria la motivazione. Il responsabile del Tribunale arbitrale vi inviterà a presentare la motivazione in un secondo tempo, fissandovi un termine.

    Il responsabile del Tribunale arbitrale dirige la procedura fino all'inoltro della motivazione scritta e della risposta. Egli fissa al ricorrente e all'OAD PolyReg scadenzei relativi termini, con la comminatoria delle conseguenze in caso di mancata osservanza, e si occupa anche della richiesta al ricorrente delle tasse di registrazione, fino ad un importo di Fr. 2'000.– (§38 cpv. 7 degli Statuti; vedi Domanda H.13).

    Il Tribunale arbitrale esamina liberamente le decisioni contestate (§38 cpv. 5 degli Statuti). Le sue decisioni sono definitive (§35 cpv. 2 degli Statuti e decisione del Obergericht di Zurigo, pubblicata in ZR 104 Nr. 47).

    Un ricorso in seguito ad una decisione di rifiuto d'affiliazione non ha alcun effetto sospensivo. Non interrompe il termine di due mesi previsto all'art. 11 cpv. 1 lett. b dell'Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD).

E. L'OAD PolyReg: domande sulle conseguenze e le modalità dell'affiliazione

  1. Cosa succede con i miei dati presso l'OAD PolyReg?

    L'OAD PolyReg raccoglie e gestisce i dati previsti dalla legge concernenti i suoi membri e le loro attività, procede ai controlli alfine di assicurarsi del rispetto delle disposizioni legali, ai rapporti richiesti dalla LRD e dalle direttive dell'Autorità federale di sorveglianza die mercati finanziari (§2 cpv. 3 e §17 degli Statuti).

    In questo modo può esserci uno scambio di dati con la FINMA nell'ambito del quadro giuridico vigente. Inoltre, l'OAD PolyReg rispetta rigorosamente i termini di legge sulla protezione dei dati e li tratta i dati in maniera assolutamente confidenziale. Questo vuol dire in particolare che l'OAD PolyReg non fornisce alcuna informazione interna all'associazione né ad altri membri, né a terzi (§17 cpv. 2 degli Statuti).

    Tuttavia, l'OAD PolyReg risponde a domande individuali di terzi riguardanti l'esistenza di una affiliazione. La lista dei membri dell'OAD PolyReg non è pubblica in ragione di una decisione dell'Assemblea generale. La FINMA tiene una lista di tutti i membri OAD. Questa lista è accessibile al pubblico in forma elettronica.

  2. Voglio affiliarmi all'OAD PolyReg come membro passivo. Si può fare?

    No. L'OAD PolyReg non conosce l'affiliazione passiva (vedi domande B.4 und E.3).

  3. Sono a conoscenza del fatto che l'OAD PolyReg ha dei membri inattivi. Cosa significa inattività e come poso diventare un membro inattivo?

    Membri inattivi sono dei membri che, alla fine di un anno civile, dichiarano con la consegna del Formulario di inattività che non eserciteranno attività quale intermediario finanziario a titolo professionale ai sensi della ORD per l'anno civile seguente. Se il formulario è inviato per tempo, il membro pagherà una tassa annuale ridotta per l'anno futuro (forfait di fr. 850.–) e sarà automaticamente dispensato dal suo obbligo di formazione di base nonché di formazione continua.

    Quest'inattività non ha però nessuna conseguenza su quello che riguarda l'obbligo di revisione: di regola anche i membri inattivi sono oggetto di un controllo annuale. Questo ha essenzialmente per scopo di verificare la loro reale inattività, la quale era stata fino ad allora solamente dichiarata. Se dal controllo appare che il membro esercita in qualità di intermediario finanziario a titolo professionale nonostante la sua dichiarazione di inattività, la sua affiliazione è riattivata immediatamente e gli sarà fatturata la differenza tra il forfait versato e la tassa di affiliazione regolare. Inoltre, dovrà automaticamente seguire i corsi di formazione per l'anno in corso.

    Inoltre teniamo a precisare che l'OAD PolyReg non accetta dichiarazioni di inattività durante il primo anno di affiliazione e risponde a tali dichiarazioni di nuovi membri affiliati nel corso dell'anno solo se questi hanno ottemperato almeno al loro obbligo di seguire i corsi di formazione di base conformemente al §39 cpv. 2 degli Statuti in combinazione con il §60 cpv. 2 del Regolamento e quando ha avuto luogo il primo controllo (vedi domanda F.3 e G.2).

    Inoltre, una dichiarazione di inattività notificata una volta non è valevole indefinitamente ed è presa in considerazione unicamente per un anno civile. Spetta ai membri inviare (se necessario regolarmente) la dichiarazione di inattività per tempo. Le dichiarazioni tardive non sono prese in considerazione, anche se di fatto vi è inattività.

  4. Quali oneri ricorrenti esistono nella gestione dell'anno associativo in quanto membro?

    L'OAD PolyReg è organizzata in maniera tale per cuile sue prestazioni statutarie si adattano alle esigenze quotidiane dei suoi membri. I membri si sottopongono agli oneri ricorrenti seguenti:

    L'anno contributivo è basato sull'anno civile – indipendentemente dal momento dell'affiliazione o della disdetta di un membro. La tassa d'affiliazione annuale non è fatturata pro-rata temporis perché l'OAD PolyReg deve versare alla FINMA una tassa di vigilanza annuale che dipende dal numero totale dei suoi membri al 31 dicembre dell'anno civile in corso. Questa tassa è indipendente dalla loro grandezza, dal loro grado di attività e/o dal numero di incarti. È dunque appropriato richiedere la totalità della tassa sia ai membri uscenti che al 1° di gennaio dell'anno seguente erano però ancora membri, sia a coloro che si affiliano nel corso dell'anno.

    Attualmente i costi da versare come tassa di vigilanza ammontano proporzionalmente a Fr. 350.– in media per membro. Non sono addossati individualmente al membro, ma sono già compresi nella tassa d'affiliazione richiesta al membro.

    L'anno formativo è basato anch'esso sull'anno civile. Di conseguenza, ogni membro deve inviare almeno un rappresentante a un corso annuale di formazione continua tra gennaio e dicembre. La formazione di base deve essere seguita nei 6 mesi seguenti l'entrata in azienda (vedi Domanda F.3).

    Considerato quanto precede riguardante l'anno contributivo e formativo, e tenendo in considerazione la Domanda E.3, il periodo di inattività si basa anch'esso sull'anno civile.

    Il ritmo delle revisioni non dipende invece dall'anno civile, ma dalla data iniziale di ammissione, poi dalla data dell'ultimo esame. Va rilevato che il periodo di revisione non si allinea più con l'anno civile, ma copre tutto il periodo dall'ultima revisione. In ragione del compito di sorveglianza principale dell'OAD PolyReg, il ritmo delle revisioni riveste un'importanza prioritaria rispetto alla periodicità contributiva alfine di rispondere a diverse domande, in particolare per quello che riguarda l'inattività (vedi Domanda G.2).

F. L'OAD PolyReg: mantenimento e fine dell'affiliazione

  1. Sono appena stato affiliato quale membro dell'OAD PolyReg. Cosa devo fare?

    Deve da subito assicurarvi che rispetta gli obblighi associativi. La rendiamo attento al fatto che la presa a carico degli obblighi le incombe, allorché all'OAD PolyReg incombe la sorveglianza, di attirare la sua attenzione sulle mancanze eventuali agli obblighi e di far rispettare se necessario la messa in atto di obblighi con l'adozione di sanzioni.

    Inoltre, le incombe di far rispettare i diritti che sono stati conferiti dagli Statuti e dal Regolamento. Inoltre, le incombe di rispettare i termini e le eventuali scadenze fissate.

  2. Dove posso leggere quali sono i miei compiti, se non lo so più?

    Gli obblighi dei membri derivano dagli Statuti e dal Regolamento dell'OAD PolyReg.

    L'OAD PolyReg ha pubblicato sul suo sito internet i documenti di base precitati nella loro versione in vigore e in più lingue. Possono dunque essere consultati in ogni momento e sono reputati conosciuti da tutti i membri, a maggior ragione che i membri dichiarano, tramite dichiarazione generale di affiliazione alla pagina 18 della domanda di affiliazione, di aver preso conoscenza degli Statuti e del Regolamento e di sottostare senza riserva alle loro disposizioni.

  3. Quali sono i miei obblighi come membro dell'OAD PolyReg?

    Oltre agli obblighi di diligenza, che deve rispettare in qualità di intermediario finanziario ai sensi della LRD e che sono concretizzati nel Regolamento, e al rispetto dell'obbligo di formazione giusta l'art. 8 LRD, deve osservare anche degli obblighi associativi supplementari. Il loro rispetto è una condizione di mantenimento dell'affiliazione, così come l'assenza di obiezioni riguardanti l'osservanza degli obblighi di diligenza della LRD.

    L'obbligo di formazione deve essere rispettato con una formazione di base entro un termine di 6 mesi dalla data di affiliazione del membro, per i nuovi collaboratori, dal momento della loro entrata in funzione (§39 cpv. 2 degli Statuti in combinazione con il §61 cpv. 2 del Regolamento). L'obbligo di formazione continua deve essere rispettato a partire dall'anno seguente. L'OAD PolyReg considera che l'obbligo è rispettato quando un rappresentante di un affiliato ha partecipato a una formazione continua, considerando che una persona può soddisfare questo obbligo per diversi affiliati alla volta.

    L'obbligo di formazione continua può eccezionalmente essere rispettato seguendo una formazione presso un altro OAD. Questo presuppone tuttavia un'autorizzazione preventiva del Direttore dell'OAD PolyReg (§61 cpv. 1 del Regolamento). L'OAD PolyReg riconosce i corsi di formazione di altri OAD come equivalenti alle proprie formazioni. Non riconosce tuttavia i corsi LRD organizzati dalle banche, dalle assicurazioni o altre istituzioni.

    Esiste inoltre un obbligo di annunciare le mutazioni all'associazione giusta il §8 cpv. 2 degli Statuti così come un obbligo generale di informazione giusta il §15 degli Statuti. I membri sono tenuti ad annunciare spontaneamente e immediatamente al Direttore le modifiche delle condizioni che hanno condotto all'ottenimento del loro statuto di membro. Tengono così aggiornato il dossier del membro. Per facilitare il compito dei membri, l'OAD PolyReg ha concepito un modulo di annuncio delle mutazioni che deve essere utilizzato per tutti gli annunci di mutazioni e che informa al contempo sugli allegati che devono eventualmente essere inoltrati. Questo modulo può essere consultato in ogni momento sul sito internet dell'OAD PolyReg.

    Oltre all'obbligo contributivo e all'obbligo generale di pagare gli importi dovuti all'associazione, esiste un obbligo di collaborazione estesa, in particolare al momento delle revisioni (ordinarie o straordinarie) (§51 cpv. 6 e §53 cpv. 3 del Regolamento), ma anche in materia di costante reperibilità agli indirizzi e numeri indicati, di messa in atto delle istruzioni dell'OAD PolyReg e delle procedure di sanzione (§54 cpv. 2 del Regolamento).

  4. Quali sono i miei diritti come membro dell'OAD PolyReg?

    Partecipazione e diritto di voto all'Assemblea generale (§25 degli Statuti), proposta di punti all'ordine del giorno dell'Assemblea generale (§25 cpv. 4 degli Statuti), proposta di assunzione del suo proprio organo di revisione come controllore di revisione LRD (§34 cpv. 1 degli Statuti), proposta di una proprio concetto di formazione (§61 cpv. 3 del Regolamento), richiesta di una domanda di partecipazione ad una formazione presso un altro OAD (§61 cpv. 1 del Regolamento), richiesta di una domanda di dispensa di formazione (§62 cpv. 1 del Regolamento), notifica di una dichiarazione di inattività e pagamento di una tassa forfettaria ridotta l'anno seguente (tariffario associativo punto 5), diritti regolamentari nell'ambito dell'esercizio degli obblighi di diligenza della LRD, in particolare il ricorso a terzi (conformemente al §38 del Regolamento) così come la richiesta di una domanda di rinvio della revisione per due anni consecutivi al massimo (conformemente al §51 cpv. 3 e 4 del Regolamento).

  5. In che casi termina l'affiliazione all'OAD PolyReg?

    Con la disdetta o con l'esclusione. Non è prevista una disiscrizione tacita, per esempio con il fallimento. Incombe ai membri assumersi gli obblighi associativi fino alla fine dell'attività di intermediazione finanziaria che è stata possibilecon la loro affiliazione. (vedi domanda F.3 sull'obbligo di annuncio delle mutazioni e sull'obbligo di collaborare). Anche in caso di fallimento, l'affiliazione deve essere disdetta in maniera ordinaria.

    Le sole eccezioni a questa regola sono i decessi dei titolari d'imprese individuali. Se decedono invece degli azionisti unici o soci unici di persone morali, compete gli eredi di indicare all'OAD PolyReg se l'affiliazione è mantenuta (cosa che in generale necessita di una nuova designazione di funzioni e dunque di annuncio delle mutazioni) o se la società deve essere liquidata.

    Una disdetta può essere data in ogni momento – conformemente al §9 degli Statuti e sotto riserva di un eventuale controllo finale tramite una dichiarazione scritta che include i motivi della disdetta indirizzata al Direttore dell'OAD PolyReg.

    L'esclusione di regola rappresenta una sanzione (la più severa) contro il membro ed è pronunciata unicamente dopo l'apertura di una procedura di sanzione nel corso della quale il membro interessato ha potuto esercitare il suo diritto di essere sentito. Al contrario, i membri che non soddisfano più i loro obblighi finanziari malgrado i richiami per lettera raccomandata o che non sono più raggiungibili all'indirizzo indicato sono immediatamente esclusi (§10 cpv. 4 degli Statuti e §57 cpv. 2 del Regolamento). In questi casi l'esclusione è immediata e senza procedura di sanzione (vedi domanda H.4).

G. L'OAD PolyReg: revisione

  1. Ogni quanto vengo revisionato? Quale ruolo gioca la mia potenziale inattività?

    I membri vengono revisionati in loco nella loro azienda in media ogni 12 mesi da una società di audit per verificare il rispetto degli obblighi statutari, di diligenza e di comunicazione. (§51 cpv. 1 del Regolamento; vedi domanda F.3).

    Questa regola vale per tutti i membri, in particolare anche per quelli inattivi (vedi domanda E.3).

    Viene fatta un'eccezione solo quando viene concessa un rinvio della revisione giusta il §51 cpv. 3 del Regolamento (vedi domanda G.2).

  2. Cos'è un rinvio della revisione? Come posso ottenerlo?

    D'ufficio o su richiesta scritta di un membro, la revisione ordinaria può essere rinviata di un anno fino ad un massimo di due volte, se l'ultima revisione è stata effettuata da un controllore dell'OAD PolyReg e non costituiva una prima revisione, se le due revisioni precedenti non hanno rilevato mancanze importanti e se l'attività dell'affiliato, conto tenuto della sua grandezza (volume transazioni, patrimonio gestito, numero dei clienti, ecc..), dell'origine dei clienti, dei settori di attività e della stabilità delle reazioni d'affari, presenta un rischio di riciclaggio di denaro debole (§51 cpv. 3 del Regolamento). Nel caso ideale, un membro può dunque instaurare un ciclo di revisione di tre anni, a condizione che notifichi ogni volta tempestivamente la richiesta di rinvio della revisione.

    Secondo quanto precede, il primo controllo ordinario non può essere rimandato. I nuovi membri sono dunque sempre sottoposti ad un controllo iniziale almeno una volta prima che venga dato seguito alla richiesta di rinvio della revisione. La prima revisione chiude in qualche sorta il primo anno di affiliazione. Dal momento che il ciclo di revisione (controlli) e l'anno contributivo non coincidono, può capitare che un'inattività dichiarata sia presa in considerazione nel calcolo delle tasse unicamente a partire dal terzo anno civile di affiliazione. Questo comporta delle ripercussioni sull'obbligo di formazione (vedi domanda E.3).

    Un controllo e non è mai rinviato automaticamente. Anche se un rinvio della revisione può essere anche accordato d'ufficio in funzione dei rischi, di principio è di responsabilità degli affiliati domandare un rinvio della revisione. L'OAD PolyReg mette a disposizione un formulario standardizzato a questo scopo. Le scadenze seguenti devono essere rispettate conformemente al §51 cpv. 4 del Regolamento: per il rinvio del primo controllo, la richiesta deve essere inoltrata al Segretariato dall'OAD PolyReg entro 6 mesi dall'ultimo controllo ordinario. La richiesta per il secondo rinvio può essere inoltrata al più presto dopo 12 mesi e al più tardi dopo 18 mesi dall'ultimo controllo ordinario.

  3. Come si svolge il controllo periodico ordinario?

    Il controllore di un affiliato è incaricato dall'OAD PolyReg di procedere al controllo LRD in tempo utile e fissando una scadenza. Il controllore prende quindi contatto con l'affiliato e concorda una data per il controllo. Una volta il controllo effettuato, il controllore redige un rapporto scritto all'attenzione dell'OAD PolyReg e trasmette direttamente una copia all'affiliato. La prestazione di controllo è in seguito fatturata sulla base di un rapporto spese che l'affiliato firma e per cui si occupa del pagamento (vedi domanda C.7).

    Le mancanze rilevate nel rapporto di controllo comportano delle istruzioni dell'OAD PolyReg aventi per obiettivo di rimediare alla situazione contestata e possono condurre – in funzione della gravità dell'infrazione contestata – all'apertura di una sanzione (§52 cpv. 4 del Regolamento; vedi domanda H.1).

    I controllori e l'OAD PolyReg rispettano il segreto d'ufficio e il segreto professionale dei membri (§51 cpv. 7 del Regolamento).

    Nella misura in cui lo scopo della revisione lo esige, i controlli possono ugualmente essere effettuati senza essere preannunciati.

  4. Qual è l'oggetto del controllo?

    I controllori verificano il rispetto delle disposizioni della Legge sul riciclaggio di denaro, degli Statuti e del Regolamento.

    Il controllo si effettua conformemente alle disposizioni del concetto di sorveglianza basato sul rischio e verte in particolare sulla questione a sapere se i documenti richiesti in applicazione degli obblighi di diligenza e documentazione sono allestiti e conservati correttamente, se permettono di concludere che gli obblighi d'identificazione, di chiarimento, di comunicazione sono stati rispettati, se l'obbligo di formazione è stato osservato e se i collaboratori presentano un livello di conoscenze sufficienti, rispettivamente se il concetto di formazione interna è stato messo in atto compiutamente.

    Il controllo verte anche sul rispetto permanente delle condizioni d'affiliazione all'OAD PolyReg e sull'annuncio immediato di tutte le mutazioni conformemente al §8 cpv. 2 degli Statuti (§52 cpv. 1-3 del Regolamento).

  5. Cos'è un controllo straordinario?

    Un controllo straordinario serve a chiarire dei dubbi o delle irregolarità nonché ad acquisire delle conoscenze supplementari in caso di infrazioni constatate, se le informazioni non sono sufficienti sulla base delle indicazioni fornite dal controllo ordinario (§53 cpv. 1 del Regolamento).

  6. Chi effettua un controllo straordinario? Come si svolge?

    Per l'esecuzione di un controllo straordinario, è possibile ricorrere ad un responsabile d'inchiesta indipendente, il quale agisce su mandato del Comitato e fa rapporto scritto al Comitato Direttivo delegato o alla Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg sulle sue constatazioni. I costi di un controllo straordinario sono di norma a carico dell'affiliato (§53 cpv. 1 e 4 del Regolamento).

    Il Responsabile d'inchiesta indipendente raccoglie i mezzi di prova per gli atti e redige un rapporto scritto con le sue conclusioni. Egli può allegare una proposta di sanzione al suo rapporto. Il membro in questione aiuta il Responsabile d'inchiesta indipendente nello svolgimento dei suoi compiti e gli permette una consultazione illimitata (§53 cpv. 2 e 3 del Regolamento).

    Sulla base di queste constatazioni, il Comitato decide di un'eventuale procedura di sanzione.

    Nella misura in cui l'obiettivo del controllo lo esige, i controlli possono anche essere effettuati senza essere annunciati.

  7. Quanto costano i controlli?

    I controlli ordinari sono fatturati in funzione del tempo necessario e richiesto, alla tariffa di Fr. 250.– l'ora, oltre tasse e spese in natura (70 centesimi per km; 80 centesimi per copia), quando sono effettuati da un controllore accreditato dall'OAD PolyReg (controllore interno). Vale lo stesso approccio per i Responsabili d'inchiesta indipendenti. La fatturazione avviene per unità di 15 minuti.

    Altrimenti, la tariffa oraria fatturata si basa sulle direttive dell'organo di revisione (controllore esterno) (vedi domande C.7 e D.6). L'OAD PolyReg preleva presso i membri che sono controllati dal loro organo di controllo interno una percentuale sul totale delle spese di revisione a titolo di indennizzo per le spese legate al controllo e alla sorveglianza (Tariffario Ziff. 6).

H. L'OAD PolyReg: sanzioni e tribunale arbitrale

  1. Quando l'OAD PolyReg ricorre alle sanzioni?

    Le infrazioni dei membri agli obblighi verso l'associazione, così come le infrazioni alle norme della LRD o delRegolamento, come pure agli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), agliobblighi di comunicazione (art. 9 LRD), agliobblighi di formazione (art. 8 LRD) sono da sanzionare (§45 cpv. 1 degli Statuti).

    In caso di infrazioni commesse per negligenza può essere pronunciato un avvertimento al posto di una multa o si può prescindereda una sanzione (§55 cpv. 2 del Regolamento). In caso di violazioni minori, che possono inoltre essere sanate in breve termine (max. 30 giorni), in genere non viene aperta nessuna procedura di sanzione. Tuttavia, a un membro responsbaile di un'infrazione viene richiesto per iscritto di rimediare alla mancanza nel termine impartito.

  2. Quali sanzioni sono possibili?

    Possono essere pronunciate le seguenti sanzioni: avvertimento, multa da Fr. 300.– a 1'000'000.–, minaccia di esclusione ed esclusione (§45 cpv. 2 degli Statuti e §54 cpv. 1 del Regolamento).

    Le infrazioni intenzionali sono sempre punite anche con una multa. Alle sanzioni si possono aggiungere i costi d'inchiesta, le tasse di redazione, di stesura e di giudizio (§45 cpv. 4 e 5 degli Statuti).

    Sempre che sia necessario e possibile, la sanzione viene combinata all'ordine di ripristino della legalità entro un termine di tre mesi al massimo. La richiesta può anche contenere istruzioni e condizioni riguardo all'organizzazione interna dell'intermediario finanziario (§54 cpv. 2 del Regolamento).

  3. Come vengono calcolate le multe?

    Per il calcolo dell'ammontare della multa deve essere presa in considerazione la gravità della violazione, il grado di colpa e la capacità finanziaria del membro. Delle pene o misure statali parallele non impediscono all'OAD PolyReg di infliggere allo stesso tempo le proprie sanzioni. Queste possono tuttavia essere ridotte se il cumulo delle pene inflitte fosse troppo gravoso e di una severità eccesiva (§55 cpv. 1 del Regolamento).

  4. Quando si arriva all'esclusione dall'OAD PolyReg?

    L'esclusione può essere pronunciata in caso di violazioni degli obblighi associativi o degli obblighi derivanti dalla LRD, dal Regolamento o dagli Statuti, se il membro responsabile non ripristina la situazione conforme alle disposizioni legali, al Regolamento o agli Statuti nel termine impartito o in caso di ripetute violazioni (§56 cpv. 1 del Regolamento).

    Un membro è escluso se non soddisfa più le condizioni di affiliazione (vedi domanda F.3), in particolare – ma non unicamente – se non offre più la garanzia di un'attività irreprensibile a livello personale o dell'organizzazione e se non ripristina la legalità della situazione entro il termine stabilito di massimo tre mesi (§56 cpv. 2 del Regolamento).

    L'OAD PolyReg esige inoltre dai suoi membri, al §2 cpv. 2 dei suoi Statuti, che questi forniscano dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili dal punto di vista legale ed etico. Il criterio dell'ineccepibilità si valuta sulla base del (previsto) rispetto di tutte le leggi e di tutte le ordinanze pertinenti in materia di diritto dei mercati finanziari. Il mancato rispetto di queste disposizioni può, a determinate condizioni, portare all'esclusione.

    Un membro deve essere escluso qualora egli abbia violato intenzionalmente o per negligenza grave, importanti disposizioni della LRD, in particolare l'obbligo di comunicazione (§56 cpv. 4 del Regolamento). L'esclusione può avvenire anche quando il membro non è più raggiungibile dall'associazione o dal tribunale arbitrale all'ultimo indirizzo professionale fornito o in caso di mancato pagamento delle tasse ed emolumenti dovuti all'associazione (vedi domanda F.5).

    L'esclusione o la minaccia di esclusione possono in ogni caso essere accompagnate da una multa (§56 cpv. 5 del Regolamento; vedi domanda H.3).

  5. Come si svolge una procedura di sanzione?

    La procedura inizia con la notifica scritta via raccomandata al membro dell'apertura di una procedura di sanzione. La notifica menziona i rimproveri, nonché la sanzione prevista. Inoltre, lo stesso scritto fissa un termine al membro per prendere posizione per iscritto su tutti i punti (rimproveri, sanzioni minacciate e la loro entità).

    Dopo aver ricevuto la presa di posizione o trascorso il termine per le osservazioni, il Comitato delegato decide dell'applicazione di una sanzione. Nel fare ciò tiene in considerazione eventuali argomentazioni avanzate dal membro, che però valuta liberamente (vedi domanda H.7).

    Quando viene presa una decisione, questa è motivata per iscritto e inviata al membro per posta raccomandata. Tutte le decisioni di sanzione possono in seguito essere portate davanti la Tribunale arbitrale di PolyReg (§37 cpv. 1 degli Statuti e §59 del Regolamento). Il Tribunale arbitrale decide definitivamente riguardo ai litigi tra gli affiliati e l'OAD PolyReg (vedi domanda D.13).

    Il Tribunale arbitrale entra unicamente parzialmente in materia sui ricorsi relativi a delle esclusioni pronunciate in ragione del mancato pagamento di pretese pecuniarie dell'associazione in seguito ad un richiamo per lettera raccomandata con minaccia di esclusione (cfr. §36 cpv. 5 degli Statuti).

  6. Quali conseguenze ha una procedura di sanzione nell'ottica dell'Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari FINMA?

    Quando viene aperta una procedura di sanzione contro un affiliato e questa potrebbe portare all'esclusione dall'OAD PolyReg, le decisioni di apertura e chiusura della procedura sono comunicate alla FINMA (§58 cpv. 1 del Regolamento).

    Se la procedura concerne una persona soggetta al segreto professionale, la Delegazione del Comitato Direttivo deve garantire il mantenimento del segreto professionale prendendo delle misure appropriate (documenti anonimi, ecc.) (§58 cpv. 2 del Regolamento).

  7. Qual è la natura giuridica delle procedure di sanzione dell'OAD PolyReg e quali principi procedurali vengono applicati?

    Lo scopo dell'OAD PolyReg comprende la concretizzazione del rispetto degli obblighi di diligenza della LRD e la verifica che i membri forniscano dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili dal punto di vista legale ed etico (cfr. §2 cpv. 2 degli Statuti). Questo in linea con la prassi costante della FINMA, secondo la quale la violazione di altre prescrizioni del diritto dei mercati finanziari mette in dubbio la buona reputazione dell'intermediario finanziario e dunque la garanzia del rispetto degli obblighi di diligenza.

    L'OAD PolyReg non esercita una sorveglianza prudenziale sui suoi membri e non ne introduce una per via indiretta, quando persegue violazioni al §2 cpv. 2 degli Statuti. Le procedure di sanzione dell'OAD PolyReg e le misure che ne derivano hanno in primo luogo un carattere preventivo e mirano anzitutto a ristabilire la situazione conforme. Una procedura di sanzione dell'OAD PolyReg non ha tuttavia carattere penale.

    Il principio "in dubio pro reo" costituisce un principio di valutazione delle prove per il giudice penale. Tuttavia, la questione determinante per l'apertura di una procedura di sanzione è di sapere se esiste un sospetto iniziale sufficiente. In questo caso il Comitato Direttivo o il Comitato Direttivo delegato valutano i fatti d'ufficio, per analogia con le disposizioni del diritto amministrativo (cfr. art. 12 e art. 13 PA), e la decisione da prendere si basa sul libero apprezzamento del Comitato. In questo modo non è il principio "in dubio pro reo" che si applica (che ad ogni modo non è applicabile in procedura amministrativa, ciò che deriva a contrario dall'art. 6 cpv. 2 CEDU), ma piuttosto quello del libero apprezzamento delle prove (per analogia con l'art. 19 PA in combinazione con l'art. 40 della legge federale del 4 dicembre 1947 sulla procedura civile federale PC; RS 273).

    L'OAD PolyReg non è dunque vincolata da certe regole rigide di amministrazione delle prove che detterebbero il modo di giungere a determinate valutazioni, come deve essere raccolta una prova valida o quale è il valore probante dei differenti mezzi di prova gli uni per rapporto agli altri (cfr. DTF 130 II 482 E. 3.2; DTAF del 3 agosto 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).

    Inoltre, le procedure di sanzione dell'OAD PolyReg tengono dovutamente in considerazione sia la presunzione d'innocenza e il principio dell'art. 8 CC, nella misura in cui preservano il diritto ad essere sentiti alle persone implicate e nella misura in cui solo dopo aver valutato tutte le circostanze e tutti gli argomenti avanzati viene deciso di pronunciare delle sanzioni o di rinunciarvi. Tali decisioni devono inoltre, se del caso, resistere all'esame di un Tribunale arbitrale statutario.

    Un'apertura di sanzione non costituisce un giudizio preventivo e non viola neanche la presunzione d'innocenza. Serve ad esporre nel dettaglio al membro i rimproveri formulati e a portare alla sua conoscenza le misure di sanzione previste, alfine che possa far uso del diritto di essere sentito.

    Comunque, il principio del libero apprezzamento delle prove esige che l'istanza decisionale si formi un'opinione attenta, coscienziosa ed imparziale sulla questione di sapere se lo stato di fatto da provare deve essere considerato come vero o meno. La prova è apportata quando l'apprezzamento delle prove permette di acquisire la convinzione che i fatti pertinenti si sono realizzati (DTF 114 II 289 E. 2a; DTF 105 Ib 114 E. 1a).

    Quando si tratta di valutare i processi interni presso un affiliato, l'OAD PolyReg è autorizzato a trarre conclusione da fatti notori come base di presunzione per desumere quelli sconosciuti. Queste presunzioni effettive possono presentarsi in tutti i settori dell'applicazione del diritto, in particolare nel diritto pubblico. Si tratta di conclusioni verosimilmente derivanti dall'esperienza dia vita (DTF 130 II 482 E. 3.2 con rinvii; DTAF del 3 agosto 2007, C-1170/2006, E. 6.1).

  8. Quanto costa una procedura di sanzione?

    Alle sanzioni si possono aggiungere i costi d'inchiesta così come le tasse di redazione, di stesura e di giudizio (§45 cpv. 5 degli Statuti). Il calcolo di questi costi è fatto conformemente all'ordinanza del Tribunale superiore del Cantone Zurigo relativo alle spese di procedura del 8 settembre 2010.

  9. Quali rimedi giuridici esistono contro le decisioni di sanzione dell'OAD PolyReg?

    Il ricorso al Tribunale arbitrale (vedi domanda H.5). Questo decide definitivamente dei litigi tra affiliati e l'OAD PolyReg. Non esistono altre vie di ricorso (vedi domanda D.13).

  10. Qual è la funzione del Responsabile del tribunale arbitrale?

    Il Responsabile dirige la procedura fino al deposito della motivazione scritta del ricorso e della risposta al ricorso e fino alla costituzione del Tribunale arbitrale. In seguito, la direzione della procedura incombe al Tribunale arbitrale stesso (§38 cpv. 3 degli Statuti). Gli arbitri in funzione in quel momento sono indipendenti dall'associazione (non membri) e devono disporre di competenze professionali necessarie alla funzione.

    Il Responsabile si occupa in particolar modo di stabilire i termini corrispondenti, minacciare di sanzioni in caso di mancato rispetto e riscuotere la tassa di registrazione. Fintanto che il Tribunale arbitrale non è costituito, il Responsabile può stralciare o sospendere la procedura per motivi procedurali, in particolare in caso di omissione della motivazione del ricorso, di mancato pagamento della tassa di registrazione, di ritiro del ricorso, di rinuncia, di riconsiderazione e conseguente annullamento della decisione contestata da parte del Comitato Direttivo,, in caso di fallimento del membro ricorrente, ecc. In questi casi, si può rinunciare al prelievo delle tasse, così come all'assegnazione di ripetibili, oppure il Responsabile può decidere in merito (§38 cpv. 2 degli Statuti; vedi domanda H.13).

  11. Come si svolge una procedura arbitrale?

    L'iter di una procedura arbitrale è descritto nel dettaglio nel §38 degli Statuti.

  12. Come funziona l'effetto sospensivo di un ricorso? Quali sono le conseguenze della revoca dell'effetto sospensivo?

    Un ricorso al Tribunale arbitrale ha solitamente effetto sospensivo. Ciò significa che la decisione sanzionatoria diventa definitiva solo una volta che il tribunale arbitrale ha raggiunto la sua decisione finale.

    Il Comitato può tuttavia, nei casi urgenti, ritirare l'effetto sospensivo al ricorso e prendere le misure provvisorie. Tali misure del Comitato sottostanno, su ricorso, ad esame (separato) di un arbitro unico, determinato specialmente a tale scopo tramite sorteggio (§12 cpv. 4 degli Statuti).

    Il ritiro dell'effetto sospensivo di un ricorso al Tribunale arbitrale contro una decisione di esclusione ha per conseguenza che un membro escluso deve cessare la sua attività di intermediario finanziario, o affiliarsi ad un altro OAD entro una scadenza di due mesi.

    L'effetto sospensivo è allora ritirato in applicazione del §12 cpv. 2 degli Statuti, in genere quando non è più possibile garantire una sorveglianza efficace del membro da escludere.

    Questo è da temere in modo particolare in diverse circostanze, in particolare quando le attività del membro sono contrarie alle esigenze e alle condizioni poste dalla legge, dagli Statuti e dal Regolamento e in considerazione della gravità dell'irregolarità, se non vi è alcuna possibilità che lo stato conforme alla legge possa essere ristabilito entro un termine ragionevole (i) sia perché questo obbligherebbe il membro a cessare ogni attività professionale, (ii) sia perché il membro si sottrae al controllo dell'OAD PolyReg non lasciandosi più revisionare, per esempio o ancora (iii) perché il membro si oppone attivamente alle istruzione emesse dall'OAD PolyReg oppure (iv) poiché esercita nel nostro paese un'attività non autorizzata già riconosciuta altrove come illegale.

    L'eventuale ricorso contro l'importo dei costi e degli emolumenti fissati ha invece effetto sospensivo.

  13. Quanto costa una procedura arbitrale?

    Su invito del responsabile della procedura, il ricorrente è tenuto di pagare le spese di registrazione: queste sono determinate nel modo seguente:

    Fr. 500.–,quando un emolumento è litigioso,
    Fr. 1'000.–,quando una sanzione è litigiosa, e
    Fr. 2'000.–,quando è contestato il rifiuto di ammissione/esclusione.

    Dopo la sua costituzione, Il Tribunale arbitrale può esigere dal ricorrente che questo versi delle cauzioni supplementari e, in caso di ritardi, decidere di non entrare in materia. L'ammontare della cauzione è determinato in funzione ai costi presumibili del Tribunale arbitrale, nonché se del caso dai costi contestati ancora scoperti dell'associazione (cfr. §38 cpv. 7 degli Statuti).